Сводные таблицы в excel для чайников видео

Сводные таблицы в excel для чайников видео

Сводные таблицы в Excel – самоучитель в примерах

​Смотрите также​Вывод различных вычислений в​Создание сводной таблицы для​

​Создайте сводную таблицу вручную,​ командой сайта office-guru.ru​Дальнейшее углублённое обучение работе​ сводной таблице.​​ Excel?​ изучать пособие по​ учебника. Выберите ту,​​ немного отличается от​ проиллюстрирован примерами сводных​ таблицы по полям​ двухмерную сводную таблицу​

​ Excel создать простейшую​ – сводные таблицы​ что дадим ответ​Перед Вами пошаговое руководство​ полях значений сводной​ анализа внешних данных​ если вам нужно​Источник: http://www.excelfunctions.net/Excel-Pivot-Table-Tutorial.html​ со сводными таблицами​Часть 4: Продвинутые сводные​Часть 2. Создаём простейшую​ сводным таблицам Excel​

​ которая подходит для​ более поздних версий,​ таблиц.​ данных, чтобы легко​ Excel. И в​ сводную таблицу.​ в Excel?​ на самый простой​ по созданию сводных​ таблицы​Создание сводной таблицы для​

​ самостоятельно настроить ее.​Перевел: Антон Андронов​ можно найти на​ таблицы в Excel.​ сводную таблицу в​

  • ​ последовательно.​ Вашей версии Excel.​ мы создали два​
  • ​Поскольку интерфейс, используемый для​ извлекать нужную информацию.​ заключение мы расскажем,​
  • ​Далее будет показано, как​» – и далее​
  • ​ вопрос: «​ таблиц в Excel.​
  • ​Создание сводной диаграммы​ анализа данных в​

​ Вот как это​Автор: Антон Андронов​ сайте Microsoft Office.​Часть 5: Сортировка в​

​ Excel?​Часть 1: Что такое​
​Рекомендуется начать с 1-й​
​ варианта 2-й и​

​ создания сводных таблиц​

Создание сводной таблицы вручную

​ как сортировать сводные​ создать более продвинутую​ покажем, как в​Что же это такое​Мы начнём с того,​

Хотите узнать больше?

​Типы диаграмм​ нескольких таблицах​

​ сделать.​Обзор ​Урок подготовлен для Вас​

​ сводной таблице.​Часть 3: Группировка в​ сводная таблица в​

Обучение сводным таблицам Excel на примерах

Сводные таблицы в Excel – это мощный инструмент и чтобы описать все его возможности нельзя вложиться в одну статью. Возможностям сводных таблиц придаться посвящать целую книгу. В этой же статье будет обзор принципиальных свойств сводной таблицы. В двух словах можно описать ее главную особенность как инструмент для создания разного рода отчетов из суммирующих наборов. Такое определение сложно воспринять словами, поэтому сразу переходим к примерам и практике.

Работа со сводными таблицами в Excel

Создайте таблицу исходных данных о клиентах фирмы, так как показано на рисунке:

Теперь по исходной базе данных клиентов построим сводную таблицу, в которой можно легко отобразить средний возраст всех клиентов фирмы, которые не имеют дисконтную скидку c распределением на:

Решение для построения сводного отчета в Excel:

  1. Перейдите на любую ячейку исходной клиентской базы и выберите инструмент: «Вставка»-«Таблицы»-«Сводная таблица».
  2. В появившемся диалоговом окне переключите на опцию «На существующий лист» и в поле «Диапазон» укажите значение H3:
  3. В окне настроек (справа) «Список полей сводной таблицы» переместите значение «Пол» из поля «Выберите поля для добавления в отчет» в поле «Фильтр отчета»:
  4. Таким же образом распределите остальные значения по полям так как указано выше на рисунке.
  5. Щелкните правой кнопкой мышки по любой ячейке внутри сводной таблицы. Из появившегося контекстного меню выберите опцию: «Итоги по»-«Среднее».
  6. Округлите все значения до десятых с помощью формата ячеек.

Обратите внимание! В ячейке I1 мы имеем возможность указать пол (мужской, женский или оба) для сегментирования отчета.

Полезный совет! Данная сводная таблица не имеет динамического подключения баз данных к исходной таблице клиентов. Поэтому любое изменение в исходной таблице не обновляются автоматически в сводной таблице. Поэтому после каждого изменения исходных данных следует щелкнуть правой кнопкой мышки по сводной таблице и выбрать опцию «Обновить». Тогда все данные выполнять пересчет и обновятся.

Пример настройки сводных отчетов

Теперь поменяем структуру отчета в той же сводной таблице по тем же данным.

  1. Если вы случайно закрыли окно «Список полей сводной таблицы», тогда щелкните левой кнопкой мышки по сводной таблице, чтобы сделать ее активной. Затем включите опцию: «Работа со сводными таблицами»-«Параметры»-«Показать»-«Список полей».
  2. Переместите значение «Пол» в поле «Название строк» под значение «Образование».

Структура отчета кардинально изменена:

Появились группировки, которые управляются кнопками (+ и -). Эти вспомогательные кнопки и заголовки можно включить/отключить через меню: Работа со сводными таблицами»-«Параметры»-«Показать»-«Кнопки» или «Заголовки полей». Так же у нас больше нет фильтра для сегментирования отчета по полу в ячейке I1.

Запись на видео-курс “Сводные таблицы в Excel”

Чему вы научитесь с помощью видео-курса «Сводные таблицы в Excel»?

Работать со сводными таблицами в Excel на уровне эксперта

Быстро формировать выводы и принимать решения

Строить графики на основе данных сводных таблиц

Автоматизировать рутинную работу

Создавать вычисления внутри сводных таблиц

Проводить анализ и визуализацию данных “на лету”

Кому будет полезен тот видео-курс?

  • Тому, кто использует Excel на ежедневной основе
  • Для того, чьи навыки Excel заканчиваются базовым набором и хочет значительно “прокачаться” в обработке данных
  • Тому, кто хочет повысить свою эффективности в работе с данными в Excel
  • Для того, кто хочет сократить количество времени, затрачиваемое на работу с данными в Excel
  • Тому, кто хочет получить повышение зарплаты или рост по карьерной лестнице

Минимальные требования для прохождения курса

  • Начальный уровень работы в Excel
  • Установленный Microsoft Excel 2016 (2013, 2010 тоже подойдут)
  • ПК или ноутбук на Windows OS

Как проходит процесс обучения

Приобретая доступ к видео-курсу вы получаете доступ к нашей образовательной платформе, в которой:

  • Учебный процесс распределен на разделы и уроки
  • Для каждого урока доступен просмотр видео
  • В конце каждого раздела необходимо пройти тест и выполнить практическое задание
  • Также доступен форум для вопросов и обсуждения задания
Читать еще:  Как в excel выделить всю таблицу целиком

Скриншоты учебного процесса

Страница урока

Практические задания

Материалы и ожидания от видео-курса

Содержание видео-курса

Основы сводных таблиц и подготовка данных

  • Для чего нужны сводные таблицы?
  • Подготовка данных сводной таблицы
  • Создадим нашу первую сводную таблицу
  • Поля сводной таблицы
  • Вкладки “Анализ” и “Конструктор” сводной таблицы
  • Как очистить, выделить и переместить сводную таблицу?
  • Как обновить сводную таблицу? Как изменить источник данных сводной таблицы?

Форматирование сводных таблиц

  • Форматирование числовых значений сводной таблицы
  • Автоматическое форматирование пустых ячеек
  • Настройка внешнего вида и стиля сводной таблицы
  • Редактирование заголовков сводной таблицы
  • Условное форматирование сводной таблицы

Сортировка, фильтрация и группировка данных сводной таблицы

  • Сортировка данных сводной таблицы
  • Фильтры сводной таблицы по подписи
  • Фильтры сводной таблицы по значению
  • Как применить несколько фильтров в сводной таблице
  • Группировка данных сводной таблицы
  • Срезы и временные шкалы сводной таблицы
  • Как показать все страницы фильтра сводной таблицы

Настройка вычислений сводной таблицы

  • Суммирование данных сводной таблицы
  • Дополнительные вычисления данных сводной таблицы
  • Показать данные как % от столбца/строки
  • Показать данные как % от родительской суммы
  • Показать отличия данных в динамике
  • Показать данные нарастающим итогом
  • Как показать ранг значений сводной таблицы
  • Создание вычисляемых полей сводной таблицы
  • Создание вычисляемых объектов сводной таблицы

Сводные диаграммы в Excel

  • Введение в сводные диаграммы
  • Как построить гистограмму
  • Как построить круговую диаграмму
  • Как построить линейчатую диаграмму
  • Как защитить диаграмму от изменения масштаба
  • Как изменить тип диаграммы
  • Стиль и дизайн диаграмм
  • Как перенести диаграмму на отдельный лист
  • Как использовать срезы и временные шкалы в работе с диграммами

Автор курса:

  • Автор популярного блога про Excel – “ExcelHack.Ru”
  • 7 лет опыта в аналитике продаж и дистрибуции
  • Автор более 100 статей на тему эффективных приемов работы в Excel
  • Разработчик и автор десятков Excel-шаблонов направленных на автоматизацию рутинных процессов компаний

Курс «Сводные таблицы в Excel«

19 практических заданий

Обучайтесь в любое удобное для вас время

Пожизненный доступ к материалам курса и обновлениям

Онлайн-поддержка и ответы на вопросы

СКИДКА НА КУРС!

Используй код при покупке EXCEL990 и получи доступ к курсу
всего за
990 рублей только сегодня!

Курс “Сводные таблицы в Excel” это:

  1. Структурированная “выжимка” эффективных приемов работы со сводными таблицами, на основе личного опыта
  2. Материал каждого раздела курса закрепляется подготовленными практическими заданиями и тестами
  3. Доступна онлайн-поддержка, в случае вопросов по пройденному материалу
  4. Пожизненный доступ к обновлениям материалов курса

Как использовать сводные таблицы Excel в КДП

О чем идет речь

Прежде чем разбираться в нюансах применения, выясним, что такое сводная таблица в Excel. В общем случае под этим термином понимают особый инструмент стандартной версии пакета MS Office — Excel, позволяющий выбрать из массива данных необходимые сведения и совершить с ними простые арифметические действия. Допустим, мы имеем массив следующего вида, иллюстрирующий работу фирмы по продаже оргтехники:

Общее количество проданного товара увидим, если с помощью базы данных построить сводную таблицу в Excel.

Узнаем общую сумму продаж по каждой категории.

Проверим остатки по каждой категории товара и так далее.

Как использовать

Сводные таблицы в Excel для чайников представляются чем-то очень сложным и непонятным. На самом же деле не все так страшно. Перед тем как сделать сводную таблицу в Excel, необходимо «раздобыть» для нее исходные данные. Получают их как автоматически, выгрузив необходимую информацию из 1С или другой программы, например, системы ЭДО, так и в ручном режиме, создав документ со всеми необходимыми данными. Идеальный вариант, если сам учет деятельности ведется в Эксель, тогда никаких дополнительных действий совершать не придется. Главное — проверить, что исходный массив соответствует следующим требованиям:

  • в нем нет объединенных ячеек;
  • нет пустых строк и столбцов;
  • все столбцы имеют заголовки.

Если какое-то из этих условий не соблюдено, данные необходимо отформатировать, иначе создать базу не получится. Чтобы наглядно показать, как в Экселе сделать сводную таблицу, используем для примера документ следующего вида:

Создаем базу Excel с помощью функции «Вставка» — «Таблица» — «Сводная таблица».

Получим следующий результат:

Осталось показать, как работать со сводными таблицами в Excel. Снимая и устанавливая галочки в списке полей, меняем вид отчета. Выведем сумму сделок каждого менеджера.

А теперь добавим типы продаж.

Как сделать вычисления

В отчет можно добавить вычисляемые поля. Для этого необходимо поставить курсор в любую ячейку Еxcel, выбрать вкладку «Анализ» — «Вычисления» — «Поля, элементы и наборы» — «Вычисляемое поле». В появившемся окне зададим имя поля и формулу для вычислений. В нашем случае зарплата составляет 5% от выручки, и формула выглядит следующим образом:

Добавлять и убирать столбцы можно, перетаскивая поля в соответствующую область.

Если данные в исходном массиве изменились, базу необходимо обновить. Добавим менеджера Самуйлову в исходные данные, поставим курсор в любую ячейку базы и обновим результат сведений с помощью вкладки «Анализ» — «Обновить данные».

Чтобы настроить автоматическое обновление данных при открытии файла, необходимо установить галочку в соответствующем месте (вкладка «Анализ» — «Параметры» — «Данные»).

Читать еще:  Как в эксель выделить столбец до конца значений

Удаляем базу, выделив ее и нажав клавишу Delete.

Где применять

Надеемся, что вы разобрались как создать сводную таблицу в Эксель и как с ней работать. Теперь немного о том, для чего нужны сводные таблицы в Excel. В первую очередь их очень удобно использовать при расчете показателей ключевой эффективности, так называемых KPI. Во-вторых, они незаменимы, если необходимо составить какие-либо отчеты о персонале, например, в разрезе пола, возраста, образования и пр.

Расчет KPI

Современные CRM-системы позволяют выгрузить все необходимые отчеты в готовом виде. Но что делать тем, кто специализированный софт не использует? Остается возможность как в Экселе сделать сводную таблицу, так и посчитать необходимые показатели в ручном режиме. Второй способ кажется проще, но он не всегда удобен. Если исходные данные представлены в виде списка подобного вида, использовать объединенные реестры вполне уместно, так как это значительно облегчает последующую работу.

Мы уже посчитали объем продаж для каждого менеджера с помощью сводной базы.

Теперь эти данные используем для дальнейшего расчета. Сравним плановый показатель с фактическим и вычислим отклонение.

Тем менеджерам, которые превысили плановое значение (отклонение положительно), положена премия, рассчитываемая в процентах от выручки, превышающей плановое значение. Рассчитаем премию.

Отчет по персоналу

Практически все данные о персонале получаем из 1С. Но если такой софт в организации не используется или необходим отчет в другой форме, не остается ничего, кроме как делать сводные таблицы в Еxcel. Даже если массив данных составляется в ручном режиме, базы помогут представить их в более «красивом» виде. Имея сведения об образовании, стаже, окладе сотрудников в виде подобного списка, есть возможность, допустим, выяснить, сколько сотрудников каждого из отделов имеют образование определенного уровня.

С помощью подобной базы данных решают и задачи посложнее. Отобразим минимальный оклад сотрудников различных отделов по каждому уровню образования.

На основе таких отчетов удобно строить диаграммы для графического отображения информации.

Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.

Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.

Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.

Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.

Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.

Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.

— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?

— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?

— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?

Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.

Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.

Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.

Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).

Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.

Читать еще:  Как в excel создать фильтр по столбцам

Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.

В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.

Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.

Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.

В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.

В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.

Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.

Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.

Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.

С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.

Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».

В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.

На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.

Работа со сводными таблицами в Excel

Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.

Заменим выручку на прибыль.

Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.

Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.

На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.

Источник данных сводной таблицы Excel

Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.

1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.

2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.

3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.

4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.

В целом требований немного, но их следует знать.

Обновление данных в сводной таблице Excel

Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши

или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.

Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.

Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.

Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.

Похожие статьи

Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации
Adblock
detector