Автозаполнение формул в excel

Автозаполнение формулами

Основные понятия Excel

Рис. 1 Окно Excel

Создаваемые в Excel файлы называются Рабочими книгами и имеют расширение .xls (.xlt – шаблоны). Рабочая книга состоит из нескольких листов. Каждый лист имеет свое имя, которое отображается на ярлычке. Переход на другой лист – щелчок ЛКМ (левой копкой мыши) на ярлычке листа. Чаще всего используются листы следующих типов:

· Рабочий лист – самый распространенный, его обычно имеют в виду, говоря об электронной таблице, содержит 256 столбцов и 65536 строк. В рабочей книге может быть до 216 рабочих листов. Может содержать диаграммы и объекты (внедренные либо связанные).

· Лист диаграмм – на нем можно строить диаграммы с помощью мастера диаграмм.

На приведенном выше рисунке 1 отмечено:

1 – поле имени — адрес активной (текущей) ячейки;

2 – строка формул или вводимой информации;

3 – заголовки столбцов;

4 –активная (текущая) ячейка;

5 – заголовки строк;

6 – активный (текущий) лист книги;

7 – строка состояния.

Создать рабочую книгу можно тремя способами:

Меню Файл – Создать; пиктограмма на панели Стандартная; клавиатура: Ctrl+N.

Открыть существующую рабочую книгу – аналогично и Ctrl+O.

Сохранить рабочую книгу: Файл – Сохранить; пиктограмма; Ctrl+S, Shift+F12. Если книга сохранялась ранее, то будет сохранена под тем же именем. При первом сохранении появится диалоговое окно (то же, если воспользоваться командой Сохранить как…).

Закрыть рабочую книгу можно: меню Файл – Закрыть; Ctrl+F4, Ctrl+W.

Удалить файл можно в диалоговом окне Открытие документа, вызвав контекстное меню файла и выбрав Удалить.

Основную часть окна приложения занимает рабочий лист, разделенный на отдельные ячейки. Переход от одного листа к другому осуществляется кнопками прокрутки ярлычков. Если нажать на них правой кнопкой мыши, получите список всех листов.

Рабочие листы можно переименовывать, копировать, перемещать, удалять и скрывать. Это делается через контекстное меню ярлычка каждого листа. (Контекстное меню открывается щелчком правой кнопки мыши на ярлычке).

В ячейке могут находиться число, текст или формула, с помощью которой осуществляются вычисления, относящиеся к одной или нескольким ячейкам. Ячейки можно копировать, перемещать, изменять их содержимое. При изменении содержимого ячейки происходит автоматический пересчет содержимого всех ячеек, использующих в формулах измененную ячейку. На основе групп ячеек создаются диаграммы, сводные таблицы и карты. Группа ячеек называется диапазоном или интервалом.

Несколько способов выделения диапазона:

1. Щелкнуть угловую ячейку диапазона и перетащить указатель мыши на диагонально противоположную ячейку.

2. Щелкнуть ЛВ (левую верхнюю) ячейку, затем Shift+ПН (правую нижнюю) ячейку.

3. Выделение целого столбца (строки) – щелкнуть на заголовке столбца (строки).

4. Ctrl+Пробел и Shift+Пробел выделяют текущий столбец и строку соответственно.

5. Весь рабочий лист выделяется Ctrl+A или безымянной серой кнопочкой в ЛВ углу (на пересечении заголовков строк и столбцов).

6. Группа несмежных диапазонов выделяется последовательно. Чтобы избежать отмены предыдущего выделения, при каждом последующем выделении надо удерживать нажатой клавишу Ctrl.

7. Рабочие листы выделяются по ярлычкам (группа – через Shift или Ctrl).

Содержимое диапазона ячеек можно удалять, перемещать и копировать всеми обычными способами.

На активном рабочем листе одна ячейка является активной (выделенной). Она обрамлена черной рамкой. Перемещение ее по листу осуществляется клавишами-стрелками. На активном листе ячейка определяется своим адресом (А7), на неактивном – именем листа и ее адресом на листе:

Лист1!В5 или [Пример1.xls]Лист1!$А$2.

Обратите внимание, что после имени рабочего листа ставится восклицательный знак, а имя рабочей книги заключается в квадратные скобки.

Можно адресовать ячейку по имени. Адрес или имя активной ячейки выводится в поле имен. Для присвоения имени активной ячейке надо выполнить следующие действия: меню Вставка – Имя – Присвоить. В диалоговом окне Присвоить имя введите новое имя ячейки.

Абсолютная адресация устанавливает адрес ячейки независимо от положения формулы. Записывается как $A$2. Имя ячейки равносильно абсолютной адресации!

Ввод данных.

Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Содержимое строки формул всегда соответствует содержимому текущей ячейки. Вводимые данные отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу ENTER на клавиатуре. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу Delete. Если необходимо отредактировать содержимое заполненной ячейки, нажимаем клавишу F2 или дважды щелкаем эту ячейку.

Работа с внешним видом и типами данных осуществляется через меню Формат – Ячейки…, которое открывает диалоговое окно Формат ячейки. Оно содержит следующие вкладки:

Число. Здесь выбирается тип числового формата содержимого ячейки (числовой, денежный, дата, время, текстовый, дробный и т.д.). Многие из них требуют ввести дополнительные параметры (чаще всего – число десятичных знаков).

Выравнивание. Позволяет установить параметры выравнивание по горизонтали и по вертикали, поле Отображение позволяет включить флажки Переносить по словам, Автоподбор ширины и Объединение ячеек. Поле Ориентация позволяет поворачивать содержимое ячейки от –90 до 90 градусов.

Шрифт – выбор шрифта, начертания, размера, цвета, эффектов (почти как в Word Формат – Шрифт).

Граница. Позволяет установить все или часть границ и выбрать тип и цвет линии.

Вид – выбор цвета фона и узор ячейки.

Защита – позволяет защитить содержимое ячейки от изменений и скрыть формулу. Защита устанавливается только после того, как установлена защита листа (меню Сервис – Защита – Защитить лист).

Удаление ячейки, строки, столбца – меню Правка – Удалить. Появляется диалоговое окно с запросом, как именно это надо сделать. После выбора выделенная ячейка, строка, столбец удаляются. В меню Правка есть команда Удалить лист. При ее использовании вся информация с удаляемого листа теряется.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа «=» (знака равенства)!

При работе в Excel применяются следующие разделители:

· разделитель элементов списка — точка с запятой;

· разделитель целой и дробной части числа – запятая;

· разделитель групп разрядов («тысяч») – пробел;

· обозначение денежной единицы — р. (рубль).

Ввод формул

Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается только текущий результат вычисления этой формулы. Чтобы увидеть саму формулу, а не результат ее работы, надо выделить ячейку (сделать ее активной) и посмотреть на запись, которая отображается в строке формул. Можно через меню Сервис – Параметры – Вид – Параметры окна – формулы отобразить во всех ячейках, содержащих формулы, не результаты вычислений, а сами формулы.

Ввод формул осуществляется либо путем прямого набора с клавиатуры, либо выбором нужной функции с последующим установлением аргументов через Мастер функций. При вводе с клавиатуры любая формула начинается со знака равно (=). Аргументами функции являются адреса ячеек (диапазонов, диапазонов и ячеек и т.д.).

Приоритетность действий слегка отличаются от принятых в математике. Первыми выполняются операции связи (: — диапазон и ; — объединение ячеек). Второй уровень имеют арифметические действия (+ — * / % ^). Между собой они взаимодействуют обычным образом. Третий уровень – текстовые операции (объединение, выделение и т.д.). Последними выполняются операции сравнения. Между собой они равноправны и выполняются слева направо.

Читать еще:  Деление формула эксель

Если формула сложная, имеет смысл создавать ее с помощью Мастера функций. Он вызывается либо Вставка – Функция, либо через пиктограмму Вставка функции в строке формул.

Мастер функций состоит из двух последовательных шагов. Шаг 1 – выбор функции. В поле Категория выбирается нужный раздел функций. В поле Функция выбирается конкретная функция данной категории. Переход ко второму шагу осуществляет кнопка ОК. Шаг 2. Во втором окне задаются необходимые аргументы для работы функции. Нажатие ОК запускает вычисления.

Если необходимо размножить формулу на всю строку или столбец выделяется ячейка с формулой, левой клавишей мыши за маркер заполнения граница области растягивается в нужном направлении.

По умолчанию Excel создает в формулах относительные ссылки на адреса ячеек. Это значит, что при копировании ссылки изменяются в соответствии с новым положением формулы. При перемещении формул все относительные ссылки изменяются так, чтобы сохранились прежние связи.

Автоматизация ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel предоставляет средства для автоматизации ввода. К числу предоставляемых средств относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

Автозавершение

Для автоматизации ввода текстовых данных используется метод автозавершения. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся

В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши ENTER подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

Автозаполнение числами

При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик — это маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши (обычно имеет вид толстого белого креста), он приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. Если ячейка содержит число (в том числе дату или денежную сумму), то при перетаскивании маркера происходит, либо копирование ячеек (если была выделена одна ячейка), либо их заполнение данными по закону арифметической прогрессии.

Заполнение прогрессией.Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует дать команду Правка — Заполнить -Прогрессия. В диалоговом окне Прогрессия выбирается Расположение (по строкам, по столбцам), Тип (арифметическая, геометрическая, по датам, автозаполнение). Единицы (только если тип Даты – день, рабочий день, месяц, год), задается предельное значение и Шаг (возможно автоматическое определение шага). После щелчка на кнопке ОК программа Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными правилами.

Автозаполнение формулами

Эта операция выполняется так же, как автозаполнение числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, а абсолютные ссылки остаются без изменений.

В таблице 1 приведены правила обновления ссылок при автозаполнении вдоль строки или вдоль столбца.

Таблица 1. Правила обновления ссылок при автозаполнении.

Автозаполнение ячеек в Microsoft Excel

Мало кому понравится долго и монотонно вводить одинаковые или однотипные данные в таблицу. Это довольно скучная работа, забирающая большое количество времени. В программе Excel имеется возможность автоматизировать ввод таких данных. Для этого предусмотрена функция автозаполнения ячеек. Посмотрим, как она работает.

Работа автозаполнения в Эксель

Автозаполнение в Microsoft Excel осуществляется с помощью специального маркера заполнения. Для того, чтобы вызвать этот инструмент нужно навести курсор на нижний правый край любой ячейки. Появится небольшой черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Нужно просто зажать левую кнопку мыши и потянуть в ту сторону листа, где вы хотите заполнить ячейки.

То, как будут заполняться ячейки, уже зависит от того типа данных, который находится в исходной ячейке. Например, если там будет обычный текст в виде слов, то при перетягивании с помощью маркера заполнения производится его копирование в другие ячейки листа.

Автозаполнение ячеек числами

Чаще всего автозаполнение используется для ввода большого массива чисел, которые следуют по порядку. Например, в определенной ячейке стоит цифра 1, а нам нужно пронумеровать ячейки от 1 до 100.

  1. Активируем маркер заполнения и проводим им вниз на необходимое количество ячеек.

Но, как видим, во все ячейки скопировалась только единица. Кликаем на значок, который находится снизу слева от заполненной области и называется «Параметры автозаполнения».

  • В открывшемся списке устанавливаем переключатель в пункт «Заполнить».
  • Как видим, после этого весь нужный диапазон заполнился числами по порядку.

    Но можно сделать ещё проще. Вам не нужно будет вызывать параметры автозаполнения. Для этого, когда тянете маркер заполнения вниз, то кроме зажатой левой кнопки мыши, нужно зажать ещё кнопку Ctrl на клавиатуре. После этого, заполнение ячеек числами по порядку происходит сразу же.

    Существует также способ сделать автозаполнения ряда прогрессии.

      Вносим в соседние ячейки два первых числа прогрессии.

    Выделяем их. С помощью маркера заполнения вносим данные в другие ячейки.

  • Как видим, создается последовательный ряд чисел с заданным шагом.
  • Инструмент «Заполнить»

    В программе Excel есть также отдельный инструмент, которые называется «Заполнить». Расположен он на ленте во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Редактирование».

      Заносим данные в любую ячейку, а затем выделяем её и диапазон ячеек, который собираемся заполнить.

    Жмем на кнопку «Заполнить». В появившемся списке выбираем то направление, в которои следует заполнить ячейки.

  • Как видим, после этих действий данные из одной ячейки были скопированы во все остальные.
  • С помощью данного инструмента можно также заполнить ячейки прогрессией.

      Заносим число в ячейку и выделяем диапазон ячеек, который будет заполняться данными. Жмем на кнопку «Заполнить», а в появившемся списке выбираем пункт «Прогрессия».

  • Открывается окно настройки прогрессии. Здесь нужно произвести ряд манипуляций:
    • выбрать расположение прогрессии (по столбцам или по строкам);
    • тип (геометрическая, арифметическая, даты, автозаполнение);
    • установить шаг (по умолчанию он равен 1);
    • установить предельное значение (необязательный параметр).

    Кроме того, в отдельных случаях, устанавливаются единицы измерения.

    Когда все настройки внесены, жмем на кнопку «OK».

  • Как видим, после этого весь выделенный диапазон ячеек заполняется согласно установленными вами правилами прогрессии.
  • Автозаполнение формулами

    Одним из основных инструментов Excel являются формулы. При наличии в таблице большого числа одинаковых формул можно также воспользоваться функцией автозаполнения. Суть не меняется. Нужно тем же способом маркера заполнения скопировать формулу в другие ячейки. При этом, если в формуле содержатся ссылки на другие ячейки, то по умолчанию при копировании таким способом координаты их меняются по принципу относительности. Поэтому, такие ссылки называют относительными.

    Если вы хотите, чтобы при автозаполнении адреса стали фиксированными, то нужно в исходной ячейке перед координатами строк и столбцов поставить знак доллара. Такие ссылки называются абсолютными. Затем, производится обычная процедура автозаполнения с помощью маркера заполнения. Во всех заполненных таким способом ячейках формула будет абсолютно неизменная.

    Автозаполнение другими значениями

    Кроме того, в программе Excel предусмотрено автозаполнение другими значениями по порядку. Например, если вы введете какую-нибудь дату, а затем, воспользовавшись маркером заполнения, выделите другие ячейки, то весь выбранный диапазон окажется заполненный датами в строгой последовательности.

    Читать еще:  Как делать впр в excel для чайников

    Точно так же, можно произвести автозаполнение по дням недели (понедельник, вторник, среда…) или по месяцам (январь, февраль, март…).

    Более того, если в тексте будет любая цифра, то Эксель распознает её. При использовании маркера заполнения произойдет копирование текста с изменением цифры по нарастающей. Например, если вы запишите в ячейку выражение «4 корпус», то в других ячейках, заполненных с помощью маркера заполнения, это название преобразится в «5 корпус», «6 корпус», «7 корпус» и т.д.

    Добавление собственных списков

    Возможности функции автозаполнения в Excel не ограничивается определенными алгоритмами или предустановленными списками, такими как, например, дни недели. При желании пользователь может в программу добавить свой личный список. Тогда, при записи в ячейку любого слова из элементов, которые находятся в перечне, после применения маркера заполнения, данным списком будет заполнен весь выделенный диапазон ячеек. Для того, чтобы добавить свой список, нужно выполнить такую последовательность действий.

      Делаем переход во вкладку «Файл».

    Переходим в раздел «Параметры».

    Далее, перемещаемся в подраздел «Дополнительно».

    В блоке настроек «Общие» в центральной части окна жмем на кнопку «Изменить списки…».

    Открывается окно списков. В левой его части расположены уже имеющиеся списки. Для того, чтобы добавить новый список записываем нужные слова в поле «Элементы списка». Каждый элемент должен начинаться с новой строки. После того, как все слова записаны, жмем на кнопку «Добавить».

    После этого, окно списков закроется, а при повторном его открытии пользователь сможет увидеть те элементы, которые он добавлял уже в окне активных списков.

  • Теперь, после того, как вы в любую ячейку листа внесете слово, которое являлось одним из элементов добавленного списка, и примените маркер заполнения, выделенные ячейки будут заполнены символами из соответствующего списка.
  • Как видим, автозаполнение в Экселе является очень полезным и удобным инструментом, который позволяет значительно сэкономить время на добавлении одинаковых данных, повторяющихся списков, и т.д. Преимуществом этого инструмента является и то, что он настраиваемый. В него можно вносить новые списки или изменять старые. Кроме того, с помощью автозаполнения можно произвести быстрое заполнение ячеек различными видами математических прогрессий.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Как легко сделать автозаполнение в Excel

    Как включить / выключить функцию автозаполнения Excel

    Параметр автозаполнения в Microsoft Excel будет автоматически заполнять данные при вводе. Вы можете отключить или включить автозаполнение в любое время.

    Когда вы должны и не должны использовать автозаполнение?

    Эта функция полезна при вводе данных в таблицу, которая содержит много дубликатов. Когда автозаполнение включено, когда вы начинаете печатать, он автоматически заполняет остальную информацию из окружающего контекста, чтобы ускорить ввод данных.

    Допустим, вы вводите одно и то же имя, адрес или другую информацию в несколько ячеек. Без автозаполнения вам пришлось бы перепечатывать данные или копировать и вставлять их снова и снова, что тратит время.

    Например, если вы набрали «Иван Петров» в первой ячейке, а затем много других в следующих, например «Света» и «Степан», вы можете снова набрать «Иван Петров» намного быстрее, просто набрав «И» и затем нажмите Enter, чтобы Excel автоматически набрал полное имя.

    Тем не менее, автозаполнение не всегда хорошая функция. Если вам не нужно ничего дублировать, он все равно будет автоматически предлагать это каждый раз, когда вы начнете печатать что-то, что имеет ту же первую букву, что и предыдущие данные, что часто может быть скорее неприятностью, чем помощью.

    Включить / отключить автозаполнение в Excel

    Действия по включению или отключению автозаполнения в Microsoft Excel различаются в зависимости от используемой версии:

    В EXCEL 2019, 2016, 2013 И 2010

    1. Перейдите в меню «Файл» > «Параметры».
    2. В окне параметров Excel откройте Advanced слева.
    3. В разделе «Параметры редактирования» включите или отключите параметр «Включить автозаполнение» для значений ячеек в зависимости от того, хотите ли вы включить или отключить эту функцию.
    4. Нажмите OK, чтобы сохранить изменения и продолжить использование Excel.

    В EXCEL 2007

    Нажмите кнопку Office .

    Выберите «Параметры Excel», чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Excel».

    Выберите Advanced на панели слева.

    Установите флажок рядом с полем « Включить автозаполнение для значений ячеек», чтобы включить или отключить эту функцию.

    Выберите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться к рабочему листу.

    В EXCEL 2003

    Перейдите в Инструменты > Параметры в строке меню, чтобы открыть диалоговое окно Параметры .

    Выберите вкладку «Редактировать ».

    Включите / выключите автозаполнение с помощью флажка рядом с параметром Включить автозаполнение для значений ячеек.

    Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения и вернуться на рабочий лист.

    Автозаполнение данных и формул

    1. Если ввести в ячейку A1 какое — либо число, подвести указатель мыши к маркеру заполнения (черный квадратик в нижнем правом углу ячейки) и удерживая левую кнопку мыши тянуть его вниз, то данные из ячейки A1 появятся на всем диапазоне, который Вы выделили маркером;

  • Для того чтобы создать последовательность типа 1,2,3…. Надо ввести единицу, а затем тянуть за маркер автозаполнения удерживая не только левую кнопку мыши, но и клавишу CTRL;
  • Введя в A1 – «1», а в A2 –«2», выделив их и перетягивая вниз за маркер заполнения мы получим последовательность 1,2,3,4,…, а дополнительно нажав на CTRL создадим чередующую последовательность
    1,2,1,2….;
  • Если после автозаполнения нажать на иконку, которая появится в правом нижнем углу, то можно заполнить изменять вид наполнения ячеек (например: только форматирование без значений, или наоборот);

  • Если при автозаполнении удерживать не левую, а правую клавишу, то откроется дополнительное меню в котором сможете более гибко настроить этот инструмент. Например, построить даты по рабочим дням;
  • Заполнить одинаковыми данными целый столбец проще простого, если до этого уже создавался подобный столбец слева. (пусть даже с другими значениями).
    Вводим значение в первую строку и дважды щелкаем левой кнопкой мыши по маркеру. Ячейки заполнятся самостоятельно ровно на столько же строк, сколько их в первом столбце;

  • Для того, чтобы добавить n-ное количество строк, надо установить курсор на ячейку, под которой Вам необходимо пополнение. Подводим курсор мыши к маркеру автозаполнения. После этого нажимаем SHIFT, что преобразит маркер в фигуру с двумя направленными стрелками. Теперь удерживая левую кнопку мыши тянем курсор вниз, на то количество строк,
    которое нам необходимо вставить (при этом не отпускайте клавишу SHIFT);
  • Все знают, что если выделить две ячейки с числами и тянуть их на другие ячейки, то выстроится вереница чисел в арифметической прогрессии.
    Но оказывается, возможности эксель не ограничиваются одной только арифметической прогрессии. Можно довольно легко настроить нужную прогрессию.
    Причем, достаточно будет ввести только первое значение, затем подвести курсор мыши к правому нижнему углу до образования черного крестика. (вообщем, всё то же самое что и при обычном заполнении). Но тянуть ячейки
    вниз надо не левой, а правой кнопкой мыши!
    После этого появится контекстное меню, где надо выбрать последний пункт «прогрессия»
    А в появившемся окне можно выбрать вид прогрессии (арифметическая, геометрическая) шаг, предельное значение и т.д.
  • Если ввести слово «январь», то при помощи автозаполнения можно создать вереницу всех месяцев. Это же касается и дней недели;

  • Для того чтобы создать собственный список, который в последствии может быть использован при автозаполнении, выберите на ленте – Файл – Параметры – Дополнительно – кнопка Изменить списки…;
  • Если тянуть за маркер не сверху вниз, а снизу вверх, (или справа налево) то произойдет удаление данных.

    Умное автозаполнение вниз и вправо

    До сих пор иногда с улыбкой вспоминаю один из своих первых выездных корпоративных тренингов лет 10 назад.

    Представьте: огромный как футбольное поле опенспейс-офис российского представительства международной FMCG-компании. Шикарный дизайн, дорогая оргтехника, дресс-код, экспаты курлыкают по углам — вот это вот все 🙂 В одной из переговорок начинаю двухдневный тренинг продвинутого уровня по текущей тогда версии Excel 2003 для 15 ключевых сотрудников экономического департамента вместе с их руководителем. Знакомимся, расспрашиваю их о бизнес-задачах, проблемах, прошу показать несколько типовых рабочих файлов. Показывают километровой длины выгрузки из SAP, простыни отчетов, которые они по этому всему делают и т.д. Ну, дело знакомое — мысленно прикидываю темы и тайминг, подстраиваюсь под аудиторию. Краем глаза замечаю, как один из участников, демонстрируя кусочек своего отчета, терпеливо тянет ячейку с формулой вниз за черный крестик в правом нижнем углу на несколько тысяч строк, потом проскакивает с лету конец таблицы, тянет обратно и т.д. Не выдержав, прерываю его кёрлинг мышью по экрану и показываю двойной щелчок по черному крестику, объясняя про автозаполнение вниз до упора.

    Вдруг понимаю, что в аудитории подозрительно тихо и все как-то странно на меня смотрят. Незаметно окидываю себя взглядом где могу — все ОК, руки-ноги на месте, ширинка застегнута. Мысленно отматываю назад свои последние слова в поисках какой-нибудь жуткой оговорки — не было ничего криминального, вроде бы. После этого главный в группе молча встает, жмет мне руку и с каменным лицом говорит: «Спасибо, Николай. На этом тренинг можно закончить.»

    Ну, короче говоря, выяснилось, что никто из них не имел понятия про двойной щелчок по черному крестику и автозаполнение. Как-то исторически так сложилось, что некому им было показать такую простую но нужную штуку. Тянули всем отделом формулы вручную на тысячи строк, бедолаги. И тут я. Сцена маслом. Руководитель отдела потом очень просил название их компании никому не озвучивать 🙂

    Несколько раз потом были похожие ситуации, но только с отдельными слушателями — большинство сейчас эту функцию, конечно, знает.

    Вопрос в другом. После первой радости от освоения столь прекрасной функции большинство пользователей доходит до понимания того, что у автоматического копирования формул двойным щелчком по черному кресту (маркеру автозаполнения) есть при всех положительных моментах и отрицательные:

    • Копирование не всегда происходит до конца таблицы. Если таблица не монолитная, т.е. в соседних столбцах есть пустые ячейки, то не факт, что автозаполнение сработает до конца таблицы. Скорее всего процесс остановится на ближайшей пустой ячейке, не дойдя до конца. Если ниже по столбцу есть занятые чем-то ячейки, то автозаполнение остановится на них совершенно точно.
    • При копировании портится дизайн ячеек, т.к. по-умолчанию копируется не только формула, но еще и формат. Для исправления надо щелкать по кнопке параметров копирования и выбирать Только значения (Fill without format) .
    • Не существует быстрого способа также удобно протянуть формулу не вниз, а вправо, кроме как тянуть вручную. Двойной щелчок по черному крестику — это только вниз.

    Давайте попробуем исправить эти недостатки с помощью простого макроса.

    Нажмите сочетание клавиш левый Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) . Вставьте новый пустой модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда текст этих макросов:

    • умеют заполнять не только вниз (SmartFillDown), но и вправо (SmartFillRight)
    • не портят формат ниже- или справа стоящих ячеек — копируется только формула (значение)
    • игнорируют пустые соседние ячейки и копирование происходит именно до конца таблицы, а не до ближайшего разрыва в данных или первой занятой ячейки.

    Для пущего удобства можно назначить этим макросам сочетания клавиш, используя кнопку Макросы — Параметры (Macros — Options) там же на вкладке Разработчик (Developer) . Теперь достаточно будет ввести нужную формулу или значение в первую ячейку столбца и нажать заданное сочетание клавиш, чтобы макрос автоматически заполнил весь столбец (или строку):

    Использование функции автозаполнения при вводе формул

    Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

    Автозаполнение поможет вам быстро вставить функции и аргументы и свести к минимуму вводе данных и синтаксических ошибок. Меню автозаполнения показано, какие параметры доступны в зависимости от контекста и выберите требуется вставить в формулу.

    Включение функции автозаполнения

    В меню Excel выберите пункт Параметры.

    В разделе формулы и списки щелкните Автозаполнение.

    Установите флажок Показать Автозаполнение параметров функции и именованные диапазоны.

    Определить, когда нужно отобразить меню автозаполнения

    Всегда можно отобразить меню автозаполнения при вводе формулы или чтобы ограничить количество возможных записей, которые вы видите, можно отобразить меню только после ввода число букв.

    В меню Excel выберите пункт Параметры.

    В разделе формулы и списки щелкните Автозаполнение.

    В поле Показать параметры после ввода введите число букв, которые вы хотите ввести перед появляется меню автозаполнения.

    Вставка элемента из меню автозаполнения

    В появившемся меню автозаполнения можно использовать клавиши Стрелка вверх и Стрелка вниз для выбора элемента из списка. Нажмите клавишу TAB, чтобы вставить выбранный элемент.

    Можно также нажать кнопку ВВОД для вставки элемента из меню «Автозаполнение» в Excel для Mac. С помощью клавиши TAB рекомендуется на совместимость с версиями Excel для Windows.

    Закончив ввод элемента из меню автозаполнения, не забывайте вводить круглую закрывающую скобку для функции, прямоугольную закрывающую скобку для ссылки на таблицу или закрывающие кавычки для текстовой строки, если он не был вставлен автоматически.

    Включение функции автозаполнения

    В меню Excel выберите пункт Параметры.

    В разделе формулы и списки щелкните Автозаполнение.

    Установите флажок Показать меню автозаполнения для функций, именованные диапазоны.

    Определить, когда нужно отобразить меню автозаполнения

    Всегда можно отобразить меню автозаполнения при вводе формулы или чтобы ограничить количество возможных записей, которые вы видите, можно отобразить меню только после ввода число букв.

    В меню Excel выберите пункт Параметры.

    В разделе формулы и списки щелкните Автозаполнение.

    В диалоговом окне Показать только после введенные меню введите число букв, которые вы хотите ввести перед появляется меню автозаполнения.

    Совет: Можно также отобразить меню автозаполнения, нажав клавиши CONTROL + OPTION + стрелка вниз.

    Вставка элемента из меню автозаполнения

    В появившемся меню автозаполнения можно использовать клавиши Стрелка вверх и Стрелка вниз для выбора элемента из списка. Нажмите клавишу TAB, чтобы вставить выбранный элемент.

    Можно также нажать кнопку ВВОД для вставки элемента из меню «Автозаполнение» в Excel для Mac. С помощью клавиши TAB рекомендуется на совместимость с версиями Excel для Windows.

    Закончив ввод элемента из меню автозаполнения, не забывайте вводить круглую закрывающую скобку для функции, прямоугольную закрывающую скобку для ссылки на таблицу или закрывающие кавычки для текстовой строки, если он не был вставлен автоматически.

    Похожие статьи

  • Ссылка на основную публикацию
    Похожие публикации
    ×
    ×
    Adblock
    detector