Функция внедрить в excel

Функция внедрить в excel

Любая презентация выглядит эффектнее и нагляднее, если в ней присутствуют такие элементы как таблицы и диаграммы. Но встроенные инструменты PowerPoint не имеют таких возможностей и не так удобны, как аналогичные инструменты Excel. Поэтому важно уметь вставить в слайды таблицы и диаграммы, созданные в Excel.

Сделать это можно с помощью внедрения или связывания.

Если нам не требуется (а иногда и нежелательно) обновлять в презентации таблицу или диаграмму, полученную из Excel, то используем внедрение. При этом на слайд помещается статическая копия данных, т.е. внедрённый объект становится частью презентации и уже никак не связан с источником данных. Размер файла презентации при этом, естественно, увеличивается.

Если же нам нужно поддерживать данные, полученные из Excel, в актуальном состоянии, следует использовать связывание. При этом на слайд помещается ссылка на объект Excel, соответственно, при изменении исходной таблицы или диаграммы данные на слайде также изменятся.

Рассмотрим разные способы связывания и внедрения.

1. ЧЕРЕЗ БУФЕР ОБМЕНА

Все мы знаем, что работа с буфером обмена осуществляется с помощью команд Копировать/Вставить. Но следует отметить, что в презентациях действие команды Вставить различается для таблиц и диаграмм.

Если Вы в файле Excel выделили таблицу, выполнили команду Копировать, перешли на слайд и дали команду Вставить, то таблица вставится как таблица PowerPoint с возможностью редактирования средствами PowerPoint, но по умолчанию связь с источником установлена не будет. То есть произойдёт внедрение.

Если же Вы все те же действия выполните с диаграммой, то диаграмма вставится как диаграмма PowerPoint с возможностью редактирования средствами PowerPoint, и по умолчанию будет установлена связь с источником. То есть произойдёт связывание.

Если мы хотим изменить параметры вставки, принятые по умолчанию, нам придётся использовать Специальную вставку . Для этого в ыделяем на листе Excel диапазон ячеек или диаграмму, выполняем команду Копировать, переходим на слайд и даём команду Специальная вставка. Размещение этой команды зависит от версии PowerPoint.

В версиях до PowerPoint 2003 включительно она находится в меню Правка. Начиная с PowerPoint 2007 эту команду можно найти в раскрывающемся списке кнопки Вставить на вкладке Главная.

Диалоговое окно Специальная вставка выглядит следующим образом:

если вставляется таблица


если вставляется диаграмма

В обоих случаях в этом диалоговом окне можно установить переключатель Вставить/Связать, а также выбрать формат вставляемого объекта.

Кроме того, начиная с PowerPoint 2010 в контекстном меню присутствует команда Параметры вставки, с помощью которой можно выбрать варианты внедрения или связывания.

При вставке таблиц доступны только варианты внедрения


А при вставке диаграмм — как внедрения, так и связывания

2. СОЗДАНИЕ НОВОГО ОБЪЕКТА

Чтобы создать на слайде таблицу или диаграмму средствами Excel, на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект,


для версий старше PowerPoint 2007 выполняем команду меню Вставка — Объект


и в раскрывшемся диалоговом окне ищем в списке строчку Лист Microsoft Excel и нажимаем ОК

После этого на странице документа мы видим фрагмент листа Excel, а также ленту с вкладками (или меню) Excel.

Тот же результат получится, если на вкладке Вставка раскрыть список под кнопкой Таблица и выбрать вариант Таблица Excel.

Таким образом, мы можем внедрить таблицу Excel и работать с ней, используя все возможности этой программы, прямо на слайде.

Если мы хотим создать внедрённую диаграмму, то в диалоговом окне Вставка объекта на вкладке Создание выбираем строчку Диаграмма Microsoft Excel. В этом случае будет создан не один лист Excel, а два: на первом будет пример диаграммы, а на втором — исходные данные для неё, которые следует заменить своими исходными данными.

После того как таблица/диаграмма создана, щелчок мыши вне рамки объекта возвращает нас в документ. Если требуется вернуться к редактированию объекта, достаточно сделать по нему двойной щелчок мышкой.

3. СОЗДАНИЕ ОБЪЕКТА ИЗ ФАЙЛА

Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект и в раскрывшемся диалоговом окне ставим переключатель Создать из файла . С помощью кнопки Обзор находим в Проводнике нужный файл Excel. При этом обращаем внимание на флажок Связать. Если он не установлен, то произойдет внедрение таблицы или диаграммы на слайд, если же флажок установить, то будет связывание. Нажимаем ОК.

На слайд вставляется лист, который был активен при последнем сохранении книги.

Пожалуй, стоит несколько подробнее остановиться на различиях «в поведении» внедрённых и связанных таблиц и диаграмм, созданных из файла.

Если объект внедрён, т.е. связь с источником не установлена, то двойной щелчок мыши по объекту приведёт к переходу в режим редактирования. При этом лента (меню) PowerPoint заменится на ленту (меню) Excel со всеми инструментами, но сам внедрённый объект мы будем видеть на слайде в характерной штриховой рамке.

Если же таблица или диаграмма связана с источником, то при двойном щелчке мышкой для редактирования откроется файл-источник в отдельном окне Excel.

После изменений, внесенных в файл-источник, мы его сохраняем, и тогда эти изменения отражаются на слайде в связанной таблице или диаграмме.

Изначально PowerPoint подгоняет размеры вставляемой таблицы или диаграммы таким образом, чтобы они полностью разместились на слайде. Из-за этого большие таблицы могут быть настолько уменьшены, что окажутся нечитаемыми. Если мы хотим, например, чтобы на слайде отобразилась часть таблицы, то следует научиться изменять размеры отображаемого объекта. Размерами внедрённого объекта управляют с помощью размерных маркеров по углам и по серединам сторон рамки выделения. Кроме того, такие же размерные маркеры доступны, если войти в режим редактирования внедренного объекта.

В чём отличие? Если Вы перемещаете размерные маркеры, находясь в режиме редактирования внедренного объекта, то Вы увеличиваете/уменьшаете количество видимых строк/столбцов.

Если же Вы ту же самую операцию делаете, не входя в режим редактирования, то Вы просто растягиваете/сжимаете рисунок.

Совет. Если Вы планируете внедрять диаграмму в документ, то лучше расположить её на отдельном листе.

При открытии файла со связанными таблицами или диаграммами появляется диалоговое окно с предложением обновить связи.

Если вы не уверены в надёжности источника связанных файлов, нажмите Отмена.

Если выбран вариант Обновить связи, то данные в презентации обновятся в соответствии с последними изменениями в книге Excel.

Чтобы установленная связь работала, требуется, чтобы файл с электронной таблицей не переименовывался и не перемещался. Если всё же такое произошло, то чтобы заново прописать путь к источнику, можно воспользоваться диалоговым окном Связи .

Как видим, в этом диалоговом окне есть возможность Изменить источник , а также Разорвать связь , если таковая больше не требуется. Кроме того, здесь же можно выбрать способ обновления связи: автоматически или вручную .

В версии до PowerPoint 2007 это диалоговое окно открывается при выполнении команды меню Правка — Связи.

В PowerPoint 2007 его можно открыть, нажав кнопку Office и выбрав команду Подготовить — Изменить ссылки на файлы.

Начиная с PowerPoint 2010 для этого выбираем вкладку Файл — Сведения — Связанные документы — Изменить связи с файлами.

Функция внедрить в excel

Существует три способа вставки в документ объекта: внедрение, связывание, внедрение со связыванием.

2.2.1 Импортирование с использованием внедрение объектов и данных

Внедрение объектов предполагает хранение оригинала объекта в составе документа, в который он вставлен . внедренный объект также, как и при связывании, создается в своем «родном» приложении но существует только в одном экземпляре, внедренном в другой документ . Чтобы изменить внедренный объект , дважды щелкнуть на нем. Он будет изменен при помощи «родного» ему приложения и в составе сборного документа. Объект войдет в документ и может передаваться с ним.

Внедрение данных. Внедрением объекта можно производить двумя способами: с помощью специального инструмента, который позволяет создать внедренный объект помимо в среде Excel, или с помощью копирования нужного объекта из родного приложения через буфер обмена. Все внедренные в документ объекты можно перемещать, изменять их размер и редактировать.

2.2.2 Импортирование с использованием изменения и связывания объектов

Изменение объекта. При внедрении объекта на рабочий лист Excel его можно редактировать в его «родном» приложении. При изменениях будут использоваться средства, специально предназначенные для обработки данных выбранного типа.

2.3 Связывание объектов

Связывание объектов предполагает хранение данных объекта в исходном файле. Когда установлена связь с объектом, то в документ вставляется копия исходных данных, а оригинал остается на листе. При обновлении связи в документ попадают новые считанные с оригинала данные. Поскольку между документом и исходным файлом установлена связь, любые изменения в исходных данных отражаются на их связанной копии в документе. Связанный объект изменяется только путем изменения исходного файла. Объект останется по место хранения, а в документ войдет только указатель на первоисточник.

Связывание ячеек. Для создания связей с отдельными ячейками или ссылок на них в выражениях можно выполнять соответствующие выделения мышью. При этом можно указывать мышью на ячейки но только в текущем документе, но и в других, где находятся выражения.

Читать еще:  Как сравнить две таблицы в excel с помощью функции впр

Связывание данных. В документах Excel можно создать ссылку на другой документ, находящийся на жестком диске компьютера или в локальной сети.

Документом на который происходит ссылка, может быть документ Word, таблица Excel, презентация Power Point или любой другой документ из пакета Microsoft Office. Связи с другими документами удобно создавать, когда необходимо обращение к заполненным источникам информации или использовании уже имеющихся данных.

Связывание с другими приложениями. С помощью технологии OLE можно произвести обмен данными между любыми приложениями Windows, которые поддерживают связывание и внедрение объектов.

2.4 Внедрение со связыванием

Объект войдет в документ, но его связь с первоисточником сохранится. Это полезно, если предполагается возможность редактирования первоисточника и нужно обеспечить синхронное редактирование внедренного объекта.

Как и другие Office-приложения, Excel поддерживает протокол внедрения и связывания объектов – OLE. За этим термином скрывается механизм соединения данных различных приложе­ний путем связывания или внедрения.

2.5 Импортирование с использованием технологии OLE

С помощью протокола OLE различные приложения могут ис­пользовать одни и те же данные. Например, вы можете создать в Excel диаграмму и связать ее затем с Word-документом. Если теперь изменить диаграмму в Excel, то программа автоматически обновит также диаграмму в Word-документе. Если вы хотите обрабатывать диаграмму с помощью инструментария Excel, не выходя из Word, то в этом случае нужно внедрить диаграмму в Word-документ.

Всегда, когда вы внедряете объект в Excel, для создания и из­менения объекта используется другая программа, именуемая ис­ходным приложением. Для изменения внедренного объекта щелкните дважды на этом объекте, чтобы иметь в распоряжении инструментарий исходного приложения.

При связывании соединяются два независимых файла. Изменение связанного объекта будет влиять как на исходный документ, так и на все файлы, в которые вставлен объект. Поэтому связывание нужно применять в тех случаях, когда объект используется в различных файлах и обновление объекта должно происходить во всех документах. Двойной щелчок на связанном объекте открывает исходный файл, в котором объект можно изменить.

2.6 Импортирование объекта из другого приложения

2.6.1 Вставка объекта созданного другим приложением

Иногда целесообразно создавать объект с помощью другого приложения. Для этого нужно:

· Выбрать команду Insert /Object (Вставка/Объект). На экране будет открыто окно диалога Object (Вставка объекта) (рисунок 1).

Рисунок 1 – Окно диалога Object

На вкладке Create New (Новый) задать вставку нового объекта в текущую рабочую книгу. Из списка Object type (Тип объекта) выбрать соответствующее приложение и тип объекта. В поле Result (Результат) указано, какой тип объекта будет вставлен в документ. Если установлен флажок параметра Display as icon (В виде значка), то объект в документе будет отображен в виде значка. Под названием параметра можно проконтролировать вид значка (рисунок 2), который будет вставлен в документ.

Рисунок 2 – Вид значка

Здесь же при установленном флажке параметра Display as icon (В виде значка) можно найти кнопку Change icon (Сменить значок). С помощью этой кнопки можно изменить вид значка. После нажатия кнопки Excel выведет на экран окно диалога Change icon (Смена значка) (рисунок 3).

Рисунок 3 – Окно диалога Change Icon

· Выбрать нужный тип объекта и нажмите клавишу [Enter].

В приведенном далее примере в Excel-книгу внедрен Word-доку­мент. На рисунке 4 можно видеть документ в рабочем листе. Об­рать внимание на пользовательскую оболочку! В нашем распо­ряжении предоставлены строка меню и панели инструментов Word.

Все меню, за исключением меню File, соответствуют меню программы Word. Можно использовать их для работы над внед­ренным объектом обычным путем.

Рисунок 4 – Пользовательская оболочка Word в Excel

Рисунок 5 – Открыто меню программы Word

После выполнения щелчка мыши вне внедренного объекта пользовательская оболочка примет обычный для Excel вид с соответствующими меню и панелями инструментов (рисунок 5). Чтобы снова иметь возможность использовать инструментарий Word, щелкнуть дважды на внедренном объекте.

2.6.2 Вставка файла

Рисунок 6 – Excel с внедренным объектом

В Excel предусмотрено несколько способов внедрения/связывания (рисунок 6). Один из них основан на использовании меню Insert/Object. Представленный ниже способ описывает вставку существующего файла в качестве объекта, в отличие от описанного выше способа, ориентированного на создание нового объекта в Excel средствами других приложений.

Справочник по функциям ссылок на данные Excel в iLogic

В iLogic содержатся функции для правил, позволяющие читать данные из таблиц Microsoft ® Excel и записывать в них данные. Чтобы перейти к функциям работы с ссылками на данные Excel, разверните узел Excel Data Links на вкладке «Система» в области «Фрагменты».

Там доступны два вида функций работы с ссылками на данные Excel:

  • функции, выполняющие чтение данных из таблиц,
  • функции, выполняющие чтение данных из определенной ячейки и запись в определенную ячейку.

Чтобы выполнять чтение и запись данных в файлы других форматов, необходимо добавить в правила пользовательский код VB.NET.

Используйте специальную функцию ThisBOM.Export , чтобы экспортировать спецификацию сборки в таблицу Microsoft ® Excel и файлы других форматов.

Задание файла Excel

Данные Microsoft ® Excel можно внедрить в документ Autodesk Inventor , связать с этим документом или хранить их в виде внешнего файла. Для этих функций необходимо указать либо имя файла, либо спецификации связанного или внедренного файла Excel.

При указании имени файла можно задать относительный или абсолютный путь. Однако использование абсолютного пути усложнит отправку модели другому пользователю на другом компьютере. Если путь не указан, iLogic предполагает, то документ Excel находится в той же папке, что и текущий документ Inventor. Относительный путь интерпретируется относительно папки, содержащей документ Inventor.

iLogic также выполняет поиск файла в папке рабочего пространства проекта. Можно использовать относительный путь в папке рабочего пространства проекта.

Поддерживаются следующие расширения имен файлов: .xls, .xlsx, .xlsm и .xlsb.

Вместо имени файла можно также указать связанную или внедренную таблицу. Используйте синтаксис 3rd Party:Embedding# для внедренных электронных таблиц.

Используйте синтаксис 3rd Party:LinkedName.xls для связанных электронных таблиц. Укажите имя, отображаемое в дереве модели Autodesk Inventor в разделе Сторонние объекты.

Чтобы внедрить таблицу, используйте кнопку Связь в диалоговом окне «Параметры». Не изменяйте имя внедренной таблицы по умолчанию, присвоенное Autodesk Inventor (например, Embedding 1). Для функции GoExcel требуется исходное имя.

Чтобы связать файл, выберите вкладку «Управление» панель «Вставка» «Вставить объект» или используйте команду Связать в диалоговом окне «Параметры».

GoExcel.FindRow

Выполняет поиск строки на основе одного или нескольких критериев значения столбца.

Синтаксис

GoExcel.FindRow(«имя_файла», «имя_листа», «заголовок первого столбца», «оператор», искомое значение, «заголовок второго столбца», «оператор», искомое значение, «заголовок третьего столбца» и т. д.)

Задает файл данных.

Лист в документе Excel, содержащей таблицу, по которой будет выполняться поиск. В качестве листа можно указать любой существующий лист.

«заголовок первого столбца»

Заголовок первого столбца в таблице, по которой будет выполняться поиск. Обычно заголовки столбцов находится в первой строке и начинаются со столбца A.

Возможны следующие значения:

Найти строку, где значение в столбце больше или равно указанному значению.

Найти строку, где значение текстового или числового столбца совпадает с указанным значением.

Текстовое или числовое значение, которое можно задать явно, а так же с помощью параметра или локальной переменной.

«заголовок второго столбца»

Заголовок второго столбца в таблице, по которой будет выполняться поиск.

= или =

«заголовок третьего столбца»

Найти строку на основе нескольких критериев.

Возвращаемый результат

Номер строки (целое число), соответствующей критериям поиска. Значение «-1», если такую строку найти не удалось.

Возможные ошибки

  • Не удалось найти файл
  • Не удалось найти имя листа
  • Не удалось найти имя столбца
  • Введено значение неверного типа (не соответствует типу значения столбца)

Требования к таблице Excel

  • Таблица должна быть горизонтальной конфигурации (конфигурация должна быть определена не по столбцам, а по строкам).
  • Заголовки столбцов должны располагаться в первой ячейке столбца.
  • Значения для поиска могут быть числовыми или текстовыми.

Примеры

В этих примерах значение переменной параметра i присваивается номеру строки в таблице. Dia равно 0,2 , а Len больше или равно 4,1 . В первом примере выполняется обращение к внешней таблице, а во втором — к внедренной таблице.

В этих примерах строки 5, 6 и 7 соответствуют первому условию ( Dia=0,2 ). Однако только строка 7 соответствует обоим критериям ( Dia=0,2 и len>=4,1 ).

GoExcel.CurrentRowValue

Считывается значение из строки, найденной с помощью функции GoExcel.FindRow .

Синтаксис

Имя заголовка столбца для значения ячейки, которое необходимо извлечь из текущей строки.

Возвращаемый результат

Значение ячейки из столбца в текущей строке, которая была ранее найдена с помощью функции GoExcel.FindRow .

Ошибки

Возвращает сообщение об ошибке, если столбец не найден.

Пример

GoExcel.CellValue

Читает или пишет значения в ячейки таблицы.

Синтаксис

GoExcel.CellValue(«имя_файла», «имя_листа», «номер_ячейки»)

См. раздел «Задание файла Excel».

Имя листа в документе Excel, содержащем требуемую ячейку. В качестве листа можно указать любой существующий лист.

Адрес ячейки, в которой следует читать или записывать значение (например, «A7»). Можно также задать именованный диапазон внутри диапазона таблицы.

Читать еще:  Функция в excel пстр

Возвращаемый результат

  • Значение ячейки
  • При возникновении ошибки ничего не назначается

Ошибки

  • Не удалось найти файл
  • Не удалось найти имя листа

Требования к формату таблицы Excel

Значения ячеек могут быть числовыми или текстовыми.

Примеры

Читать из внедренной таблицы:

Выполнить запись во внедренную таблицу:

Читать из внешней таблицы:

Выполнить запись во внешнюю таблицу:

GoExcel.CurrentCellValue, GoExcel.CellValue

Выполняется чтение или запись в ячейку с определенным адресом в таблицу после использования функции GoExcel.CellValue или GoExcel.Open . Эта функция использует ранее открытый файл и лист.

Синтаксис

GoExcel.CellValue(«номер_ячейки») (без указания имен файла и листа)

Адрес ячейки или именованный диапазон значения ячейки, из которой следует выполнить чтение или которое следует записать в текущую таблицу.

Возвращаемый результат

Значение ячейки по заданному номеру ячейки.

Ошибки

  • Отсутствие назначения при возникновении ошибки
  • Отображается сообщение об ошибке

Примеры

Читать последовательность ячеек из одной таблицы:

Записать в последовательность ячеек в документе электронной таблицы:

GoExcel.NameRangeValue

Используется аналогично функции CellValue . Вместо адреса ячейки укажите именованный диапазон, определенный в книге Excel. В качестве имени необходимо использовать имя внутри книги Excel, а диапазон должен быть ограничен одной ячейкой. Можно вызвать именованные диапазоны внутри диапазона книги Excel, используя стандартный синтаксис CellValue, указав вместо адреса ячейки имя.

Используйте GoExcel.CellValue или GoExcel.Open , чтобы открыть файл Excel до использования NamedRangeValue в правиле.

Синтаксис

GoExcel.Open

Открывает указанную таблицу Excel и может использоваться для активизации именованного листа. Затем можно использовать такие функции, как GoExcel.FindRow и GoExcel.CellValue , чтобы извлечь сведения из листа или изменить его.

Синтаксис

См. раздел «Задание файла Excel».

Имя листа в документе Excel, который необходимо активизировать. В качестве листа можно указать любой существующий лист.

Возвращаемый результат

Ошибки

Не удалось найти файл Excel.

Примеры

Если имя листа не задано, предполагается, что он называется «Лист1».

Также можно указать и другой лист.

GoExcel.Save

Сохраняет текущий документ Excel. Используйте эту функцию, если ячейки были изменены в результате применения функций GoExcel.CellValue или GoExcel.CurrentCellValue .

Возвращаемый результат

Ошибки

Пример

GoExcel.CellValues

Эта функция предназначена для выполнения двух задач:

  • считывает значения ячеек указанного диапазона в таблице Excel и назначает их списку значений,
  • извлекает значения из списка значений и записывает их в ячейки указанного диапазона в таблице Excel.

Чтение из таблицы Excel

Чтение из вертикально ориентированного диапазона ячеек. Функция считывает значения, начиная с первой ячейки, и продолжает двигаться вниз до достижения второй ячейки, указанной для функции:

Если вместо адреса второй ячейки указана пустая строка («»), чтение начинается с ячейки с первым адресом и продолжается вниз до достижения первой пустой ячейки:

Чтение из горизонтально ориентированного диапазона ячеек:

Если на таблицу уже ранее была ссылка в правиле, то можно опустить имя файла и листа:

Запись в таблицу Excel

Запись в вертикально ориентированный диапазон ячеек. Функция записывает значения, начиная с первой ячейки, и продолжает двигаться вниз до достижения второй ячейки, указанной для функции:

Запись в вертикально ориентированный диапазон ячеек. Если вместо адреса второй ячейки указана пустая строка («»), iLogic использует столько ячеек, сколько окажется необходимым для записи всех значений списка:

Запись значений в горизонтально ориентированный диапазон ячеек:

Если на таблицу уже ранее была ссылка в правиле, то можно опустить имя файла и листа:

GoExcel.Close

Закрывает текущую таблицу Excel.

GoExcel.TitleRow

Используется до функции GoExcel.FindRow для указания номера строки в таблице, в которой содержатся имена столбцов. Номер строки по умолчанию: 1. Измените это значение, если до строки с именами столбцов имеются дополнительные строки.

Пример

GoExcel.FindRowStart

Используется до функции GoExcel.FindRow для задания номера первой строки таблицы, содержащей данные. Номер строки по умолчанию: 2.

Синтаксис

Строка, в которой начинаются данные.

Примеры

Значение по умолчанию «2» означает, что данные начинаются во второй строке, которая следует после одной строки заголовка:

Если для заголовка использовано две строки, добавьте к правилу следующий оператор перед оператором, содержащим GoExcel.FindRow :

GoExcel.ChangeSourceOfLinked

Предоставляет доступ к правилам iLogic из операции смены источника.

Эта функция используется для замены текущей таблицы Excel, на которой основана модель, другой таблицей. После этого размеры модели задаются на основе значений, содержащихся в новой таблице.

Синтаксис

changeOK = GoExcel.ChangeSourceOfLinked(partialOldName, newName)

Часть имени заменяемой таблицы.

partialOldName может быть пустой строкой «» , тогда команда относится к первому связанному файлу Excel. Часто у детали или сборки есть только один файл Excel.

Полное имя новой таблицы, которое может быть абсолютным или относительным именем файла.

Пример

GoExcel.Tolerance

Используется в сочетании с функцией GoExcel.FindRow для поиска значения, принадлежащего заданному диапазону, а не точного значения. Значение допуска по умолчанию составляет 0,0000001 и не зависит от единиц измерения документа.

Синтаксис

Задайте более высокое значение допуска, чтобы расширить диапазон приемлемых значений.

Пример

Оператор поиска используется следующим образом:

Этот оператор аналогичен следующей операции поиска без допуска:

GoExcel.DisplayAlerts

Подавляет отображение диалоговых окон Excel с запросами.

Синтаксис

Отображать запросы Microsoft ® Excel (по умолчанию).

Не отображать запросы Excel.

GoExcel.Application

Предоставляет доступ к объекту приложения Excel. Используйте эту функцию только при достаточном опыте работы с интерфейсом Excel сом. До использования этой функции в правиле вызовите другую функцию GoExcel для инициализации приложения.

Функция внедрить в excel

Информацию, созданную в различных программах пакета Office, можно использовать во всех этих программах. Это означает, что данные, созданные в рабочей книге Excel, могут быть скопированы в документ Word. Это значительно упрощает создание, например, годовых и ведомственных отчетов. Данные можно связать или внедрить. Связанные данные всегда более достоверны, чем внедренные, поскольку они автоматически обновляются при обновлении связанного документа.

Чтобы создать связь с другим файлом:

Откройте исходный файл и какие-либо файлы, содержащие информацию, которую вы хотите связать.

Выделите информацию в исходном файле.

Нажмите вкладку Главная

Нажмите кнопку Колировать.

Щелкните кнопкой мыши в месте вставки в конечном файле, содержащем связываемые данные.

Нажмите стрелку кнопки Вставить и выберите Вставить связь.

Чтобы внедрить новый объект:

Нажмите вкладку Вставка.

Нажмите кнопку Объект

Выберите вкладку Новый.

Выберите тип объекта, который вы хотите вставить.

Выполните действия, необходимые для вставки объекта.

Действия будут меняться в зависимости от типа объекта.

Чтобы внедрить или связать существующий объект:

Нажмите вкладку Вставка

Нажмите кнопку Объект.

Выберите вкладку Из файла.

Нажмите кнопку Обзор, найдите и выберите файл, который вы хотите связать, а затем нажмите Открыть

Чтобы создать связь с объектом, отметьте окно Связь с файлом.

В некоторых случаях вы захотите консолидировать данные нескольких рабочих листов или рабочих книг в одной рабочей книге, вместо того чтобы просто связывать исходные данные. Например, для каждого департамента вашей организации разрабатывается отдельный бюджет. Вы можете объединить, или консолидировать итоговые значения по департаментам, чтобы создать бюджет организации. Если бюджеты департаментов составлены согласно единому принципу и итоговые значения в них выведены в одних и тех же ячейках, вы сможете легко консолидировать эти данные и вам не придется вводить информацию повторно. Если данные в отдельных рабочих книгах изменятся, данные консолидированного рабочего листа или рабочей книги тоже всегда будут точными.

Чтобы консолидировать данные из других рабочих листов или рабочих книг:

Откройте все рабочие книги, содержащие данные, которые вы хотите консолидировать.

Откройте или создайте рабочую книгу, которая будет содержать консолидированные данные.

Выделите конечный диапазон.

Нажмите вкладку Данные.

Нажмите кнопку Консолидация в группе Работа с данными.

Нажмите стрелку списка Функция, а затем выберите функцию, которую вы хотите использовать для консолидации данных.

Введите расположение данных, которые следует консолидировать, или нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно, а затем выделите ячейки, которые необходимо консолидировать.

Нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно

Нажмите Добавить, чтобы добавить ссылку на список консолидируемых диапазонов.

Повторяйте действия с 7-го по 9-е до тех пор. пока не перечислите все консолидируемые ссылки.

Отметьте окно Создавать связи с исходными данными

Связь может быть просто ссылкой на ячейку в другом рабочем листе или может быть частью формулы. Вы можете связать ячейки в рамках одной рабочей книги или между различными рабочими книгами. Связываемые данные ячеек называются исходными данными. Ячейка или диапазон, связанный с исходными данными, называется конечной ячейкой или конечным диапазоном. Если вы больше не хотите связывать обновляемые данные, вы можете легко разорвать связь. Создайте связи вместо того, чтобы вводить аналогичные данные. Это позволит вам сэкономить время и обеспечит корректность данных.

Чтобы создать связь между рабочими листами или рабочими книгами:

Выделите ячейку или диапазон, содержащий исходные данные.

Нажмите вкладку Главная.

Нажмите кнопку Копировать.

Нажмите вкладку листа, данные которого вы хотите связать.

Выделите конечную ячейку или конечный диапазон.

Нажмите кнопку Вставить.

Нажмите кнопку Параметры вставки, а затем выберите Вставить связь

Внедрение и связывание при вставке из буфера обмена

Данные, скопированные в буфер обмена из исходного приложения, представляются, как правило, в нескольких форматах. Если вы выберете команду Специальная вставка (Paste Special) в Excel (или в другом приложении), в диалоговом окне Специальная вставка вы сможете выбрать любой из тех форматов буфера обмена, с которыми Excel (или другое приложение) умеет работать. Рассмотрим пример, иллюстрирующий этот процесс.

Читать еще:  Формулы эксель с примерами

Исходными данными в примере является слайд Microsoft PowerPoint. На рис. 21.2 представлено меню Вид (View) программы Папка обмена (ClipBook Viewer) с форматами, в которых приложение PowerPoint поместило свой объект в буфер обмена. (Программу Папка обмена (clipbrd.exe) можно запустить на выполнение командой Windows Выполнить.) Форматы Рисунок (Picture) и Расширенный метафайл (Enhanced Metafile) — это стандартные представления, с которыми в состоянии работать Папка обмена. Все форматы с затененными названиями, перечисленные ниже пункта Расширенный метафайл, доступны в приложениях-получателях, но сама программа Папка обмена не способна их воспроизвести.

Аналогично, если в Excel выбрать команду Специальная вставка в то время, когда этот слайд PowerPoint находится в буфере обмена, вы увидите обозначения форматов, доступных в Excel. В данном примере, как показано на рис. 21.3, на ваш выбор предоставляются шесть вариантов.

Во многих случаях формат, указанный первым в диалоговом окне Специальная вставка, является форматом по умолчанию, то есть применяемым по команде Вставить (Paste) или при нажатии клавиш Ctrl+V. Обычно форматом по умолчанию оказывается тот, который позволяет внедрить в Excel данные из буфера обмена. Если вам нужна уверенность, не полагайтесь на стандартное поведение программ, а применяйте команду Специальная вставка вместо Вставка.

Рис. 21.2. Приложение PowerPoint поместило слайд в буфер обмена в различных форматах, но только два из них понимаются программой Папка обмена

Рис. 21.3. Excel позволяет вставить слайд PowerPoint только в шести форматах из всех поддерживаемых PowerPoint

Форматы из списка в диалоговом окне Специальная вставка, содержащие слово Объект, подразумевают, что при их выборе данные из буфера обмена будут внедрены. Для всех остальных случаев выполняется статическая вставка. Если вы не знаете, что собой представляет данный формат, выделите его обозначение в списке и прочитайте текст описания, приведенный в разделе Результат.

Если в буфере обмена находится растровый рисунок и вы выберете в Excel команду Специальная вставка, а затем — Графический объект MS Office (Bitmap Image Object), программа поместит на лист рисунок, вместо того чтобы внедрить растровый объект, — его нельзя будет изменять в родном приложении. (Это поведение присуще ряду версий Excel.) Чтобы внедрить растровый рисунок, выберите в меню Вставка (Insert) команду Объект (описанную позже в этой главе) вместо команды Специальная вставка.

В диалоговом окне Специальная вставка (см. рис. 21.3) имеется две кнопки переключателя, Вставить (Paste ) и Связать (Paste Link). Если выбрано положение Связать, Excel отобразит исходные данные в любом выбранном вами формате, а также создаст связь с источником.

Связанные данные (как и внедренные) Excel рассматривает в качестве объекта. На рис.

21.4 показан фрагмент текста, вставленный из Word как связанный объект. Но вместо формулы с функцией ВНЕДРИТЬ, которая создается для внедренного объекта (см. рис.

21.1), Excel создает формулу внешней ссылки, подобную формуле для ссылки на ячейку

из другой книги Excel. Вдобавок к обычным белым маркерам у связанного объекта появляется еще зеленый маркер вращения, позволяющий произвольно изменять наклон блока с текстом.

Рис. 21.4. При связывании данных Excel создает формулу внешней ссылки, аналогичную формуле ссылки на ячейку из другой книги

Кнопка Связать в диалоговом окне Специальная вставка доступна не для всех поддерживаемых Excel форматов. Если она затенена для нужных вам данных и форматов, попробуйте вместо команды Специальная вставка использовать команду Объект меню Вставка. Дополнительная информация приведена в разделе «Внедрение и связывание при помощи команды Объект».

Как уже говорилось, если вы внедряете или связываете данные в формате, который не является стандартным для Excel, то объект будет представлен в виде значка. Кроме того, в некоторых случаях вам может понадобиться такое представление и тех данных,

которые Excel способен отобразить. Подстановка значка вместо данных удобна в том случае, когда вы хотите предоставить пользователю вашего документа Excel доступ к внешней информации, но так, чтобы она не отвлекала его внимание. Значок занимает не много места на листе, и рядом с ним нетрудно поместить поясняющую надпись.

Для того чтобы связать или внедрить данные, вставляемые из буфера обмена, и представить их в виде значка, воспользуйтесь командой Специальная вставка, выберите нужный формат и установите флажок В виде значка (Display As Icon). Заметьте, что этот флажок доступен не для всех форматов.

Внедрение и связывание при помощи команды Объект

Команда Объект меню Вставка предоставляет возможность внедрить объект, которого нет в буфере обмена. Как показано на рис. 21.5, диалоговое окно Вставка объекта (Object) включает в себя две вкладки, Новый (Create New) и Из файла (Create From File). Вкладка Новый используется для создания объекта с нуля с последующим его внедрением. Вкладка Из файла позволяет внедрить или связать содержимое существующего файла.

Рис. 21.5. С помощью команды Объект меню Вставка вы можете создавать внедряемые объекты, а также связывать или внедрять различные файлы

Список на вкладке Новый содержит хорошо вам знакомые типы объектов, такие как Точечный рисунок и Документ Microsoft Word, а также имена OLE-серверов (приложений, поддерживающих интерфейс OLE), установленных в вашей системе. После выбора типа объекта и нажатия кнопки ОК Excel запустит приложение, связанное с этим типом документа. Если приложение поддерживает редактирование по месту, меню (за исключением меню Файл) и панели инструментов Excel замещаются аналогами из этого

приложения, позволяя создавать объект непосредственно на рабочем листе. Приложение, не поддерживающее редактирование по месту, открывается в отдельном окне. После создания объекта вы можете вставить его в рабочий лист командой из меню Файл этого приложения.

Предположим, что вы хотите внедрить в документ Excel звуковое примечание. Это можно сделать по-разному, но мы поступим так:

1. В меню Вставка выберите команду Объект.

2. На вкладке Новый выберите элемент Звукозапись (Wave Sound) и нажмите кнопку ОК. Excel запустит программу Звукозапись (Sound Recorder) или другое приложение, которое у вас связано с типом объекта Звукозапись.

3. Наговорите примечание в программе Звукозапись.

4. В меню Файл этой программы выберите команду Выход и возврат в Книга1 (Exit & Return To Bookl), если Кпига1 ваша открытая книга в Excel.

Имена OLE-серверов на вкладке Новый представляют приложения, единственное предназначение которых заключается, в создании внедряемых объектов. Если вы выберете, например, Элемент управления Календарь 11 (Calendar Control 11.0), Excel отобразит на листе календарь. Если вы выберете Microsoft Equation 3.0, откроется программа Редактор формул (Microsoft Equation Editor), которая позволит вам создать и внедрить в лист Excel в качестве объекта математическое, химическое или другое техническое выражение. Как видно на рис. 21.6, Редактор формул поддерживает редактирование по месту. Программа замещает меню Excel и отображает свою панель инструментов для работы с палитрами специальных символов.

Рис. 21.6. Команда Объект меню Вставка предоставляет в ваше распоряжение возможности Редактора формул и других OLE-серверов

На вкладке Из файла диалогового окна Вставка объекта вы можете ввести имя файла или нажать кнопку Обзор (Browse), чтобы найти нужный файл. Для внедрения файла нажмите кнопку ОК. Чтобы создать связь с файлом, установите флажок Связь с файлом (Link To File). Если вы хотите представить внедренный или связанный объект в виде значка, установите флажок В виде значка (Display As Icon).

Вкладка Из файла позволяет внедрить или связать любой файл с документом Excel. В случае внедрения файла, тип которого отсутствует на вкладке Новый, формула ВНЕДРИТЬ будет содержать ссылку на приложение Упаковщик объектов (Windows Packager), аналогично рис. 21.7. Это приложение (packager.exe) помещает внедренный файл в специальную «оболочку». При двойном щелчке на внедренном объекте упаковщик открывает файл, совершая действие, эквивалентное двойному щелчку на ярлыке файла в окне Проводника. Если файл связан с приложением, он будет открыт в контексте этого приложения. В противном случае появится диалоговое окно Выбор программы (Run With), где вы можете выбрать инструмент для открытия файла.

Рис. 21.7. В лист Excel допускается вложение файла любого типа. Если файл не связан с приложением OLE, Windows создаст упакованный объект

Вкладывание исполняемых файлов в документ

При помощи команды Объект из меню Вставка вы можете поместить на рабочем листе значок, который будет запускать другую программу. Для этого просто укажите исполняемый файл программы на вкладке Из файла. Заметьте, что исполняемый файл вставляется целиком, и если вы внедрите такую программу, как PowerPoint, то в результате получите документ Excel размером больше мегабайта.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Похожие статьи

Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации
×
×
Adblock
detector