Как в excel перенести данные из одной таблицы в другую

Как в excel перенести данные из одной таблицы в другую

Всем, кто работает с Excel, периодически приходится переносить данные из одной таблицы в другую, а зачастую и просто копировать массивы в разные файлы. При этом необходимо сохранять исходные форматы ячеек, формулы, что в них находятся, и прочие переменные, которые могут потеряться при неправильном переносе.

Давайте разберёмся с тем, как переносить таблицу удобнее всего и рассмотрим несколько способов. Вам останется лишь выбрать тот, что наилучшим образом подходит к конкретной задачи, благо Microsoft побеспокоилась об удобстве своих пользователей в любой ситуации.

Копирование таблицы с сохранением структуры

Если у вас есть одна или несколько таблиц, форматирование которых необходимо сохранять при переносе, то обычный метод Ctrl+CCtrl+V не даст нужного результата.

В результате мы получим сжатые или растянутые ячейки, которые придётся вновь выравнивать по длине, чтобы они не перекрывали информацию.

Расширять вручную таблицы размером в 20-30 ячеек, тем более, когда у вас их несколько, не самая увлекательная задача. Однако существует несколько способов значительно упростить и оптимизировать весь процесс переноса при помощи инструментов, уже заложенных в программу.

Способ 1: Специальная вставка

Этот способ подойдёт в том случае, если из форматирования вам достаточно сохранить ширину столбцов и подтягивать дополнительные данные или формулы из другого файла/листа нет нужды.

  1. Выделите исходные таблицы и проведите обычный перенос комбинацией клавиш Ctrl+CCtrl+V.
  2. Как мы помним из предыдущего примера, ячейки получаются стандартного размера. Чтобы исправить это, выделите скопированный массив данных и кликните правой кнопкой по нему. В контекстном меню выберите пункт «Специальная вставка».

Нам потребуется «Ширины столбцов», поэтому выбираем соответствующий пункт и принимаем изменения.

В результате у вас получится таблица идентичная той, что была в первом файле. Это удобно в том случае, если у вас десятки столбцов и выравнивать каждый, стандартными инструментами, нет времени/желания. Однако в этом методе есть недостаток — вам все равно придётся потратить немного времени, ведь изначально скопированная таблица не отвечает нашим запросам. Если это для вас неприемлемо, существует другой способ, при котором форматирование сохранится сразу при переносе.

Способ 2: Выделение столбцов перед копированием

В этом случае вы сразу получите нужный формат, достаточно выделить столбцы или строки, в зависимости от ситуации, вместе с заголовками. Таким образом, изначальная длина и ширина сохранятся в буфере обмена и на выходе вы получите нужный формат ячеек. Чтобы добиться такого результата, необходимо:

  1. Выделить столбцы или строки с исходными данными.
  2. Просто скопировать и вставить, получившаяся таблица сохранит изначальный вид.

В каждом отдельном случае рациональней использовать свой способ. Однако он будет оптимален для небольших таблиц, где выделение области копирования не займёт у вас более двух минут. Соответственно, его удобно применять в большинстве случаев, так как в специальной вставке, рассмотренной выше, невозможно сохранить высоту строк. Если вам необходимо выровнять строки заранее – это лучший выбор. Но зачастую помимо самой таблицы необходимо перенести и формулы, что в ней хранятся. В этом случае подойдёт следующий метод.

Способ 3: Вставка формул с сохранением формата

Специальную вставку можно использовать, в том числе, и для переноса значений формул с сохранением форматов ячеек. Это наиболее простой и при этом быстрый способ произвести подобную операцию. Может быть удобно при формировании таблиц на распечатку или отчётностей, где лишний вес файла влияет на скорость его загрузки и обработки.

Чтобы выполнить операцию, сделайте следующее:

  1. Выделите и скопируйте исходник.
  2. В контекстном меню вставки просто выберите «Значения» и подтвердите действие.

  • Как и в первом способе, после копирования, повторно вызовите специальную вставку и выберите нужный формат. Благодаря тому, что диапазон всё ещё сохраняется в буфере обмена, вы быстро перекинете значения и при этом сохраните исходное форматирование таблицы, избавившись от ненужных функций.
  • Вместо третьего действия можно использовать формат по образцу. Подойдёт, если копирование происходит в пределах одного файла, но на разные листы. В простонародье этот инструмент ещё именуют «метёлочкой».

    Перенос таблицы из одного файла в другой не должен занять у вас более пары минут, какое бы количество данных не находилось в исходнике. Достаточно выбрать один из описанных выше способов в зависимости от задачи, которая перед вами стоит. Умелое комбинирование методов транспортировки таблиц позволит сохранить много нервов и времени, особенно при составлении квартальных сводок и прочей отчётности. Однако не забывайте, что сбои могут проходить в любой программе, поэтому перепроверяйте данные, прежде чем отправить их на утверждение.

    Как сделать, чтобы информация из одного листа автоматически передавалась и отображалась на втором листе

    Данная статья о том, как связать таблицы, чтобы данные из одной таблицы автоматически переносились во вторую.

    Приведу три способа Автоматического переноса данных с одного листа программы «Эксель» в другой.

    Первый, самый простой и примитивный способ связи двух таблиц на разных листах документа -вставка данных при помощи опции специальной вставки.

    Рассмотрим, как соединить две таблицы по шагам.

    Первый шаг.

    Необходимо выделить ту таблицу, из которой будут транслироваться данные во вторую таблицу.

    Второй шаг.

    Копировать информацию сочетанием клавиш ctrl+C или вызвав контекстное меню правой кнопкой мыши и кликнув по пункту меню «Копировать»

    Третий шаг.

    Перейти на лист документа «Excel», в который Вы планируете транслировать информацию из первой таблицы.

    Четвертый шаг.

    Поставить курсор в первую (левую верхнюю) ячейку таблицы и выбрать в меню «Вставка» пункт «Вставить связь». В некоторых версиях программы «Excel» этот пункт находится в меню «Специальная вставка»

    После вставки связи следует отформатировать вид ячеек – привести их к надлежащему виду.

    Результат вставки связи

    Второй способ переноса данных из одной таблицы в другую — это использование сводных таблиц в программе «Excel».

    При использовании данного метода роль второй таблицы («реципиента») играет сама сводная таблица.

    Как обновить сводную таблицу

    При клике правой кнопкой мыши по сводной таблице и нажатии на пункт «Обновить» сводная таблица автоматически перенесет все данные из связанного массива информации («таблицы донора»).

    О том, как в «Эксель» создавать сводные таблицы подробно написано в статье:

    Как делать сводные таблицы в программе «Excel» и для чего они нужны.

    Третий способ самый эффективный и наиболее автоматизированный — это использование меню надстройки «Power Query».

    Правда нужно отметить, что этот способ подходит только пользователям Excel 2016 и пользователям Excel 2013и выше с установленной надстройкой «Power Query».

    Смысл способа в следующем:

    Необходимо открыть вкладку «Power Query». В разделе «Данные Excel» нажимаем кнопку (пиктограмму) «Из таблицы».

    Из таблицы -Power Query

    Далее нужно выбрать диапазон ячеек, из которых нужно «притянуть» информацию и нажимаем «Ок».

    Источник данных для запроса Power Query

    После выбора области данных появится окно настройки вида новой таблицы. В этом окне Вы можете настроить последовательность вывода столбцов и удалить ненужные столбцы.

    После настройки вида таблицы нажмите кнопку «Закрыть и загрузить»

    Обновление полученной таблицы происходит кликом правой кнопки мыши по названию нужного запроса в правой части листа (список «Запросы книги»). После клика правой кнопкой мыши в выпадающем контекстном меню следует нажать на пункт «Обновить»

    Обновление запроса в PowerQuery

    Перенос данных из одной таблицы Excel в другую

    Таблица в Excel – это сложный массив с множеством параметров. Он может состоять из значений, текстовых ячеек, формул и быть отформатирован разными способами (ячейки могут иметь определенное выравнивание, цвет, направление текста, специальные пометки и т.п.).

    При копировании таблицы иногда требуется перенести не все ее элементы, а только некоторые. Рассмотрим, как это можно сделать.

    Специальная вставка

    Очень удобно выполнять перенос данных таблицы с помощью специальной вставки. Она позволяет выбрать только те параметры, которые нам необходимы при копировании. Рассмотрим пример.

    Имеем таблицу с показателями по наличию макарон определенных марок на складе магазина. Наглядно видно, сколько килограмм было в начале месяца, сколько докуплено и продано, а также остаток на конец месяца. Два важных столбца выделены разными цветами. Остаток на конец месяца рассчитан по элементарной формуле.

    Попробуем воспользоваться командой СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА и скопировать все данные.

    Сначала мы выделяем имеющуюся таблицу, правой кнопкой вызываем меню и жмем КОПИРОВАТЬ.

    В свободной ячейке снова вызываем меню правой кнопкой и нажимаем СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА.

    Если мы оставим все как есть по умолчанию и просто нажмем ОК, то таблица вставится полностью, со всеми ее параметрами.

    Попробуем поэкспериментировать. В СПЕЦИАЛЬНОЙ ВСТАВКЕ выберем другой пункт, например, ФОРМУЛЫ. Получили уже неформатированную таблицу, но с работающими формулами.

    Теперь вставим не формулы, а только ЗНАЧЕНИЯ результатов их вычислений.

    Чтобы новая таблица со значениями получила внешний вид аналогичный образцу выделим ее и вставим ФОРМАТЫ с помощью специальной вставки.

    Теперь попробуем выбрать пункт БЕЗ РАМКИ. Получили полную таблицу, но только без выделенных границ.

    Полезный совет! Чтобы перенести формат вместе с размерами столбцов нужно перед копированием выделить не диапазон исходной таблицы, а столбцы целиком (в данном случаи это диапазон A:F).

    Аналогично можно поэкспериментировать с каждым пунктом СПЕЦИАЛЬНОЙ ВСТАВКИ, чтобы наглядно увидеть, как она работает.

    Перенос данных на другой лист

    Перенос данных на другие листы книги Excel позволяет связывать несколько таблиц. Это удобно тем, что при замене какого-то значения на одном листе, меняются значения на всех остальных. При создании годовых отчетов это незаменимая вещь.

    Рассмотрим, как это работает. Для начала переименуем листы Excel в месяцы. Затем с помощью уже знакомой нам СПЕЦИАЛЬНОЙ ВСТАВКИ перенесем таблицу на февраль и удалим значения из трех столбов:

    Столбец «На конец месяца» у нас задан формулой, поэтому при удалении значений из предыдущих столбцов, он автоматически обнуляется.

    Перенесем данные по остатку макарон каждой марки с января на февраль. Это делается буквально в пару нажатий.

    1. На листе ФЕВРАЛЬ ставим курсор в ячейку, показывающую количество макарон марки А на начало месяца. Можно посмотреть на рисунок выше – это будет ячейка D3.
    2. Ставим в этой ячейке знак РАВНО.
    3. Переходим на лист ЯНВАРЬ и кликаем на ячейку, показывающую количество макарон марки А на конец месяца (в нашем случае это ячейка F2 на листе «январь»).

    Получаем следующее: в ячейке C2 образовалась формула, которая отсылает нас на ячейку F2 листа ЯНВАРЬ. Протянем формулу вниз, чтобы знать количество макарон каждой марки на начало февраля.

    Аналогично можно перенести данные на все месяцы и получить наглядный годовой отчет.

    Перенос данных в другой файл

    Аналогично можно переносить данные из одного файла в другой. Данная книга в нашем примере так и называется EXCEL. Создадим еще одну и назовем ее ПРИМЕР.

    Примечание. Создавать новые файлы Excel можно даже в разных папках. Программа будет автоматически искать указанную книгу, независимо от того, в какой папке и на каком диске компьютера она находится.

    Скопируем в книгу ПРИМЕР таблицу с помощью все той же СПЕЦИАЛЬНОЙ ВСТАВКИ. И опять удалим значения из трех столбцов. Проведем те же действия, что и в предыдущем параграфе, но переходить уже будем не на другой лист, а на другую книгу.

    Получили новую формулу, которая показывает, что ячейка ссылается на книгу EXCEL. Причем видим, что ячейка F2 выглядит как $F$2, т.е. она зафиксирована. И если мы хотим протянуть формулу на остальные марки макарон, сначала нужно удалить значки доллара, чтобы снять фиксацию.

    Теперь вы знаете, как грамотно переносить данные из таблиц в рамках одного листа, с одного листа на другой, а также с одного файла в другой.

    Несколько простых полезных функций Excel

    Продолжаю делиться приемами работы в Excel и Google Таблицах.

    Как автоматически подобрать ширину столбцов/строк?

    Выделяем столбцы (строки) (для этого нужно навести курсор именно на названия столбцов(строк)):

    Двойной щелчок по стыку любых столбцов из этого диапазона автоматически подбирает их ширину в соответствии с содержанием:

    Как повернуть таблицу на 90°?

    Выделяем таблицу и копируем ее (Ctrl+C):

    Щелкаем правой кнопкой мыши на ту ячейку, в которую хотим вставить перевернутую таблицу, в появившемся контекстном меню нажимаем на «Транспонировать»:

    Как перенести данные из одной таблицы в другую? (Функция ВПР-VLOOKUP)

    Функция ВПР (VLOOKUP) позволяет подтянуть данные из таблицы по названию показателя, например:

    В данном случае мы хотим в дополнительной таблице справа получить значения тематик для отобранных книг, не занимаясь поиском вручную.

    У функции ВПР есть следующие аргументы:

    • Искомое значение – то, что мы будем искать в основной таблице (название книги в данном случае). В Основной таблице эти значения должны быть в первом столбце;
    • Таблица – ссылка на основную таблицу. Фиксируем долларами (см. пример), так как таблица одна и ссылки на нее не должны меняться при смещении самой формулы;
    • Номер столбца – номер столбца в основной таблице, данные из которого мы хотим подтянуть. В данном случае 3 – так как тематика находится в третьем столбце основной таблицы;
    • Интервальный просмотр – если вы ищете текстовые значения, указывайте 0 (ноль). Тогда функция будет искать точные значения. 1 в этом аргументе указывается, если вы ищете ближайшее числовое значение к искомому. Но для корректной работы ВПР в этом случае сама таблица должна быть отсортирована по возрастанию.

    Существует аналогичная функция ГПР (HLOOKUP) – в ней искомое значение ищется в столбцах и указывается номер строки, а не столбца.

    Как узнать порядковый номер элемента в списке? (Функция ПОИСКПОЗ-MATCH)

    Допустим, есть список книг, и нам нужно узнать, какой по счёту в этом списке идет книга «12 времён года». Используем для этого функцию ПОИСКПОЗ, в качестве последнего аргумента указываем «точное совпадение» (ноль):

    Результат: книга восьмая по счёту в заданном массиве.

    Как просуммировать ячейки с нескольких листов?

    Если у вас есть несколько однотипных листов с данными, которые вы хотите сложить, посчитать или обработать как-то иначе:

    Для этого в ячейку, в которой вы хотите видеть результат, введите стандартную формулу (например, СУММ (SUM),) но укажите в аргументе через двоеточие название первого и последнего листа из списка тех листов, что вам нужно обработать:

    Вы получите сумму ячеек с адресом B3 с листов «Данные1», «Данные2», «Данные3»:

    Такая адресация работает для листов, расположенных последовательно. Синтаксис следующий:

    =ФУНКЦИЯ(первый_лист:последний_лист!ссылка на диапазон)

    Как разделить фразу, записанную в одну ячейку, на отдельные слова в отдельных ячейках?

    Выделяем ячейки и нажинаем на кнопку «Текст по столбцам» (на ленте в разделе «Данные»):

    В появившемся окне выбираем «С разделителями» (если нужно разбить текст на блоки — например, номера кредитной карты по 4 цифры — то нужно было бы выбрать «фиксированной ширины») и нажимаем далее:

    В следующем окне выбираем разделитель – в данном случае пробел – и нажимаем «Далее»:

    В последнем окне выбираем, куда хотим разместить данные, и нажимаем «Готово»:

    Как скопировать таблицу в Excel

    Пользователям, работающим с офисным пакетом MS Excel, требуется создавать дубликаты таблиц. Поэт.

    Пользователям, работающим с офисным пакетом MS Excel, требуется создавать дубликаты таблиц. Поэтому важно знать, как скопировать таблицу из Excel в Excel. Если пользователь не знает нюансов, то в результате получит таблицу с измененными внешними и параметрическими данными.

    В вопросе, как скопировать таблицу Эксель в Эксель, необходимо воспользоваться одним из способов:

    • копировать объект по умолчанию;
    • копировать значения;
    • копировать таблицу с сохранением ширины столбца;
    • копировать лист.

    Подсказка: для первых трех способов при вставке таблицы на новом листе появляется вспомогательное окно. При раскрытии пиктограммы пользователь выбирает необходимую опцию. Единственное, что влияет на результат,– копирование с формулами или отображение результата вычислений.

    Копирование по умолчанию

    Указанная опция создает дубликат объекта с сохранением формул и форматирования. Чтобы воспользоваться этим способом, нужно знать, как скопировать таблицу в Экселе. Для этого нужно:

    • Выделить диапазон, необходимый для копирования.
    • Скопировать область понравившимся способом: кликнуть правой кнопкой мыши (ПКМ) по выделенной области и выбрать опцию «Копировать» или нажать CTRL+C, или активировать пиктограмму на панели инструментов в блоке «Буфер обмена» (вкладка «Главная»).

    • Открыть другой лист или ту область, где будет размещаться дубликат.
    • Активировать клетку, которая станет верхней левой ячейкой новой таблицы.
    • Вставить объект одним из способов: через контекстное меню (ПКМ – Вставить) или CTRL+V, или нажатием на пиктограмму «Вставить» на панели инструментов на вкладке «Главная».

    Представленный алгоритм отвечает на вопрос, как скопировать таблицу в Эксель без изменений, с сохранением функций и форматирования.

    Копирование значений

    Способ, как скопировать таблицу с Эксель в Эксель, необходим для вставки объекта с сохранением значений, но не формул. Чтобы воспользоваться предложенным алгоритмом, необходимо:

    1. Выделить диапазон, необходимый для копирования.
    2. Скопировать область удобным способом.
    3. Открыть другой лист или ту область, где будет размещаться дубликат.
    4. Активировать клетку, которая станет верхней левой ячейкой новой таблицы.
    5. Вставить объект удобным способом.
    6. Раскрыть пиктограмму «Вставить».
    7. Установить переключатель на опцию «Только значения».

    Примечание:

    • Вставленный объект лишается исходных форматов, т.е. на экране отображаются только значения. Если пользователю необходимо сохранить исходное форматирование и указать значения, то нужно активировать опцию «Значение и форматы оригинала».

    • Подобные опции отображаются в контекстном меню, пункте «Специальная вставка».
    • Если необходимо вставить только значения и сохранить форматирование числовых данных, то пользователь выбирает опцию «Значения и форматы чисел». В таком случае форматирование таблицы не сохраняется. На экране отображается значения и формат числовой информации.

    Создание копии с сохранением ширины столбцов

    При изучении вопроса, как копировать из Эксель в Эксель, пользователей интересует и то, как сохранить ширину столбцов. Чтобы скопировать и вставить объект с сохранением заданной ширины столбца, необходимо:

    1. Выполнить пункты 1-6 из алгоритма «Копирование значений».
    2. При раскрытии пиктограммы вставки выбрать опцию «Сохранить ширину столбцов».

    Ширина столбца по умолчанию составляет 8,43 единицы. При вставке таблицы на новый лист или в новую книгу ширина столбцов принимает значения по умолчанию. Поэтому необходимо активировать соответствующую опцию в контекстном меню. В таком случае объект сохраняет не только исходное форматирование, но и формулы, и установленную ширину колонок.

    Копирование листа

    Если пользователю нужно перенести электронную таблицу на другой лист, то можно воспользоваться копированием листа. Этот способ подходит, если нужно дублировать все, что располагается на странице. Для этого необходимо:

    • Выбрать любой метод выделения содержимого на листе: нажать CTRL+A или кликнуть на прямоугольник, расположенный на пересечении вертикальной и горизонтальной панели координат.

    • Скопировать диапазон нажатием CTRL+С.
    • Перейти на другой лист или открыть новую книгу.
    • Выделить таблицу любым способом из пункта 1.
    • Нажать CTRL+V.

    После выполнения алгоритма на новом листе появляется идентичная таблица, сохранившая формулы, форматирование и ширину столбцов.

    Вставка в виде изображения

    Случается, что нужно вставить электронную таблицу как рисунок. Чтобы достичь поставленной цели, необходимо:

    1. Выполнить пункты 1-4 из алгоритма «Копирование значений».
    2. Перейти на вкладку «Главная».
    3. В блоке «Буфер обмена» раскрыть пиктограмму «Вставить».
    4. Выбрать пункт «Как рисунок».
    5. Активировать опцию «Вставить как рисунок».

    После выполнения алгоритма пользователь заметит, что объект вставлен в виде изображения. Ситуация осложняется тем, что границы объекта не совпадают с разметкой листа. Чтобы избежать подобного расположения вещей, необходимо:

    1. Перейти в меню «Вид».
    2. Снять переключатель на опции «Сетка».

    Сетка исчезла. Изображение корректно отображается. Если кликнуть ПКМ по вставленной таблице, то пользователь заметит, что таблица отображается в виде рисунка. Соответственно, отредактировать объект в качестве таблицы не получится, только как рисунок с помощью контекстного меню или вкладки «Формат».

    Инструментарий MS Excel расширяет функциональность пользователя по автоматизации действий и копированию и вставке объектов.

    Похожие статьи

    Читать еще:  Сравнение таблиц excel
    Ссылка на основную публикацию
    Похожие публикации
    Adblock
    detector