Excel как

Работа в Экселе с формулами и таблицами для начинающих

Развитие первых ПК строилось вокруг вычислительных программ, способных упростить и ускорить работу с числовыми массивами. Эти программы разрастались, становились все более сложными и ресурсоемкими, стимулируя создание новых аппаратных платформ. Не стал исключением и Excel, табличный редактор, без которого корпорация Microsoft никогда не могла бы занять свое современное место на рынке компьютерного ПО. Сегодня мы расскажем, как работать в MS Excel, и познакомим вас с основными возможностями программы.

Форматы файлов

Оптимальным соотношением производительности и системных требований, на наш субъективный взгляд, обладает Excel 2010. Он отличается хорошим быстродействием даже на устаревших ПК с Windows XP, дружественным и интуитивно понятным интерфейсом.

Основными форматами файлов, созданных с помощью MS Excel, являются XLS (Office 2003) и XLSX (Office 2007 и новее). Тем не менее, программа умеет сохранять данные в узкоспециализированных форматах. Полный их перечень дан в таблице.

Таблица форматов MS Excel.

На практике чаще всего используются форматы XLS и XLSX. Они совместимы со всеми версиями MS Excel (для открытия XLSX в Office 2003 и ниже потребуется конвертация) и многими альтернативными офисными пакетами.

Создание таблиц, виды и особенности содержащихся в них данных

Рабочее пространство листа Microsoft Excel разделено условно невидимыми границами на столбцы и строки, размеры которых можно регулировать, «перетаскивая» наведенный на границу ползунок. Для быстрого объединения ячеек служит соответствующая иконка в блоке «Выравнивание» вкладки «Главная».

Столбцы обозначены буквами латинского алфавита (A, B, C,… AA, AB, AC…), строки пронумерованы. Таким образом, каждая ячейка имеет свой уникальный адрес. Вот пример выделения ячейки C7.

Ячейка может содержать числовое значение, текст с заданным форматированием, символы, формулы и другие элементы. Числа по умолчанию располагаются в правой части ячейки, текст – в левой. При выделении ячейки с формулой последняя отображается в строке «fx».

С помощью инструментов вкладки «Главная» ячейки и саму таблицу можно отформатировать, установить нужные размеры и параметры текста, выделить границы, применить заливку ячеек, а также выполнять ряд более сложных операций.

На заметку! Предварительно необходимо выделить тот участок, который собираетесь отформатировать.

Нажав правой кнопкой мыши на выделенную ячейку или блок ячеек, можно вызвать контекстное меню. Оно состоит из верхнего блока, дублирующего основные функции вкладки «Главная» и нижнего блока, в котором сосредоточены операции копирования и вставки текста, фильтрации и сортировки значений, а также некоторые другие функции.

Выбрав в контекстном меню пункт «Формат ячейки», Вы получите расширенные возможности форматирования выбранного массива данных.

С помощью открывшегося окна можно максимально точно настроить все особенности представления информации в ячейках и табличных блоках.

Кроме того, можно применить уже готовые стили, сгруппированные в пунктах «Условное форматирование», «Форматировать как таблицу» и «Стили ячеек».

Контекстные меню этих пунктов содержат шаблоны с контрастными, градиентными и многими другими схемами форматирования, с помощью которых можно быстро привести табличный блок в нужный вид.

Кроме уже рассмотренных групп «Шрифт», «Выравнивание» и «Стили», вкладка «Главная» содержит несколько менее востребованных, но все же необходимых в ряде случаев элементов. На ней можно обнаружить:

    «Буфер обмена» – иконки копирования, вырезания и вставки информации (они дублируются сочетаниями клавиш «Ctrl+C», «Ctrl+X» и «Ctrl+V» соответственно);

Стрелки в правом нижнем углу большинства блоков вкладки «Главная» вызывают расширенные контекстные меню или всплывающие окна, в которых содержатся более точные и более полные перечни возможных команд.

Основы работы с формулами

Поскольку главной задачей программы Excel является упрощение вычислительных операций, в ней предусмотрены мощные математические инструменты. Большинство из их интересно лишь профессионалам в той или иной отрасли, но некоторые бывают полезны и обычным пользователям.

Любая формула начинается со знака равенства. Для простейших вычислений можно использовать классические математические операторы, сгруппированные на клавиатуре.

Вот примеры таких формул:

  • сложение – «=A1+A2»;
  • вычитание – «=A2-A1»;
  • умножение – «=A2*A1»;
  • деление – «=A2/A1»;
  • возведение в степень (квадрат) – «=A1^2»;
  • сложносоставное выражение – «=((A1+A2)^3-(A3+A4)^2)/2».

Адрес ячейки в формуле не обязательно вводить вручную, достаточно просто кликнуть левой кнопкой мыши на нужную ячейку. Зная это, можно легко и быстро ввести непосредственно в ячейку или в строку «fx» любое простое выражение, используя только математические знаки и цифры. Более сложные функции задаются с помощью буквенных команд-операторов.

Важно! Не забывайте, что любое изменение данных в исходных ячейках приведет к автоматическому пересчету всех связанных с ними формул. Если формат ячейки, на которую ссылается формула, не числовой, программа выдаст ошибку.

Поиск и использование нужных выражений

Несколько быстрых команд автоматического подсчета данных доступно в пункте «Редактирование» вкладки «Главная». Предположим, что у нас есть ряд чисел (выборка), для которой нужно определить общую сумму и среднее значение. Выполним следующее:

Шаг 1. Выделяем весь массив выборки и нажимаем на стрелку возле знака «Сигма» (обведен красным).

Шаг 2. В раскрывшемся контекстном меню выбираем пункт «Сумма». В ячейке, расположенной под массивом (в нашем случае это ячейка «A11») появится результат вычисления.

Шаг 3. Теперь в строке формулы отображается выражение, выбранное системой для расчета. Этот же оператор можно вписать вручную или найти в общем каталоге.

Шаг 4. Снова выделим выборку и нажмем на знак «Сигма», но в этот раз выберем пункт «Среднее». В первой свободной ячейке столбца, расположенной под результатом предыдущего расчета, появится среднее арифметическое значение выборки.

Шаг 5. Обычно с вкладки «Главная» осуществляют только простые расчеты, однако в контекстном меню можно отыскать любую нужную формулу. Для этого выберем пункт «Другие функции».

Шаг 6. В открывшемся окне «Мастер функций» задаем категорию формулы (например, «Математические») и выбираем нужное выражение.

Шаг 7. Читаем краткое пояснение механизма действия формулы чтобы убедится, что выбрали нужное выражение. Затем нажимает «ОК».

Шаг 8. Выбранный оператор появится в строке формулы, после чего Вам останется лишь выделить ячейку или массив с данными для расчета.

На заметку! Помимо пункта «Редактирование», выбрать оператор можно непосредственно на вкладке «Формулы».

Здесь выражения также собраны в ряд категорий, каждая из которых содержит формулы заданного порядка. После выбора конкретной формулы вам предложат ввести аргументы. Можно задать значения с клавиатуры, а можно выбрать ячейку или массив данных мышью.

Справка! Со временем основные операторы останутся в памяти, а для их использования будет достаточно поставить знак равенства, зажать «Caps Lock» и ввести сокращенное наименование функции.

Еще один важный нюанс, способный существенно облегчить работу с формулами – автозаполнение. Это применение одной формулы к разным аргументам с автоматической подстановкой последних.

На рисунке ниже приведена матрица числовых значений и рассчитано несколько показателей для первой строки:

  • сумма значений: =СУММ(A3:E3);
  • произведение значений: =ПРОИЗВЕД(A3:E3);
  • квадратный корень доли суммы в произведении: =КОРЕНЬ(G3/F3).

Предположим, что аналогичный расчет нужно выполнить и для остальных рядов. Для этого ячейки с формулами последовательно потянем за правый нижний угол вниз до конца числовых значений.

Обратите внимание, что курсор превратился в «плюс», а ячейки за ним выделяются пунктирной рамкой. Отпустив кнопку мыши, получим рассчитанные по строкам значения показателей. Автозаполнение можно применять как к отдельной строке или столбцу, так и к крупным массивам данных.

Заключение

Теперь у Вас есть необходимые базовые навыки работы с MS Excel. Надеемся, полученная информация была интересной и полезной для Вас. Желаем удачи в освоение вычислительной техники в целом и табличных редакторов в частности!

Видео — Excel для начинающих. Правила ввода формул

Понравилась статья?
Сохраните, чтобы не потерять!

Полные сведения о формулах в Excel

В этом курсе:

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Начните создавать формулы и использовать встроенные функции, чтобы выполнять расчеты и решать задачи.

Важно: Вычисляемые результаты формул и некоторые функции листа Excel могут несколько отличаться на компьютерах под управлением Windows с архитектурой x86 или x86-64 и компьютерах под управлением Windows RT с архитектурой ARM. Подробнее об этих различиях.

Создание формулы, ссылающейся на значения в других ячейках

Введите знак равенства «=».

Примечание: Формулы в Excel начинаются со знака равенства.

Выберите ячейку или введите ее адрес в выделенной.

Введите оператор. Например, для вычитания введите знак «минус».

Выберите следующую ячейку или введите ее адрес в выделенной.

Нажмите клавишу ВВОД. В ячейке с формулой отобразится результат вычисления.

Просмотр формулы

При вводе в ячейку формула также отображается в строке формул.

Чтобы просмотреть формулу, выделите ячейку, и она отобразится в строке формул.

Ввод формулы, содержащей встроенную функцию

Выделите пустую ячейку.

Введите знак равенства «=», а затем — функцию. Например, чтобы получить общий объем продаж, нужно ввести «=СУММ».

Введите открывающую круглую скобку «(«.

Выделите диапазон ячеек, а затем введите закрывающую круглую скобку «)».

Нажмите клавишу ВВОД, чтобы получить результат.

Скачивание книги «Учебник по формулам»

Мы подготовили для вас книгу Начало работы с формулами, которая доступна для скачивания. Если вы впервые пользуетесь Excel или даже имеете некоторый опыт работы с этой программой, данный учебник поможет вам ознакомиться с самыми распространенными формулами. Благодаря наглядным примерам вы сможете вычислять сумму, количество, среднее значение и подставлять данные не хуже профессионалов.

Подробные сведения о формулах

Чтобы узнать больше об определенных элементах формулы, просмотрите соответствующие разделы ниже.

Формула также может содержать один или несколько таких элементов, как функции, ссылки, операторы и константы.

Читать еще:  Как в excel посчитать количество уникальных значений в excel

1. Функции. Функция ПИ() возвращает значение числа пи: 3,142.

2. Ссылки. A2 возвращает значение ячейки A2.

3. Константы. Числа или текстовые значения, введенные непосредственно в формулу, например 2.

4. Операторы. Оператор ^ (крышка) применяется для возведения числа в степень, а * (звездочка) — для умножения.

Константа представляет собой готовое (не вычисляемое) значение, которое всегда остается неизменным. Например, дата 09.10.2008, число 210 и текст «Прибыль за квартал» являются константами. выражение или его значение константами не являются. Если формула в ячейке содержит константы, а не ссылки на другие ячейки (например, имеет вид =30+70+110), значение в такой ячейке изменяется только после редактирования формулы. Обычно лучше помещать такие константы в отдельные ячейки, где их можно будет легко изменить при необходимости, а в формулах использовать ссылки на эти ячейки.

Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа и сообщает Microsoft Excel, где находятся необходимые формуле значения или данные. С помощью ссылок можно использовать в одной формуле данные, находящиеся в разных частях листа, а также использовать значение одной ячейки в нескольких формулах. Вы также можете задавать ссылки на ячейки разных листов одной книги либо на ячейки из других книг. Ссылки на ячейки других книг называются связями или внешними ссылками.

Стиль ссылок A1

По умолчанию Excel использует стиль ссылок A1, в котором столбцы обозначаются буквами (от A до XFD, не более 16 384 столбцов), а строки — номерами (от 1 до 1 048 576). Эти буквы и номера называются заголовками строк и столбцов. Для ссылки на ячейку введите букву столбца, и затем — номер строки. Например, ссылка B2 указывает на ячейку, расположенную на пересечении столбца B и строки 2.

Ячейка или диапазон

Ячейка на пересечении столбца A и строки 10

Диапазон ячеек: столбец А, строки 10-20.

Диапазон ячеек: строка 15, столбцы B-E

Все ячейки в строке 5

Все ячейки в строках с 5 по 10

Все ячейки в столбце H

Все ячейки в столбцах с H по J

Диапазон ячеек: столбцы А-E, строки 10-20

Создание ссылки на ячейку или диапазон ячеек с другого листа в той же книге

В приведенном ниже примере функция СРЗНАЧ вычисляет среднее значение в диапазоне B1:B10 на листе «Маркетинг» в той же книге.

1. Ссылка на лист «Маркетинг».

2. Ссылка на диапазон ячеек от B1 до B10

3. Восклицательный знак (!) отделяет ссылку на лист от ссылки на диапазон ячеек.

Примечание: Если название упоминаемого листа содержит пробелы или цифры, его нужно заключить в апострофы (‘), например так: ‘123’!A1 или =’Прибыль за январь’!A1.

Различия между абсолютными, относительными и смешанными ссылками

Относительные ссылки . Относительная ссылка в формуле, например A1, основана на относительной позиции ячейки, содержащей формулу, и ячейки, на которую указывает ссылка. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, изменяется и ссылка. При копировании или заполнении формулы вдоль строк и вдоль столбцов ссылка автоматически корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки. Например, при копировании или заполнении относительной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3 она автоматически изменяется с =A1 на =A2.

Скопированная формула с относительной ссылкой

Абсолютные ссылки . Абсолютная ссылка на ячейку в формуле, например $A$1, всегда ссылается на ячейку, расположенную в определенном месте. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, абсолютная ссылка не изменяется. При копировании или заполнении формулы по строкам и столбцам абсолютная ссылка не корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки, а для использования абсолютных ссылок надо активировать соответствующий параметр. Например, при копировании или заполнении абсолютной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3 она остается прежней в обеих ячейках: =$A$1.

Скопированная формула с абсолютной ссылкой

Смешанные ссылки Смешанная ссылка содержит абсолютный столбец и относительную строку, а также абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка на столбец имеет форму $A 1, $B 1 и т. д. Абсолютная ссылка на строку имеет форму $1, B $1 и т. д. При изменении положения ячейки, содержащей формулу, относительная ссылка будет изменена, а абсолютная ссылка не изменится. Если вы копируете или заполните формулу в строках или столбцах, относительная ссылка автоматически корректируется, а абсолютная ссылка не изменяется. Например, при копировании и заполнении смешанной ссылки из ячейки a2 в ячейку B3 она корректируется с = A $1 на = B $1.

Скопированная формула со смешанной ссылкой

Стиль трехмерных ссылок

Удобный способ для ссылки на несколько листов Трехмерные ссылки используются для анализа данных из одной и той же ячейки или диапазона ячеек на нескольких листах одной книги. Трехмерная ссылка содержит ссылку на ячейку или диапазон, перед которой указываются имена листов. В Microsoft Excel используются все листы, указанные между начальным и конечным именами в ссылке. Например, формула =СУММ(Лист2:Лист13!B5) суммирует все значения, содержащиеся в ячейке B5 на всех листах в диапазоне от Лист2 до Лист13 включительно.

При помощи трехмерных ссылок можно создавать ссылки на ячейки на других листах, определять имена и создавать формулы с использованием следующих функций: СУММ, СРЗНАЧ, СРЗНАЧА, СЧЁТ, СЧЁТЗ, МАКС, МАКСА, МИН, МИНА, ПРОИЗВЕД, СТАНДОТКЛОН.Г, СТАНДОТКЛОН.В, СТАНДОТКЛОНА, СТАНДОТКЛОНПА, ДИСПР, ДИСП.В, ДИСПА и ДИСППА.

Трехмерные ссылки нельзя использовать в формулах массива.

Трехмерные ссылки нельзя использовать вместе с оператор пересечения (один пробел), а также в формулах с неявное пересечение.

Что происходит при перемещении, копировании, вставке или удалении листов . Нижеследующие примеры поясняют, какие изменения происходят в трехмерных ссылках при перемещении, копировании, вставке и удалении листов, на которые такие ссылки указывают. В примерах используется формула =СУММ(Лист2:Лист6!A2:A5) для суммирования значений в ячейках с A2 по A5 на листах со второго по шестой.

Вставка или копирование. Если вставить листы между листами 2 и 6, Microsoft Excel прибавит к сумме содержимое ячеек с A2 по A5 на новых листах.

Удаление . Если удалить листы между листами 2 и 6, Microsoft Excel не будет использовать их значения в вычислениях.

Перемещение . Если листы, находящиеся между листом 2 и листом 6, переместить таким образом, чтобы они оказались перед листом 2 или после листа 6, Microsoft Excel вычтет из суммы содержимое ячеек с перемещенных листов.

Перемещение конечного листа . Если переместить лист 2 или 6 в другое место книги, Microsoft Excel скорректирует сумму с учетом изменения диапазона листов.

Удаление конечного листа . Если удалить лист 2 или 6, Microsoft Excel скорректирует сумму с учетом изменения диапазона листов.

Стиль ссылок R1C1

Можно использовать такой стиль ссылок, при котором нумеруются и строки, и столбцы. Стиль ссылок R1C1 удобен для вычисления положения столбцов и строк в макросах. При использовании стиля R1C1 в Microsoft Excel положение ячейки обозначается буквой R, за которой следует номер строки, и буквой C, за которой следует номер столбца.

Как работать в эксель. Основные приемы и функции — основы от курсов эксель

Microsoft Excel — это удобная, многофункциональная программа, которая входит в состав офисного пакета Microsoft Office. Основное предназначение программы заключается в составлении таблиц, проведении расчетов, систематизации и анализе данных, построении диаграмм, графиков. У некоторых сразу возникает вопрос: «как работать на экселе?». Все очень просто, для начала достаточно изучить основные базовые возможности, а потом перейти к более сложным функциям.

Существует множество профессии, для которых умение работать в xl облегчает и ускоряет выполнение поставленных задач, например: секретари, менеджеры, логисты, бухгалтеры, экономисты и т.д.

Как работает excel

В целом работу данной программы можно охарактеризовать как унифицированный математический аппарат, способный осуществлять разнообразные вычисления на основе заданных данных и указанных формул.

На сегодняшний день выпущено много версий данной программы. Последняя — Microsoft Excel 2019. При этом основная специфика табличного редактора не меняется, а только совершенствуется. Например, в последней версии добавлено 6 новых видов диаграмм, функций ПРЕДСКАЗ.ETS, CONCAT, IFS, MAXIFS, SWITCH, TEXTJOIN, обновлен режим совместного редактирования и т.д.

Интерфейса Excel

Сам документ Excel состоит из рабочих листов, каждый из которых представляет собой электронную таблицу. Их можно удалять, вставлять, указывать названия. Интерфейс содержит большое количество различных элементов: вкладок, ячеек, различных функций, встроенных шаблонов и т.д.

Панель вкладок

Этот набор команд, расположенных на горизонтальной ленте в верхней части окна. Курсором можно выбрать, необходимый раздел вкладки. Например, «Главная» — отвечает за текст в документе — шрифт, расположение в ячейке, форматирование и т.д.

Над вкладками меню во многих вариантах программы находится панель быстрого доступа. Под панелью вкладок находится еще одна строка, состоящая из двух частей:

  • Левая сторона, называется строка имени ячейки. На рис.1 в ней указано «R1C1» —это название ячейки, которая выделена черным цветом. Следует обратить внимание на то, что многие меняют стиль ссылок четырехзначный (в данном случае «R1C1») на двухзначный. Для этого необходимо зайти в раздел «Параметры Excel» и убрать галочку. На рис.2 можно увидеть, как это осуществить (выделено красным цветом) и какой будет результат (выделено синим цветом). Благодаря строке имени ячейки, при большом объеме информации можно легко определить, в каком месте документа находитесь курсор.
  • Правая половина называется строка формул. На рис.1 – «fx» В этой строке можно увидеть содержимое любой ячейки, для этого достаточно курсором «встать в ячейку».

Таблицы могут быть заполнены числовыми значениями, текстом, обозначениями дат, формулами. Вводимые данные отображаются в строке формул, как описано выше и в самой ячейке, в которой стоит курсор мышки. После завершения ввода необходимо нажать клавишу «Enter» на клавиатуре, чтобы сохранить значение в нужном месте.

Есть определенные тонкости при занесении десятичных чисел, дробных, даты и времени. Что касается объема текста, ограничение заключается в ширине ячейки, но ее можно увеличить. После ввода нужной информации необходимо подвести курсор между заголовками столбцов, два раза нажать мышкой и автоматически ширина ячейки настроится.

Читать еще:  Как складывать в excel

Формулы и функции

Перед указанием формулы надо поставить знак равенства. Например, становимся в нужную ячейку и указываем: «=8+9», затем нажимаем «Enter», в результате в ячейке мы увидим цифру «17», а в строке формул «fx» действие «=8+9». Можно использовать различные математические операции: умножение, деление, вычитание, использовать скобки.

Помимо цифр в формуле можно указывать номера ячеек, тогда в математическом действии будут участвовать данные указанные в них. Например, в ячейке «А1» стоит «4», в «В1» — «3», а в «С1» зафиксирована формула: «=А1+В1», в результате в ячейке «С1» появится цифра «7», а в строке формул «fx» — действие «=А1+В1» (Рис.3).

Для подсчета сводных итогов предусмотрена отдельная операция. Необходимо «встать в ячейку», в которой должен отобразиться результат и нажать на панели вкладок, в разделе «Главная» значок « » или комбинацию клавиш на клавиатуре (ALT + =).

Это самые легкие и простые формулы, после их изучения, можно переходить к более сложным вычислениям.

В Excel предусмотрено много различных функций. Для их описания следует выделить отдельную статью. Если вас заинтересовала данная тема, то при желании вы сможете узнать подробнее на курсах эксель https://spbshb.ru/secretarial-school/excel-courses. Самая простая функция, которую чаще всего используют –это маркер автозаполнения. Для того чтобы воспользоваться маркером необходимо выделить нужную ячейку, подвести курсор в правый нижний угол и дождаться появления тонкого черного крестика.

После его «протягивания» (левой кнопкой мыши) по нужным ячейкам в них отобразится значение, следующее за предыдущим. Например, в первой ячейке указан месяц «январь». После «протягивания» курсора в соответствующих ячейках появится: «февраль, март, апрель» и т.д. А если надо указать одинаковое значение – тогда дополнительно необходимо на клавиатуре нажать клавишу «Ctrl» и получится во всех ячейках, по которым был «протянут» курсор нужные данные. Также можно копировать и формулы.

Встроенные шаблоны

Данная программа предлагает большое разнообразие встроенных шаблонов для работы: «выписка по счету», «личный бюджет» и т.д (Рис.4). Можно вносить изменения, создавать свои шаблоны.

Для создания диаграмм, графиков – достаточно выделить необходимые данные из заполненной таблицы, в панели вкладок выбрать — «Вставка» и инструмент «Гистограмма», «График» — то, что необходимо сформировать, указать нужную форму. Результат не заставит долго ждать.

Как создать таблицу в excel — основы

Существует два способа:

  • Заполнить ячейки, очертить границы таблицы и сохранить.
  • В панели вкладок выбрать «Вставка» и инструмент «Таблица». В открывшемся информационном сообщении указать диапазон таблицы. Поставить галочку, что таблица с заголовками и нажать кнопку «ОК». Основа таблицы сформирована, можно заносит данные. Если необходимы дополнительные строки или столбцы, достаточно поставить курсор в нужную ячейку, вписать данные и нажать «Enter». Диапазон таблицы автоматически расширится. Также можно воспользоваться функцией маркера автозаполнения.

Вся эта статья только частичное описание, как работать в xl. Если необходимо использовать сложные вычисления, привязку к базам данных следует обратиться к специальной литературе или пойти на курсы, так как возможности программы Microsoft Excel большие.

Работа в Excel для чайников

Первые уроки компьютерной грамотности обычно посвящены изучению программ, входящих в состав пакета Microsoft Office, поэтому многие пользователи ПК, хотя бы поверхностно знакомы с возможностями Excel. Программа Excel представляет собой табличный редактор, обладающий большим функционалом, но в тоже время достаточно легкий в освоении. Основные операции этой программы под силу изучить всего за несколько часов.

Структура Microsoft Office Excel представлена в виде ячеек, с помощью которых формируются строки и столбцы. Благодаря возможности изменять размер ячейки, объединять несколько ячеек в одну, можно создавать сложные таблицы, например, состоящие из нескольких встроенных таблиц. Количество листов документов ограничено только объемом жесткого диска вашего компьютера.

Программа содержит в себе большое количество удобных и эффективных инструментов. Мастер диаграмм считается одним из самых востребованных из них и позволяет всего за несколько минут построить диаграмму на основе табличных данных с разнообразным графическим оформлением.

Кроме простого ручного ввода данных, поддерживает Excel и импорт их из документов, созданных в других форматах. Excel позволяет не только создавать таблицы, но и выполнять математические расчеты разной степени сложности. Excel предполагает как простые вычисления, так и сложнейшие математические операции, на основе которых иногда строится специальная итоговая таблица. Все расчеты в Excel осуществляются путем ввода формул.

Например, пред нами стоит задача вычислить цену за всю партию товара. Для этого открываем Excel и начинаем строить таблицу. В ячейку А1 вписываем «Количество», в ячейку В1 — «Цена за единицу товара», в ячейку С1 — «Цена за всю партию». Теперь заполняем таблицу данными. Чтобы произвести расчет в ячейке С2 вводим знак =, далее кликаем мышкой по ячейке А2, нажимаем на клавиатуре знак умножения *, кликаем по ячейке В2 и нажимаем Enter.

Если все сделано правильно, мы узнаем цену за всю партию товара. Естественно, здесь показан пример самого простого расчета, так как Excel под силу даже самые сложные вычисления, поддерживает программа и встроенные языки программирования.

Чтобы документ выглядел более информативно, кроме диаграмм, сами таблицы также можно оформить, применив многочисленные возможности форматирования.

Любую колонку или строку легко выделить другим цветом, также есть в программе опция автоформат, позволяющая оформить свою таблицу в точности так же, как и один из многочисленных шаблонов. Чтобы посмотреть полученный результат нужно воспользоваться опцией раздела меню файл «Предварительный просмотр».

12 простых приёмов для эффективной работы в Excel.

Все, о чем вы хотели знать, но боялись спросить.

Человеку непосвященному программа работы с таблицами Excel кажется огромной, непонятной и оттого — пугающей. На самом деле это удобный инструмент, и если знать небольшие хитрости, то можно сильно сократить время на выполнение обычных функций.

1. Быстро добавить новые данные в диаграмму:

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.).

Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.

3. Скопировать без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения — тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps.

Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

5. Быстрый переход к нужному листу

Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

Также можно создать на отдельном листе оглавление с гиперссылками. Это чуть сложнее, но зачастую удобнее.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

  1. Выделите диапазон.
  2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
  3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose).

В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

7. Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т. д.), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка:

  1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
  2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data — Validation).
  3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
  4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

Продвинутые трюки из той же серии: выпадающий список с наполнением, связанные выпадающие списки, выпадающий список с фотографией и т. д.

8. «Умная» таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home — Format as Table), то наш список будет преобразован в «умную» таблицу, которая (кроме модной полосатой раскраски) умеет много полезного:

  1. Автоматически растягиваться при дописывании к ней новых строк или столбцов.
  2. Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
  3. Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
  4. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.
Читать еще:  Как в excel умножить на проценты

9. Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и т. д.

10. Восстановление несохранённых файлов

Пятница. Вечер. Долгожданный конец ударной трудовой недели. Предвкушая отдых, вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет».

Опустевший офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно — несколько последних часов работы пошли псу под хвост и вместо приятного вечера в компании друзей вам придётся восстанавливать утраченное.

На самом деле, есть неслабый шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» — «Последние» (File — Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks). В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» — «Сведения» — «Управление версиями» — «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks). Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Весьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Самый быстрый и наглядный способ сделать это:

  1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
  2. Выберите на вкладке «Главная» — «Условное форматирование» — «Правила выделения ячеек» — «Повторяющиеся значения» (Home — Conditional formatting — Highlight Cell Rules — Duplicate Values).
  3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert — What If Analysis — Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Автор: Николай Павлов

Похожие записи

Не очень то весёлые события нам прогнозируют на будущее, которые прямо или косвенно связаны…

Для вебмастера важно знать, в каком виде предстает его ресурс перед поисковыми машинами, каковы результаты…

А вы знаете, чем я занимаюсь 70% своего свободного времени? Что мне помогает переждать многочасовые…

Умные Таблицы Excel – секреты эффективной работы

В MS Excel есть много потрясающих инструментов, о которых большинство пользователей не подозревают или сильно недооценивает. К таковым относятся Таблицы Excel. Вы скажете, что весь Excel – это электронная таблица? Нет. Рабочая область листа – это только множество ячеек. Некоторые из них заполнены, некоторые пустые, но по своей сути и функциональности все они одинаковы.

Таблица Excel – совсем другое. Это не просто диапазон данных, а цельный объект, у которого есть свое название, внутренняя структура, свойства и множество преимуществ по сравнению с обычным диапазоном ячеек. Также встречается под названием «умные таблицы».

Как создать Таблицу в Excel

В наличии имеется обычный диапазон данных о продажах.

Для преобразования диапазона в Таблицу выделите любую ячейку и затем Вставка → Таблицы → Таблица

Есть горячая клавиша Ctrl+T.

Появится маленькое диалоговое окно, где можно поправить диапазон и указать, что в первой строке находятся заголовки столбцов.

Как правило, ничего не меняем. После нажатия Ок исходный диапазон превратится в Таблицу Excel.

Перед тем, как перейти к свойствам Таблицы, посмотрим вначале, как ее видит сам Excel. Многое сразу прояснится.

Структура и ссылки на Таблицу Excel

Каждая Таблица имеет свое название. Это видно во вкладке Конструктор, которая появляется при выделении любой ячейки Таблицы. По умолчанию оно будет «Таблица1», «Таблица2» и т.д.

Если в вашей книге Excel планируется несколько Таблиц, то имеет смысл придать им более говорящие названия. В дальнейшем это облегчит их использование (например, при работе в Power Pivot или Power Query). Я изменю название на «Отчет». Таблица «Отчет» видна в диспетчере имен Формулы → Определенные Имена → Диспетчер имен.

А также при наборе формулы вручную.

Но самое интересное заключается в том, что Эксель видит не только целую Таблицу, но и ее отдельные части: столбцы, заголовки, итоги и др. Ссылки при этом выглядят следующим образом.

=Отчет[#Все] – на всю Таблицу
=Отчет[#Данные] – только на данные (без строки заголовка)
=Отчет[#Заголовки] – только на первую строку заголовков
=Отчет[#Итоги] – на итоги
=Отчет[@] – на всю текущую строку (где вводится формула)
=Отчет[Продажи] – на весь столбец «Продажи»
=Отчет[@Продажи] – на ячейку из текущей строки столбца «Продажи»

Для написания ссылок совсем не обязательно запоминать все эти конструкции. При наборе формулы вручную все они видны в подсказках после выбора Таблицы и открытии квадратной скобки (в английской раскладке).

Выбираем нужное клавишей Tab. Не забываем закрыть все скобки, в том числе квадратную.

Если в какой-то ячейке написать формулу для суммирования по всему столбцу «Продажи»

то она автоматически переделается в

Т.е. ссылка ведет не на конкретный диапазон, а на весь указанный столбец.

Это значит, что диаграмма или сводная таблица, где в качестве источника указана Таблица Excel, автоматически будет подтягивать новые записи.

А теперь о том, как Таблицы облегчают жизнь и работу.

Свойства Таблиц Excel

1. Каждая Таблица имеет заголовки, которые обычно берутся из первой строки исходного диапазона.

2. Если Таблица большая, то при прокрутке вниз названия столбцов Таблицы заменяют названия столбцов листа.

Очень удобно, не нужно специально закреплять области.

3. В таблицу по умолчанию добавляется автофильтр, который можно отключить в настройках. Об этом чуть ниже.

4. Новые значения, записанные в первой пустой строке снизу, автоматически включаются в Таблицу Excel, поэтому они сразу попадают в формулу (или диаграмму), которая ссылается на некоторый столбец Таблицы.


Новые ячейки также форматируются под стиль таблицы, и заполняются формулами, если они есть в каком-то столбце. Короче, для продления Таблицы достаточно внести только значения. Форматы, формулы, ссылки – все добавится само.

5. Новые столбцы также автоматически включатся в Таблицу.

6. При внесении формулы в одну ячейку, она сразу копируется на весь столбец. Не нужно вручную протягивать.

Помимо указанных свойств есть возможность сделать дополнительные настройки.

Настройки Таблицы

В контекстной вкладке Конструктор находятся дополнительные инструменты анализа и настроек.

С помощью галочек в группе Параметры стилей таблиц

можно внести следующие изменения.

— Удалить или добавить строку заголовков

— Добавить или удалить строку с итогами

— Сделать формат строк чередующимися

— Выделить жирным первый столбец

— Выделить жирным последний столбец

— Сделать чередующуюся заливку строк

— Убрать автофильтр, установленный по умолчанию

В видеоуроке ниже показано, как это работает в действии.

В группе Стили таблиц можно выбрать другой формат. По умолчанию он такой как на картинках выше, но это легко изменить, если надо.

В группе Инструменты можно создать сводную таблицу, удалить дубликаты, а также преобразовать в обычный диапазон.

Однако самое интересное – это создание срезов.

Срез – это фильтр, вынесенный в отдельный графический элемент. Нажимаем на кнопку Вставить срез, выбираем столбец (столбцы), по которому будем фильтровать,

и срез готов. В нем показаны все уникальные значения выбранного столбца.

Для фильтрации Таблицы следует выбрать интересующую категорию.

Если нужно выбрать несколько категорий, то удерживаем Ctrl или предварительно нажимаем кнопку в верхнем правом углу, слева от снятия фильтра.

Попробуйте сами, как здорово фильтровать срезами (кликается мышью).

Для настройки самого среза на ленте также появляется контекстная вкладка Параметры. В ней можно изменить стиль, размеры кнопок, количество колонок и т.д. Там все понятно.

Ограничения Таблиц Excel

Несмотря на неоспоримые преимущества и колоссальные возможности, у Таблицы Excel есть недостатки.

1. Не работают представления. Это команда, которая запоминает некоторые настройки листа (фильтр, свернутые строки/столбцы и некоторые другие).

2. Текущую книгу нельзя выложить для совместного использования.

3. Невозможно вставить промежуточные итоги.

4. Не работают формулы массивов.

5. Нельзя объединять ячейки. Правда, и в обычном диапазоне этого делать не следует.

Однако на фоне свойств и возможностей Таблиц, эти недостатки практически не заметны.

Множество других секретов Excel вы найдете в онлайн курсе.

Похожие статьи

Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации
×
×
Adblock
detector