Как в excel изменить связи

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как в Excel 2013 обновить ссылки и изменить источник связи

Общее назначение ссылок — это предотвращение появления одинаковых формул или данных на различных книгах и листах. В случае когда какая-либо книга содержит необходимую вам информацию, вы можете использовать ссылки для связывания данных без повторного их создания в другой книге.

Для успеха таких действий данные в книге-клиенте должны всегда быть согласованы с данными в книге-источнике. Для того чтобы увериться в этом, примите к сведению:

  1. Если обе книги — источник и клиент — открыты, Excel автоматически обновляет ссылки, как только данные в книге-источнике меняются.
  2. Если открыта книга-источник в тот момент, когда вы открываете книгу-клиент, Excel также производит автоматическое обновление.
  3. Если книга-источник закрыта в момент открытия книги, использующей ее данные. Excel выводит строку предупреждения о том, что автоматическое обновление ссылок отключено. В таком случае нажмите на кнопку Параметры, установите переключатель в положение Включить это содержимое и нажмите на кнопку ОК. Вы также можете включить автоматическое обновление ссылок для всех книг. Для этого нажмите на кнопку Файл, далее Параметры, Центр управления безопасностью, затем нажмите на кнопку Параметры центра безопасности, далее на вкладке Внешнее содержимое переведите переключатель в положение включить автоматическое обновление для всех связей в книге.
  4. Если вы не обновили ссылки при открытии зависимого документа, вы можете обновить их в любое время впоследствии. Для этого нерейдите на вкладку Данные ленты инструментов, далее нажмите на кнопку Изменить связи. На экране вы увидите диалоговое окно Изменение связей. В этом окне выберите необходимую связь и нажмите на кнопку Обновить.

Если имя документа, содержащего подгружаемые данные, изменилось, вам необходимо будет изменить и ссылку для поддержания данных в актуальном виде. Вы можете непосредственно изменить все связи, выполнив следующие шаги:

  1. Откройте книгу-клиент и активируйте ее. Перейдите на вкладку Данные ленты инструментов, затем нажмите на кнопку Изменить связи. На экране вы увидите диалоговое окно Изменение связей.
  2. Нажмите на ссылку (связь), с которой хотите работать.
  3. Нажмите на кнопку Изменить. Excel выведет на экран окно поиска/указания файлов, где вы можете указать путь к необходимому документу.
  4. Нажмите Закрыть для возврата к книге.

Курс для школьников, испытывающих страх перед математикой или потерявших к ней интерес. Занятия по подготовке к ЕГЭ по математике ведут два преподавателя: опытный психолог помогает вернуть интерес к учебе; опытный педагог-математик по специальной программе восполняет пробелы в знаниях. Ученики не только обучаются математике, но и получают стойкий психологический результат: уверенность в себе, возможность учиться дальше самостоятельно, интерес к предмету.

Как в excel изменить связи

На этом шаге мы закончим рассматривать принципы работы со связанными объектами.

Редактирование связанного объекта

Редактирование связанной информации выполняется в исходном приложении. Простейший способ открытия исходного приложения — двойной щелчок на связанной информации в документе Word:

Рис.1. Открытие приложения Excel для редактирования связанной таблицы

Для открытия исходного приложения можно также воспользоваться кнопкой Открыть источник диалогового окна Связи (команда Связи меню Правка):

Рис.2. Диалоговое окно Связи

Обновление связи

По умолчанию (рисунок 2) задано автоматическое обновление связи (активизируется переключатель автоматически в области Способ обновления связи диалогового окна Связи), т.е. при изменении информации в исходном документе (таблице Excel) она обновляется и в документе Word, если он открыт. Связи обновляются автоматически и при открытии документа Word. Автоматическое обновление данных можно отменить в диалоговом окне Связи, которое открывается при вызове одноименной команды меню Правка редактора Word. Диалоговое окно содержит список всех связей активного документа Word. Чтобы обновление выполнялось только при нажатии кнопки Обновить, нужно выделить в списке связь и установить переключатель по запросу.

Примечание. Чтобы выделить несколько связей, необходимо при их выборе удерживать нажатой клавишу Ctrl. После активизации переключателя по запросу связи обновляются только при нажатии кнопки Обновить в диалоговом окне Связи.

Команда Связи меню Правка недоступна, если документ не содержит связанной информации.

Чтобы предотвратить обновление связанной информации, следует заблокировать связь. Для этого необходимо, находясь в диалоговом окне Связи, выделить связь или связи, установить опцию Не обновлять связь и нажать кнопку ОК. Блокировка связи не означает ее разрыв. Для ее отмены достаточно выключить опцию Не обновлять связь в окне Связи и нажать кнопку ОК.

Разрыв связи

Для разрыва связи предназначена кнопка Разорвать связь диалогового окна Связи. После нажатия этой кнопки необходимо подтвердить разрыв связи в открывшемся окне запроса. После разрыва связи связанная информация остается в документе Word, однако она уже не может обновляться. Восстановить связь нельзя!

Изменение связи

Связь может быть разорвана и при переименовании или удалении документа-источника. В этом случае необходимо повторно установить связь с документом-источником или установить связь с другим документом. Чтобы изменить или восстановить связь, надлежит нажать кнопку Сменить источник диалогового окна Связи. В результате откроется диалоговое окно Сменить источник — стандартное окно открытия документов системы Windows, где нужно выбрать документ, с которым восстанавливается связь:

Читать еще:  Как в excel разделить на страницы

Рис.3. Диалоговое окно Сменить источник

Если нужный документ отсутствует в списке, следует выбрать другой диск или папку.

На следующем шаге мы рассмотрим пример внедрения объекта в документ Word.

Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки

Создание связи между таблицами Excel

Связь между таблицами Excel – это формула, которая возвращает данные с ячейки другой рабочей книги. Когда вы открываете книгу, содержащую связи, Excel считывает последнюю информацию с книги-источника (обновление связей)

Межтабличные связи в Excel используются для получения данных как с других листов рабочей книги, так и с других рабочих книг Excel. К примеру, у вас имеется таблица с расчетом итоговой суммы продаж. В расчете используются цены на продукт и объем продаж. В таком случае имеет смысл создать отдельную таблицу с данными по ценам, которые будут подтягиваться с помощью связей первой таблицы.

Когда вы создаете связь между таблицами, Excel создает формулу, которая включает в себя имя исходной книги, заключенную в скобки [], имя листа с восклицательным знаком на конце и ссылку на ячейку.

Создание связей между рабочими книгами

  1. Открываем обе рабочие книги в Excel
  2. В исходной книге выбираем ячейку, которую необходимо связать, и копируем ее (сочетание клавиш Ctrl+С)
  3. Переходим в конечную книгу, щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке, куда мы хотим поместить связь. Из выпадающего меню выбираем Специальная вставка
  4. В появившемся диалоговом окне Специальная вставка выбираем Вставить связь.

Есть еще один, более простой, вариант создания связи между таблицами. В ячейку, куда мы хотим вставить связь, ставим знак равенства (так же как и для обычной формулы), переходим в исходную книгу, выбираем ячейку, которую хотим связать, щелкаем Enter.

Вы можете использовать инструменты копирования и автозаполнения для формул связи так же, как и для обычных формул.

Прежде чем создавать связи между таблицами

Прежде чем вы начнете распространять знания на свои грандиозные идеи, прочитайте несколько советов по работе со связями в Excel:

Делайте легко отслеживаемые связи. Не существует автоматического поиска всех ячеек, содержащих ссылки. Поэтому, используйте определенный формат, чтобы быстро идентифицировать связи с другими таблицами, в противном случае, документ, содержащий ссылки, может разрастись до такой степени, что его будет трудно поддерживать.

Автоматические вычисления. Исходная книга должна работать в режиме автоматического вычисления (установлено по умолчанию). Для переключения параметра вычисления перейдите по вкладке Формулы в группу Вычисление. Выберите Параметры вычислений –> Автоматически.

Избегайте циклические ссылки. Циклические связи – когда две рабочие книги содержат ссылки друг на друга – могут быть причиной медленного открытия и работы файла.

Обновление связей

Для ручного обновления связи между таблицами, перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи.

В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Обновить.

Разорвать связи в книгах Excel

Разрыв связи с источником приведет к замене существующих формул связи на значения, которые они возвращают. Например, связь =[Источник.xlsx]Цены!$B$4 будет заменена на 16. Разрыв связи нельзя отменить, поэтому прежде чем совершить операцию, рекомендую сохранить книгу.

Перейдите по вкладке Данные в группу Подключения. Щелкните по кнопке Изменить связи. В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Разорвать связь.

Вам также могут быть интересны следующие статьи

5 комментариев

Спасибо! очень полезный материал!

Пожалуйста, исправьте опечатку:
«В исходной книге выбираем ячейку, которую необходимо связать, и копируем ее (сочетание клавиш Ctrl+V)»
Думаю должно быть «Ctrl+С»

Управление обновлением внешних ссылок (связей)

Если вы создаете внешние ссылки на другие книги (также называемые ссылками), вы можете управлять тем, когда и когда они будут обновляться. Это важно, так как если кто-то другой изменит значение связанной ячейки, приложение Excel не обновит связь и отобразит новое значение, если не хотите его сообщить.

Книга, содержащая ссылки, называется конечной книгой, а книга, с которой она связана, называется исходной книгой. Вы можете связать несколько исходных книг с одной конечной книгой.

1. Конечная книга включает внешнюю ссылку (Link).

2. Внешняя ссылка (или ссылка) — это ссылка на ячейку или диапазон в исходной книге.

3. исходная книга содержит связанную ячейку или диапазон, а также фактическое значение, возвращаемое в конечную книгу.

Примечание: Несмотря на то, что количество книг, на которые можно указывать ссылки, не ограничено, обычно рекомендуется связываться с несколькими из них как можно чаще. В противном случае вы можете столкнуться с проблемами с производительностью при пересчете формул. Кроме того, можно перекрестные ссылки на книги, где каждый из них действует в качестве исходного и конечного, но это может быть запутанным и сложнее для управления.

Читать еще:  Как в excel удалить сразу несколько листов

Если исходная и конечная книги открыты на одном и том же компьютере, ссылки обновляются автоматически. Когда конечная книга открыта, а книга-источник не открыта, в области сведений о документе возможно появление запроса на обновление связей. Можно задать режим вывода этого запроса, а также режим обновления всех связей без вывода запроса. Вы также можете обновить только определенные ссылки, если книга содержит больше одной.

В следующих разделах будут рассмотрены наиболее распространенные параметры для управления обновлением связей.

Закройте все исходные книги. Если одна книга-источник будет открыта, а остальные закрыты, обновления не будут одинаковыми.

Откройте конечную книгу.

Чтобы обновить ссылки, на панели «уровень доверия» нажмите кнопку » Обновить«. Если вы не хотите обновлять ссылки (найдите X в правой части экрана), закройте панель управления безопасностью.

Откройте книгу, содержащую связи.

Перейдите в раздел данные > запросы & подключений > изменить ссылки.

Из списка Источник выберите связанный объект, который необходимо изменить.

Вы можете выбрать отдельные книги, удерживая нажатой клавишу CTRL, или любую из них с помощью сочетания клавиш CTRL + A.

Нажмите кнопку Обновить значения.

запросов & подключений > изменить ссылки» />

Найдите книгу, которую вы хотите использовать в качестве нового источника для внешней ссылки, и запомните ее расположение.

В конечной книге выделите ячейку с внешней ссылкой, которую вы хотите изменить.

В строка формул найдите ссылку на другую книгу, например К:репортс [Budget. xlsx], и замените ее на расположение новой исходной книги.

Вы можете решить, нужно ли обновлять ссылки в этой книге при открытии файла в соответствии с параметрами пользователя, не обновлять его при открытии файла или автоматически без запроса пользователя.

Предупреждение: Этот режим влияет на всех пользователей книги. Если отключить обновление связей и выдачу запроса, пользователи этой книги не будут знать, что данные устарели.

Перейдите в раздел данные > запросы & подключений > изменить ссылки.

Нажмите кнопку Запрос на обновление связей.

Выберите один из трех следующих вариантов:

Предоставление пользователям возможности выбора оповещения

Не показывать оповещение и не обновлять автоматические ссылки

Не показывать оповещения и ссылки для обновления.

Режим автоматического обновления или ручное обновление: для связей с формулами всегда задано значение «автоматически».

Даже если вы указали, что Excel не должен запрашивать, нужно ли обновлять ссылки, вы по-прежнему будете получать уведомления о наличии неработающих ссылок.

Когда вы открываете диалоговое окно Изменение связей (запросыданных > & подключения > изменить ссылки), у вас есть несколько вариантов работы с существующими ссылками. Вы можете выбрать отдельные книги, удерживая нажатой клавишу CTRL, или любую из них с помощью сочетания клавиш CTRL + A.

запросов & подключений > изменить ссылки» />

Это приведет к обновлению всех выбранных книг.

Этот параметр полезен, если вы хотите указать существующие ссылки на другой источник. Например, вы можете использовать книгу прошлого года и при запуске нового года нужно было указывать на новую книгу. Если выбрать команду изменить источник , откроется диалоговое окно Проводник, в котором можно перейти к новой исходной книге. Если книга содержит более одного листа, вам будет предложено указать, какой из них связать, просто щелкнуть нужный лист и нажать кнопку ОК.

Примечание: Книгу можно снова указать на саму себя, выбрав ее в диалоговом окне «изменить источник». При этом все ссылки на формулы будут связаны с исходной книгой.

Откроется исходная книга.

Важно: При разрыве связей с источником все формулы, использующие источник, заменяются на их текущее значение. Например, ссылка = SUM ([бюджетный. xlsx] годовой! C10: C25) будет преобразована в сумму значений в исходной книге. Поскольку это действие нельзя отменить, может потребоваться сначала сохранить версию файла.

На вкладке данные в группе запросы & подключения нажмите кнопку изменить связи.

В списке Источник выберите связь, которую требуется разорвать.

Вы можете выбрать отдельные книги, удерживая нажатой клавишу CTRL, или любую из них с помощью сочетания клавиш CTRL + A.

Щелкните элемент Разорвать.

Если в ссылке используется определенное имя, имя не удаляется автоматически, поэтому вы также можете удалить его.

Чтобы удалить имя, выполните указанные ниже действия.

Если вы используете диапазон внешних данных, параметр запроса также может использовать данные из другой книги. Может потребоваться проверить и удалить эти типы связей.

На вкладке Формулы в группе Определенные имена нажмите кнопку Диспетчер имен.

В столбце Имя выберите имя, которое следует удалить, и нажмите кнопку Удалить.

Это просто выводит уведомление в области изменение связей, независимо от того, является ли связанная книга действительной для источника. Оно должно отображаться как » ОК«, но если это не так, необходимо проверить исходную книгу. Во многих случаях исходная книга может быть перемещена или удалена, вырезанием ссылки. Если книга по-прежнему существует, вы можете повторно связать книгу с помощью параметра изменить источник .

Читать еще:  Как в excel сделать ссылку на документ

Можно ли заменить единственную формулу вычисляемым значением?

Да. Формулы в Excel, вместо которых вводится их значение, удаляются без возможности восстановления. Если вы случайно заменили формулу со значением и хотите восстановить формулу, нажмите кнопку отменить сразу после ввода или вставки значения.

Нажмите клавиши CTRL + C , чтобы скопировать формулу.

Нажмите клавиши ALT + E + S + V , чтобы вставить формулу в качестве значения, или перейдите на вкладку Главная> буфер обмена> Вставить > Вставить значения.

Что делать, если вы не подключены к источнику?

Нажмите кнопку Не обновлять. Обновление из источника при отсутствии подключения к нему невозможно. Например, если книга-источник расположена в сети, а подключение к сети отсутствует.

Я не хочу, чтобы текущие данные были заменены новыми данными

Нажмите кнопку Не обновлять.

При попытке обновления в прошлый раз требовалось слишком много времени

Нажмите кнопку Не обновлять. Если не требуется получение текущих данных, можно сэкономить время, не обновляя все связи. После открытия книги нажмите на вкладке Данные в группе Подключения кнопку Изменить связи, а затем обновите связи только с нужными исходными файлами.

Кто-то другой создал книгу, и я не знаю, почему я вижу этот запрос

Щелкните не обновлятьи свяжитесь с владельцем книги. Вы также можете исследовать, какие ссылки находятся в книге. На вкладке данные в группе запросы & подключения нажмите кнопку изменить связи.

Я могу ответить на приглашение один и тот же путь и не хочу повторно видеть его

Можно ответить на запрос и запретить его вывод для этой книги в будущем.

Не отображать запрос и обновлять связи автоматически

Этот параметр влияет на все книги, которые открываются на компьютере. Пользователи, которые откроют книгу на другом компьютере, не будут затронуты.

Перейдите в раздел > Параметрыфайлов > Дополнительно.

В разделе Общие снимите флажок Запрашивать об обновлении автоматических связей. Если этот флажок снят, связи будут обновляться автоматически (без выдачи запроса).

Одинаковый запрос для всех пользователей этой книги

Предупреждение: Этот режим влияет на всех пользователей книги. Если отключить обновление связей и выдачу запроса, пользователи этой книги не будут знать, что данные устарели.

Перейдите в раздел данные > запросы & подключений > изменить ссылки > Выбери сообщение, а затем выберите нужный параметр.

Примечание: При наличии разорванных связей будет появляться оповещение об этом.

Что делать, если я использую запрос с параметрами?

Нажмите кнопку Не обновлять.

Закройте конечную книгу.

Откройте конечную книгу.

Нажмите кнопку Обновить.

Связь с параметрическим запросом нельзя обновить без открытия книги-источника.

Почему не удается выбрать параметр «вручную» для обновления определенной внешней ссылки?

Для связей с формулами всегда задано значение «автоматически».

Дополнительные сведения

Вы всегда можете попросить эксперта в сообществе Excel, получить техническую поддержку в сообществе Answersили предложить новую функцию или улучшение для голоса пользователя Excel.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Как изменить связи в Excel

Внешняя ссылка в Excel — это ссылка на ячейку (или диапазон ячеек) в другой книге. На рисунках ниже вы видите книги из трех отделов (North, Mid и South).

Создание внешней ссылки

Чтобы создать внешнюю ссылку, следуйте инструкции ниже:

  1. Откройте все три документа.
  2. В книге «Company», выделите ячейку B2 и введите знак равенства «=».
  3. На вкладке View (Вид) кликните по кнопке Switch Windows (Перейти в другое окно) и выберите «North».

Оповещения

Закройте все документы. Внесите изменения в книги отделов. Снова закройте все документы. Откройте файл «Company».

  1. Чтобы обновить все ссылки, кликните по кнопке Enable Content (Включить содержимое).
  2. Чтобы ссылки не обновлялись, нажмите кнопку X.

Примечание: Если вы видите другое оповещение, нажмите Update (Обновить) или Don’t Update (Не обновлять).

Чтобы открыть диалоговое окно Edit Links (Изменение связей), на вкладке Data (Данные) в разделе Connections group (Подключения) щелкните Edit links symbol (Изменить связи).

  1. Если вы не обновили ссылки сразу, можете обновить их здесь. Выберите книгу и нажмите кнопку Update Values (Обновить), чтобы обновить ссылки на эту книгу. Обратите внимание, что Status (Статус) изменяется на ОК.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru Источник: http://www.excel-easy.com/examples/external-references.html Перевел: Андрей Антонов Правила перепечатки Еще больше уроков по Microsoft Excel

Похожие статьи

Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации
Adblock
detector