В excel выделить пустые ячейки

Автоматическая заливка цветом пустых (не заполненных) ячеек.

Предположим такую ситуацию:

Вы создали опросник (чек-лист) в программе «Excel» и хотите, чтобы люди, которым Вы отправили чек-лист для заполнения, внесли данные во все ячейки.

Проверка исправности инженерных систем
Чтобы обратить внимание человека на незаполненные (пустые) ячейки нужно их покрасить в яркий привлекающий внимание цвет (выполнить заливку пустых ячеек).

Хотя, такая заливка является частным случаем условного форматирования, не каждый пользователь «Excel» может сразу сориентироваться и выполнить требуемую операцию.

Рассмотрим, каким образом выполняется такое условное форматирование для пустых ячеек «Эксель».

    Необходимо выделить ячейки, которые должен заполнить человек.

Выделение ячеек в чек-листе
Кликнуть по кнопке «Условное форматирование» на вкладке «Главная» панели инструментов.

Правила выделения ячеек

  • Выбрать пункт «Правила выделения ячеек» => «Другие правила».
  • В открывшемся окне выбрать пункт «Форматировать ячейки, которые содержат…».
  • Далее выбрать условие «Пустые» и указать формат таких ячеек. Например: установить заливку красного цвета.

    Создание нового правила заливки
    После нажать «ОК»

    Результат заливки пустых ячеек

    Теперь незаполненные (пустые) ячейки таблицы будут залиты красным цветом, и человек вносящий данные в чек-лист обязательно обратит на них внимание.

    В excel выделить пустые ячейки

    Когда в таблице Excel много пустых ячеек, а они совершенно не нужны в работе и их нужно удалить, очень не хочется делать это вручную. Excel 2010 и 2013 позволяют это сделать с минимальной тратой времени и минимумом действий.

    Начальные данные: Таблица, содержащая N-ое количество пустых ячеек (Рис.1).

    Задача: найти ячейки и удалить

    Рисунок 1. Таблица Excel с пустыми ячейками

    Решение:

    1. Выделите область таблицы, в которой нужно найти и удалить пустые ячейки

    Рисунок 2. Выделение таблицы

    2. В меню «Главная» нажмите на стрелку около значка «Найти и выделить» (в правой части панели) и выберите «Выделить группу ячеек».

    Рисунок 3. Выделение пустых ячеек

    3. В открывшемся окне «Выделить группу ячеек» отметьте «пустые ячейки» (Рис.4)

    Рисунок 4. Выбор пустых ячеек

    4. В результате будут выделены все пустые ячейки диапазона (Рис.5). Теперь их можно удалить.

    Рисунок 5. Выделенные пустые ячейки

    5. Нажатием кнопки «Удалить» (Рис.6) выделенные ячейки будут удалены. Нажатием стрелки вниз под кнопкой «Удалить» можно выбрать удаление строк или столбцов.

    Выделение в MS EXCEL незаполненных ячеек

    Используем Условное форматирование для выделения на листе MS EXCEL незаполненных пользователем ячеек.

    Для работы практически любой формулы требуются исходные данные. Эти исходные данные пользователь должен вводить в определенные ячейки. Например, для определения суммы месячного платежа с помощью функции ПЛТ() от пользователя требуется заполнить 3 ячейки, в которые нужно ввести следующие значения: Годовую процентную ставку, Количество месяцев платежей и Сумму кредита.

    Для информирования пользователя о необходимости ввода исходных данных, соответствующие ячейки выделяют. Предположим, что те ячейки ввода, которые еще не заполнены, требуется выделить серым фоном. Фон уже заполненных ячеек оставим белым.

    Для этого, для ячеек, содержащих исходные данные, настроим правило Условного форматирования (см. Файл примера ):

    • выделите ячейки, в которые пользователь будет вводить исходные данные (пусть это диапазон А2:А5);
    • вызовите инструмент Условное форматирование ( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило );
    • выберите Использовать формулу для определения форматируемых ячеек;
    • в поле «Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной» введите =ЕПУСТО($А2) ;
    • выберите требуемый формат, например, серый цвет фона;

    Незаполненные ячейки (А3) будут выделены серым цветом, а заполненные ячейки будут без выделения.

    Вместо функции ЕПУСТО() можно использовать другое правило Условного форматирования: Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило / Форматировать только ячейки, которые содержат. В разделе Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие выбрать в выпадающем списке значение Пустые и затем выбрать требуемый формат, например, серый цвет фона.

    Если ячейка содержит значение Пустой текст («»), то Условное форматирование на основе функции ЕПУСТО() и на основе правила Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило / Форматировать только ячейки, которые содержат . Пустые дадут разные результаты. Об этом читайте в статье Подсчет пустых ячеек.

    СОВЕТ :
    Чтобы найти все ячейки на листе, к которым применены правила Условного форматирования необходимо:

    • на вкладке Главная в группе Редактирование щелкните стрелку рядом с командой Найти и выделить;
    • выберите в списке пункт Условное форматирование;
    • будут выделены все ячейки, которым применены правила Условного форматирования.
    Читать еще:  Знак в excel означает

    Заполнение пустых ячеек значениями из соседних ячеек

    Как известно, для полноценной работы с данными (фильтрации, сортировки, подведения итогов и т.д.) нужен непрерывный список, т.е. таблица без разрывов (пустых строк и ячеек — по возможности). На практике же часто мы имеем как раз таблицы с пропущенными пустыми ячейками — например после копирования результатов сводных таблиц или выгрузок в Excel из внешних программ. Таким образом, возникает необходимость заполнить пустые ячейки таблицы значениями из верхних ячеек, то бишь.

    В общем случае, может возникнуть необходимость делать такое заполнение не только вниз, но и вверх, вправо и т.д. Давайте рассмотрим несколько способов реализовать такое.

    Способ 1. Без макросов

    Выделяем диапазон ячеек в первом столбце, который надо заполнить (в нашем примере, это A1:A12).

    Нажимаем клавишу F5 и затем кнопку Выделить (Special) и в появившемся окне выбираем Выделить пустые ячейки (Blanks) :

    Не снимая выделения, вводим в первую ячейку знак «равно» и щелкаем по предыдущей ячейке или жмём стрелку вверх (т.е. создаем ссылку на предыдущую ячейку, другими словами):

    И, наконец, чтобы ввести эту формулу сразу во все выделенные (пустые) ячейки нажимаем Ctrl + Enter вместо обычного Enter . И все! Просто и красиво.

    В качестве завершающего мазка я советовал бы заменить все созданные формулы на значения, ибо при сортировке или добавлении/удалении строк корректность формул может быть нарушена. Выделите все ячейки в первом столбце, скопируйте и тут же вставьте обратно с помощью Специальной вставки (Paste Special) в контекстом меню, выбрав параметр Значения (Values) . Так будет совсем хорошо.

    Способ 2. Заполнение пустых ячеек макросом

    Если подобную операцию вам приходится делать часто, то имеем смысл сделать для неё отдельный макрос, чтобы не повторять всю вышеперечисленную цепочку действий вручную. Для этого жмём Alt + F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) , чтобы открыть редактор VBA, затем вставляем туда новый пустой модуль через меню Insert — Module и копируем или вводим туда вот такой короткий код:

    Как легко можно сообразить, этот макрос проходит в цикле по всем выделенным ячейкам и, если они не пустые, заполняет их значениями из предыдущей ячейки.

    Для удобства, можно назначить этому макросу сочетание клавиш или даже поместить его в Личную Книгу Макросов (Personal Macro Workbook), чтобы этот макрос был доступен при работе в любом вашем файле Excel.

    Способ 3. Power Query

    Power Query — это очень мощная бесплатная надстройка для Excel от Microsoft, которая может делать с данными почти всё, что угодно — в том числе, легко может решить и нашу задачу по заполнению пустых ячеек в таблице. У этого способа два основных преимущества:

    • Если данных много, то ручной способ с формулами или макросы могут заметно тормозить. Power Query сделает всё гораздо шустрее.
    • При изменении исходных данных достаточно будет просто обновить запрос Power Query. В случае использования первых двух способов — всё делать заново.

    Для загрузки нашего диапазона с данными в Power Query ему нужно либо дать имя (через вкладку Формулы — Диспетчер имен), либо превратить в «умную» таблицу командой Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table ) или сочетанием клавиш Ctrl + T :

    После этого на вкладке Данные (Data) нажмем на кнопку Из таблицы / диапазона (From Table/Range) . Если у вас Excel 2010-2013 и Power Query установлена как отдельная надстройка, то вкладка будет называться, соответственно, Power Query.

    В открывшемся редакторе запросов выделим столбец (или несколько столбцов, удерживая Ctrl ) и на вкладке Преобразование выберем команду Заполнить — Заполнить вниз (Transform — Fill — Fill Down) :

    Вот и всё 🙂 Осталось готовую таблицу выгрузить обратно на лист Excel командой Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в. (Home — Close&Load — Close&Load to. )

    Читать еще:  Excel изменение цвета ячейки в зависимости от значения

    В дальнейшем, при изменении исходной таблицы, можно просто обновлять запрос правой кнопкой мыши или на вкладке Данные — Обновить всё (Data — Refresh All) .

    Удаление пустых ячеек в Excel

    Во время работы в Эксель периодически требуется убрать из таблицы незаполненные ячейки, чтобы освободить место для важной информации, представить ее в более компактном и информативном виде. Давайте посмотрим, каким образом это можно сделать.

    Возможность и методы удаления

    Для начала нужно выяснить, существует ли в принципе такая возможность, как удаление пустых ячеек в выбранном диапазоне данных (таблице), и подобрать оптимальный способ для реализации этой операции. Например, при простом выделении и удалении будет происходить смещение ячеек, что в некоторых случаях нежелательно или, и вовсе, недопустимо. В целом, удалить пустые ячейки проще всего при следующих условиях:

    • Весь столбец (строка) не заполнен;
    • Элементы в столбце (строке) не взаимосвязаны.

    Когда незаполненных ячеек не так много, их удаление можно выполнить вручную. Однако в случаях, когда приходится иметь дело с большим количеством элементов, временные затраты нужно минимизировать, в чем поможет автоматизация процесса.

    Метод 1: простое выделение и удаление

    Данный метод, пожалуй, можно считать самым простым. Вот, что мы делаем:

    1. Любым удобным способом производим выделение области, в которой нам нужно найти и удалить все незаполненные ячейки. После того, как выделение выполнено, нажимаем клавишу F5.
    2. На экране отобразится окно перехода, в котором щелкаем “Выделить”.
    3. Мы окажемся в окне выделения групп ячеек. Здесь среди все вариантов выбираем “пустые ячейки”, поставив напротив отметку, после чего жмем OK.
    4. В нашем диапазоне будут отмечены все пустые ячейки. Щелчком правой кнопки мыши по любому их них открываем меню, в котором выбираем команду “Удалить”.
    5. В появившемся окне останавливаемся на варианте “ячейки, со сдвигом вверх” и нажимаем OK.
    6. В результате выполненных действий мы удалили все пустые ячейки, находящиеся в выделенной области.
    7. Кликаем по любому элементу на листе, чтобы снять выделение.

    Примечание: удаление со сдвигом вверх можно выбирать в только в тех случаях, когда внизу выделенной области нет строк с заполненными данными (как минимум, должно быть столько же свободных строк, сколько содержится в выделенном диапазоне).

    Метод 2: фильтр и условное форматирование

    Этот метод несколько сложнее рассмотренного выше и предполагает применение фильтра или условного форматирования с дальнейшей фильтрацией (сортировкой) данных. Однако тут есть один нюанс – его можно применять только для работы с одним столбцом, в котором, к тому же, нет формул.

    Фильтрация данных:

    1. Для начала нужно любым удобным способом выделить нужную область ячеек. Затем в главной вкладке в блоке инструментов “Редактирование” щелкаем по значку “Сортировка и фильтр”. В раскрывшемся перечне выбираем пункт “Фильтр”.
    2. Внутри самой верхней ячейки выделенного диапазона появится характерный значок фильтра в виде небольшого квадрата с треугольником, направленным вниз. Щелкаем по нему. Откроется меню, в котором убираем галочку напротив пункта “Пустые” и жмем OK.
    3. В таблице останутся только ячейки, содержащие какие-либо данные.

    Условное форматирование и фильтрация:

    1. Выполняем выделение диапазона ячеек. В главной вкладке в группе инструментов “Стили” нажимаем кнопку “Условное форматирование”. В раскрывшемся перечне останавливаемся на варианте “Правила выделения ячеек”, затем – выбираем “Больше”.
    2. На экране отобразится окно форматирования:
      • в поле слева указываем число ;
      • в правом – щелкнув по текущему значению раскрываем список возможных цветовых схем и выбираем понравившийся вариант (или оставляем стандартный);
      • по готовности жмем OK.
    3. Ко всем заполненным ячейкам будет применена цветовая схема, которую мы выбрали, в то время, как заливка пустых ячеек не изменилась. Повторно выделяем тот же самый диапазон (если выделение было снято) и включаем “Фильтр”.
    4. Кликаем по значку фильтра, в открывшемся меню наводим указатель мыши на строку “Фильтр по цвету”, после чего откроется еще одно подменю, где останавливаемся на варианте “Фильтр по цвету ячейки” или “Фильтр по цвету шрифта” (в данном случае, это неважно).
    5. В результате, из всего выделенного диапазона мы оставили только заполненные ячейки.
    Читать еще:  Число символов в ячейке в excel

    Независимо от того, каким из способов выше мы воспользовались (фильтр или условное форматирование с последующей фильтрацией), дальнейшие шаги следующие:

    1. Нажимаем кнопку “Копировать” в группе инструментов “Буфер обмена” (вкладка “Главная”).
    2. На этом же (или другом) листе отмечаем соразмерный диапазон, затем щелчком правой кнопки мыши по нему раскрываем меню, в котором кликаем по варианту вставки – “Значения” (значок в виде папки с цифрами 123). Тут есть один нюанс – выделять нужно диапазон, который располагается ниже самой нижней строки области с первоначальными данными.
    3. Нам удалось вставить данные (без первоначального форматирования ячеек). Мы можем продолжить работу с ними здесь или перенести (скопировать) в любое другое удобное место.

    Сортировка вместо фильтрации:

    В данном случае, мы выполняем те же самые шаги, что и при условном форматировании. Но вместо фильтра теперь выбираем “Сортировку по цвету”.

    В отличие от фильтрации, переносить данные никуда не нужно, так как порядок строк не нарушен. Все, что требуется – это удалить пустые строки в выделенном диапазоне.

    Метод 3: использование формулы

    Этот метод, вряд ли, пользуется большой популярностью у пользователей Эксель, но мы, все же, о нем расскажем. В данном случае будем использовать формулу, которая состоит из нескольких функций.

    1. Для начала нужно задать имя диапазону ячеек, с которым планируем работать. Для этого выделяем его, затем кликаем по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем команду “Присвоить имя”.
    2. В окне создания имени в поле “Имя” указываем любое название (без пробелов). Остальные поля оставляем без изменений и нажимаем OK.
    3. В любом свободном месте производим выделение соразмерного диапазона ячеек (для удобства, если возможно, лучше это сделать в тех же строках другого столбца). Затем также в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши по нему, выбираем пункт “Присвоить имя”.
    4. Как и для первого диапазона, задаем имя (в нашем случае – “Без_пустых_ячеек”).
    5. Встаем в самую верхнюю ячейку диапазона “Без_пустых_ячеек” (в нашем случае – это D2) и пишем в нее следующую формулу:
      =ЕСЛИ(СТРОКА()-СТРОКА(Без_пустых_ячеек)+1>ЧСТРОК(Диапазон_с_пустыми_ячейками)-СЧИТАТЬПУСТОТЫ(Диапазон_с_пустыми_ячейками);»»;ДВССЫЛ(АДРЕС(НАИМЕНЬШИЙ((ЕСЛИ(Диапазон_с_пустыми_ячейками <>«»;СТРОКА(Диапазон_с_пустыми_ячейками);СТРОКА()+ЧСТРОК(Диапазон_с_пустыми_ячейками)));СТРОКА()-СТРОКА(Без_пустых_ячеек)+1);СТОЛБЕЦ(Диапазон_с_пустыми_ячейками);4))) .
      Примечание: в данном случае указаны имена диапазонов, заданные нами. Вам нужно заменить их на свои названия.
    6. Когда все готово, жмем сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter, так как это формула, содержащая массивы. Результат отобразится в выбранной ячейке. В строке формул мы увидим перед знаком “равно” символ “<“. Это означает, что мы все сделали правильно.
    7. Теперь нужно растянуть формулу на другие ячейки. Для этого наводим указатель мыши на правый нижний угол ячейки с результатом. Когда появится Маркер заполнения (черный плюсик), зажав левую кнопку мыши тянем его до последней строки диапазона “Без_пустых_ячеек”.
    8. Мы получим столбец, в котором подряд расположились значения из ячеек исходного “Диапазона_с_пустыми_ячейками”.
    9. Чтобы в дальнейшем иметь возможность работать с этими данными, не снимая выделение (или повторно выделив этот диапазон), щелкаем по нему правой кнопкой мыши и выбираем команду “Копировать” в открывшемся контекстном меню (или можно просто нажать комбинацию Ctrl+C).
    10. В любом другом месте листа отмечаем соразмерный диапазон ячеек (например, в первоначальном месте), кликом правой кнопки мыши по выделенной области вызываем меню, в котором выбираем вариант вставки – “Значения”.
    11. Столбец с формулами нам больше не нужен. Щелкаем по его обозначению на горизонтальной панели координат правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбираем команду “Удалить”.
    12. В результате проделанных действий мы получили тот же самый столбец, но уже без пустых ячеек.

    Заключение

    Таким образом, удалить пустые ячейки в Эксель можно разными методами. Самый простой вариант – сначала выделить их с помощью специального инструмента, затем – удалить. Однако данный способ не всегда применим, и тогда можно воспользоваться фильтром данных, условным форматированием с дальнейшей фильтрацией или сортировкой. Также для удаления пустых ячеек можно использовать сложную формулу, однако этот метод, не слишком популярен среди пользователей Excel.

    Похожие статьи

  • Ссылка на основную публикацию
    Похожие публикации
    ×
    ×
    Adblock
    detector