Как перенести таблицу из экселя в ворд

Как перенести таблицу из Excel в Word без ошибок

Работать с числовыми данными, делать расчеты, составлять таблицы удобнее в Excel. По сути, сама программа – это таблица. Word для подобной работы не совсем приспособлен.

Но иногда приходится переносить таблицы из Excel в Word. Либо преобразовывать готовую таблицу. «Перебивать» данные из одного формата в другой непродуктивно, долго. Должен быть другой способ.

Как перенести таблицу из Excel в Word?

  1. У нас есть таблица с тремя столбцами и пятью строками. Границы установлены.
  2. Выделяем диапазон данных. Нажимаем копировать в главном меню. Либо сочетание клавиш Ctrl + C. Можно по выделенной таблице щелкнуть правой кнопкой мыши и нажать «копировать».
  3. Открываем лист Word. В главном меню – инструмент «Вставка». Выбираем «Специальная вставка».
  4. Задаем параметры специальной вставки. «Связать» — «Лист Microsoft Office Excel». Проверяем, правильно ли выбран источник вставки. Жмем ОК.

Результат нашей работы:

Этот способ имеет некоторые недостатки:

  • таблица вставляется как графический объект, то есть редактировать ее невозможно.
  • границы широкоформатных таблиц могут выходить за пределы листа.

  1. Выделяем таблицу в MS Excel. Копируем ее в буфер обмена.
  2. Открываем MS Word. Нажимаем «Вставить». Или сочетание клавиш Shift + Ins. Результат:

Мы можем редактировать данные, менять границы таблицы, шрифт значений, форматировать.

Существенный недостаток такого вариант вставки – таблицы с большим объемом данных выходят за пределы листа.

  1. На листе Word переходим на вкладку «Вставка». Нам необходимо меню «Текст» — инструмент «Объект».
  2. В открывшемся диалоговом окне выбираем «Создание из файла». Нажимаем «Обзор», чтобы найти файл с нужной таблицей.
  3. Когда искомый объект найден, в строке «Имя файла» появятся его данные». Жмем ОК.

Вставленная таблица представляет собой графический объект. Отредактировать значения в ячейках нельзя.

Чтобы вставить диапазон данных без границ, следует предварительно убрать границы таблицы.

Или комбинация клавиш CTRL+SHIFT+(минус).

Чтобы манипулировать с границами, таблица должна быть вставлена по второму методу.

Как преобразовать таблицу из Word в Excel?

Произведем обратный перенос.

  1. Выделяем таблицу в MS Word. Нажимаем «Копировать».
  2. Открываем MS Excel. Ставим мышку в том месте, где должна появиться таблица. Жмем «Вставить».

У нас «чистенькая» таблица. Поэтому вставилась она ровно и аккуратно. Если данные вносились коряво, много лишних символов (непечатаемых), то границы строк и столбцов могут сместиться. Из подобной ситуации 2 выхода:

  1. Чистим таблицу вручную. Если много повторяющихся символов, можно использовать параметры автозамены.
  2. Сохраняем таблицу как текст (в формате txt). В этом случае уберутся все лишние символы. А в Excel вставить данные из txt.

  1. Выделяем таблицу в Ворде. Меню «Макет» — «Данные» — инструмент «Преобразовать в текст». В параметрах преобразования – «знак табуляции».
  2. Главное меню – «Сохранить как» — «Другие форматы». Тип файла выбираем «Обычный текст».
  3. Открываем Эксель. Вкладка «Данные». «Получить внешние данные» — «Из текста».
  4. Ищем сохраненный файл. Нажимаем «Импорт». Откроется «Мастер текстов».
  5. Устанавливаем нужные параметры преобразования. Формат данных – с разделителями. Символ-разделитель – знак табуляции. Готово.

Можно редактировать данные, рисовать границы и т.д. Такой способ вставки убирает лишний символы, предупреждает смещение ячеек.

Переносим таблицу из Excel в Word

Задача переноса таблицы из Excel в Word возникает в случае, если составляется большой по объему текстовый документ, содержащий таблицы, требующие вычислений. Примером могут служить курсовые, дипломные работы, тексты диссертаций. Всем, кто столкнулся с такой проблемой, адресована эта статья.

Можно выделить несколько подзадач:

  • перенести таблицу с потерей формул и, соответственно, возможности пересчета при изменении данных, но с возможностью изменения шрифта, границ и других параметров форматирования;
  • перенести таблицу как графический объект (рисунок);
  • перенести таблицу, оставив связь с программой, где она была создана, и, соответственно, возможность изменения результатов вычислений;
  • перенести только текст из ячеек.

В первом случае ваши действия таковы:

  • выделите исходную таблицу в Excel;
  • скопируйте ее любым приемлемым для вас способом;

  • в окне Word укажите место нового расположения таблицы, вызовите команду Вставка (кнопка на вкладке Главная или команда в контекстном меню) и выберите первый или второй вариант в Параметрах вставки (результаты обоих вариантов видны на рисунке). Если вы используете для вставки «горячие клавиши» (CTRL+V), то будет произведена вставка с первым вариантом параметров вставки, а возле вставленной таблицы появляется кнопка выбора параметров.
Читать еще:  Выделить таблицу в excel до конца

Во втором случае при вставке выберите предпоследний вариант в Параметрах вставки.

После этого вы можете делать с таблицей все, что можно делать с рисунком (вращать, изменять размеры и тому подобное).

В третьем случае при вставке выберите варианты, обозначенные значком ¥ (их два, разница только в оформлении вставленных таблиц).

Оценить достоинство таких способов вставки можно, если изменить данные в исходной таблицы, затем в другой, связанной, в контекстном меню выбрать Обновить связь.

При этом автоматически значения в ячейках таблицы изменятся в соответствии с текущими значениями в файле Excel.

В четвертом случае выберите последний вариант Параметров вставки. Результатом будет структурированный текст без таблицы.

Кроме рассмотренных существуют еще несколько вариантов Специальной вставки таблиц, созданных в Excel. В рамках этой статьи рассмотрим один из них. Если в окне выбора специальной вставки остановиться на первой команде (Лист Excel) с параметром Вставить, то у пользователя будет возможность при двойном щелчке по таблице переходить в режим редактирования значений (в исходной таблице Excel ничего не изменяется).

Причем редактировать можно будет даже данные персональные или скрытые. Эта возможность появляется при использовании Инспектора документов, который запускается командой Поиск проблем на вкладке Файл. Такие данные могут существовать в вашей таблице независимо от того, предпринимали ли вы сами действия по их созданию (например, сведения об авторстве, пути к принтеру и некоторые другие). Доступ к Инспектору документов имеется в версиях программ Microsoft Office после 2013 года.

Изучив способы переноса таблиц из Excel в Word, вы сможете не только рационально организовать свою работу, но и обезопасить свои данные.

Копирование таблицы Word в Excel

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Если вы хотите переместить данные из таблицы Word в Excel, можно избежать повторного ввода, скопировав их прямо из Word. При копировании из таблицы Word на лист Excel данные в каждой ячейке таблицы Word вставляются в отдельную ячейку на листе.

Важно: После вставки данных может потребоваться очистить их, чтобы воспользоваться функциями вычислений Excel. Например, в ячейках могут быть ненужные пробелы, числа могут быть вставлены как текст, а не как числовые значения, с которыми можно выполнять вычисления, а даты могут отображаться неправильно. Сведения о форматировании чисел как дат, денежных единиц, процентов и т. д. см. в статье Форматирование чисел. Справку о форматировании таблицы можно найти в статье Форматирование таблицы Excel.

Выберите в документе Word строки и столбцы таблицы, которые вы хотите скопировать на лист Excel. Убедитесь, что в ячейках таблицы нет лишних возвратов каретки, в противном случае это может привести к дополнительным строкам в Excel.

Чтобы скопировать выделенный фрагмент, нажмите клавиши CTRL+C.

На листе Excel выделите левый верхний угол области, в которую нужно вставить таблицу Word.

Примечание: Перед вставкой убедитесь, что область пуста. Данные из ячеек таблицы Word заменят все существующие данные в ячейках листа, находящихся в области вставки. При необходимости перед копированием просмотрите таблицу в Word для проверки ее размеров.

Нажмите клавиши CTRL+V.

Чтобы настроить форматирование, нажмите кнопку Параметры вставки рядом с вставленными данными, а затем выполните указанные ниже действия.

Чтобы использовать форматирование, примененное к ячейкам листа, выберите вариант Использовать форматы конечных ячеек.

Чтобы использовать форматирование таблицы Word, выберите вариант Сохранить исходное форматирование.

Примечание: Excel вставит содержимое каждой ячейки таблицы Word в отдельную ячейку. После вставки данных их можно распространить на другие ячейки в столбце (например, разделив имя и фамилию, чтобы они отображались в отдельных ячейках) с помощью команды Текст по столбцам. Дополнительные сведения см. в статье Распределение содержимого ячейки на соседние столбцы.

Читать еще:  Удалить сводную таблицу в excel

Обучаемся, как перенести таблицу из EXCEL в WORD

Когда возникает необходимость быстро создать какую-либо таблицу, то лучше воспользоваться программой Microsoft Excel. Она изначально предназначена для работы с ними. Здесь легко и просто можно сделать то, что хочется. Но иногда требуется сохранить таблицу в вордовском файле. Здесь мы рассмотрим, как перенести таблицу из excel в word.

Вставить таблицу excel в word совсем несложно, но при этом есть ряд особенностей. Часто табличка не входит на лист или просто уплывает за границу полей.

Существует два основных способа переноса таблицы из экселя в ворд:

  1. Простое копирование исходной (через CTRL + C) и обыкновенная вставка через CTRL + V.
  2. Вставка таблицы как объекта через специальную вставку.

Первый способ

Если таблица небольшая, то её легко перенести из Excel в Word простым копированием. Для этого её нужно выделить и с помощью кнопки копирования в меню или клавиш CTRL + C поместить в буфер обмена. После чего в ворде просто нажать кнопку Вставки или CTRL + V.

При этом в нижнем правом углу появляется значок ПАРАМЕТРЫ ВСТАВКИ, который даёт возможность просмотреть, как можно преобразовывать данные. Предлагаются следующие способы:

  • Сохранить исходный формат.
  • Использовать стиль конечной таблицы.
  • Вставить как рисунок.
  • Сохранить только текст.
  • Сохранить исходное форматирование и связать с Excel.
  • Использовать стиль конечной таблицы и связать с Excel.

Если при обычной вставке табличка выглядит некорректно, нужно воспользоваться предложенными вариантами и выбрать подходящий. При обычном копировании очевидным недостатком является несоответствие вставки оригиналу: так интервалы, шрифты, границы могут отличаться по виду от исходника.

Если в экселе табличка была не отформатирована, то можно красоту навести в ворде. Для этого с помощью правой кнопки мыши найти нужное действие. Например, выставить границы или поменять заливку.

Второй способ

Можно табличку из Excel перенести в Word как объект. Это даёт возможность получить точное совпадение с исходником. Для этого следует воспользоваться Специальной вставкой, которая также предлагает разные варианты. Выбираем первый – Лист Microsoft Office Excel (объект). Здесь есть возможность выбора: просто вставить объект или связать его с исходником. В первом случае возникает возможность редактировать данные как в листе экселя, второй способ преимущественно используется, если нужна связь между программами. То есть, чтобы при смене данных в Excel, они обновлялись в ворде.

Устранение проблем при переносе таблицы из эксел в ворд

Наиболее частой проблемой является перенос большой таблицы. Она может быть очень длинная или очень широкая.

Вставка длинной таблицы

Длинную таблицу удобнее вставлять как объект. Но при выборе Лист Microsoft Office Excel (объект) происходит обрезание данных. Вернее, на экране отображаются только те данные, которые вошли на одну страницу. А WORD работает только с тем, что видит. Поэтому для устранения этой неприятной ситуации необходимо воспользоваться Специальной вставкой с параметром ТЕКСТ в формате RTF. В этом случае табличка видна вся, располагается на нескольких страницах, при этом обладает всеми возможностями: редактируется, перемещается и можно установить связь с исходным файлом.

Вставка широкой таблицы

Для вставки широкой таблицы в программе WORD нужно перенастроить ориентацию страницы с книжной на альбомную и задать минимальные поля (по 0,5 см). После этого можно воспользоваться Специальной вставкой, предварительно скопировать исходник. Если данные не вошли в ширину, то придётся манипулировать масштабом. При нажатии правой кнопкой мыши на вставленном объекте открывается контекстное меню, масштаб находится по пути: Формат объекта – Размер. Необходимо так разместить данные на листе, чтоб они входили в ширину.

Вставка из WORD

Существует ещё один метод вставки экселевской таблички. В программе WORD нужно выбрать ВСТАВКА – ОБЪЕКТ – Текст из файла. Выбираем имя файла и выполняем вставку.

В более ранних версиях программы Word путь для этой процедуры будет следующий:

  1. Выбрать меню ВСТАВКА.
  2. Перейти на параметр ОБЪЕКТ.
  3. Открыть вкладку СОЗДАНИЕ ИЗ ФАЙЛА.
  4. По кнопке ОБЗОР найти экселевский файл с нужной табличкой.
  5. Если нужна связь с исходником – пометить галочкой СВЯЗЬ С ФАЙЛОМ.
  6. Нажать ОК.
Читать еще:  Как в excel раздвинуть столбцы

Содержимое Лист1 экселевского файла вставляется в программу Word, поэтому необходимо, чтобы на исходном листе была нужная информация.

Влияние версий программ на перенос таблиц

Конечно, программный интерфейс значительно отличается от версии к версии, поэтому в каждой реализации есть свои нюансы. Но способы переноса таблицы из excel в word остаются одинаковыми.

В ранних версиях программ при обычном копировании и вставке нельзя увидеть значок ПАРАМЕТРЫ ВСТАВКИ. Он появился уже в версии 2007 года, поэтому просмотреть варианты преобразования в 2003 не получится.

Однако в любой версии программ можно найти для себя приемлемый вариант работы с таблицами, для этого стоит немного поэкспериментировать. Ведь не зря пословица говорит: «Без труда не выловишь и рыбку из пруда».

Как перенести таблицу из Excel в файл Word

Так как текстовый редактор плохо приспособлен для работы с табличными конструкциями и числовыми вычислениями, производить эту работу удобнее в программе Майкрософт Эксель. Но в некоторых случаях требуется осуществить перенос данных из одного приложения в другое. Представленная ниже инструкция подробно описывает, как из экселя перенести таблицу в ворд.

Вставка изображением

Чтобы переместить одну таблицу из Экселя в Ворд, требуется произвести копирование конструкции. Сделать перемещение информации можно несколькими способами. Прежде всего, необходимый фрагмент необходимо выделить. Это можно осуществить, зажав левую кнопку мыши и перетащив курсор на необходимый участок или кликнув мышкой по углу конструкции, что приведет к выделению все таблицы. После чего требуется перейти в главную вкладку и выбрать пункт «Копировать», затем необходимо выбрать «Копировать как рисунок».

После копирования, следует перейти в текстовый редактор Майкрософт ворд и нажать кнопку «Вставить». Таблица появится в месте расположения курсора без потери изображения.

Кнопка «Вставить» располагается на верхней панели в главной вкладке.

Скопировать необходимый фрагмент просто можно комбинацией клавиш «Ctrl+С». В этом случае добавлять табличную конструкцию в текст следует путем специальной вставки, которая располагается в верхнем углу главной вкладки.

После выбора данной опции откроется окно, в котором необходимо выбрать пункт «Лист Майкрософт Эксель (объект)». Это позволит вставить в текстовый редактор изображение с таблицей.

Представленные способы позволяют перенести таблицу в ворд и уменьшить при необходимости, но при этом нет возможности редактировать объект, так как он будет отображаться как графическое изображение.

Вставка таблицей

Чтобы редактировать таблицу после копирования данных в Майкрософт ворд office, необходимо выделить и скопировать необходимый фрагмент в Майкрософт Эксель и перейти в текстовый редактор. На необходимом участке следует кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Связать и сохранить исходное форматирование». Также вставить конструкцию можно с применением комбинации клавиш «Ctrl+V».

Описанные действия помогут перенести таблицу и продолжить ее редактирование.

Обратите внимание! Объемные таблицы могут не вписаться в размеры страницы word. Ширина табличной конструкции не должна превышать ширину листа в текстовом редакторе Майкрософт ворд.

Вставка объекта

Чтобы таблица из excel отобразилась в текстовом документе, необходимо перейти во вкладку «Вставка» и в графе «Текст» и выбрать пункт «Объект».

В открывшемся коне следует перейти во вкладку «Создание из файла» и нажав кнопку «Обзор», выбрать файл, конструкцию из которого необходимо переместить в текстовый документ.

Представленный метод позволяет конструкцию перенести в виде картинки в microsoft Word, вследствие чего редактирование данных будет невозможно. Данный метод удобен тем, что формат изображения не будет превышать размеры листа в текстовом редакторе.

Описанные способы позволяют перемещать конструкцию с данными в:

Работая в ранних версиях программы с переносом таблиц могут возникнуть некоторые проблемы.

Вставлять табличные конструкции в документ Майкрософт ворд не сложно. Метод можно подобрать под желаемые цели. Представленные данные и видео помогут безошибочно и в короткие сроки осуществить необходимую процедуру.

Похожие статьи

Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации
Adblock
detector