Внедрить excel

Как вставить файл в книгу Excel?

Узнаем как внедрять любые типы документов в файл Excel для возможности открытия документов непосредственно из книги.

Приветствую всех, дорогие читатели блога TutorExcel.Ru.

Для тех кто больше предпочитает формат видео — приятного просмотра, для любителей же текста приятного чтения.

Давайте для начала подумаем для чего вообще это может полезно?

Помимо работы с данными внутри книги Excel иногда бывает необходимо к документу приложить какие-либо внешние данные в виде дополнительного файла. Так как вместо отдельного хранения файлов зачастую удобней внедрить их все в документ.

Это позволяет получить более быстрый доступ к внешним файлам, повышает удобство просмотра и работы с файлом, в общем и целом в определенных случаях весьма полезный инструмент.

Как внедрить документ в Excel?

Стоить отметить, что инструментом внедрения пользуются достаточно редко, поэтому нужную вкладку не так-то просто найти.
Переходим во вкладку Вставка -> Текст -> Объект:

Далее щелкаем мышкой по кнопке Объект и перед нами появляется всплывающее окно с настройками вставки:

Excel предлагает нам 2 основные опции для внедрения файлов в книгу:

  • Добавить новый объект (вкладка Новый);
  • Добавить существующий файл (вкладка Из файла).

А также возможность отображения файла в виде значка и создания связи с файлом. Давайте поподробнее остановимся на каждом из имеющихся вариантов.

Создание нового документа

Остаемся в текущей вкладке Новый и в зависимости от наших задач в поле Тип объекта выбираем подходящий тип файла (из наиболее используемых типов тут присутствуют документы Microsoft Word и PowerPoint), далее нажимаем OK и в текущей книге Excel встроенный окном появится новый документ.

К примеру, если выбрать тип файла Microsoft Word, то в окне Excel появится встроенное окно с Word, где доступны все функции программы и мы можем начать набирать любой текст:

Аналогичный пример при работе с Microsoft PowerPoint:

Если нам нужно, чтобы внедряемый документ вставлялся не как рабочее окно программы, а более компактно, то внешний вид отображения файла можно поменять на отображение с помощью иконки.

В этом случае при создании нового документа поставьте флажок напротив поля В виде значка, далее выберите вид отображаемой иконки с помощью кнопки Сменить значок (вид меняется в зависимости от программы внедряемого файла), либо оставьте текущий вариант иконки, а также в случае необходимости поменяйте подпись:

В результате в рабочем окне Excel появится изображение выбранной иконки и по двойному щелчку мыши по иконке будет открываться исходный документ:

Теперь перейдем ко второму варианту вставки документа.

Внедрение существующего файла

Помимо создания нового документа мы можем добавить уже готовый существующий файл. В этом случае вверху начального окна с настройками выбираем вкладку Из файла:

Далее для добавления файла нажимаем кнопку Обзор и вставляем нужный нам файл (как и в предыдущем случае мы дополнительно можем задать значок):

Еще одной важной особенностью при вставке документа является возможность связать вставляемый файл с исходным документом, для этого нужно поставить галочку напротив поля Связь с файлом.

В этом случае при внесении каких-либо изменений в исходный файл эти изменения отобразятся в прикреплённом файле. Однако, обратите внимание, что связь будет работать только в том случае, если у конечного пользователя (который работает с файлом) будет доступ к этому файлу.

Другими словами, если внедряемый файл сохранен в общем доступе, то связь будет работать, если же файл сохранить в локальном месте, куда нет доступа у читателя, то каждый раз будет открываться первоначальная версия файла.

Спасибо за внимание!
Если у вас остались вопросы по теме статьи — делитесь своими мыслями в комментариях.

Внедрить excel

На этом шаге мы рассмотрим пример внедрения таблицы Excel в документ Word.

Напомним, что внедрение — это способ быстрого доступа к средствам другого приложения из документа Word. В документы Word можно внедрять новые и существующие объекты, целые файлы и выделенные фрагменты, созданные в любом приложении Microsoft Office. Конечно, в рассматриваемом примере пользователь может создать в Word таблицу для представления данных о продажах, используя только средства Word. Однако Excel обладает более мощными средствами обработки числовых данных, выполнения различных видов научного и экономического анализа, а также создания графики. Поэтому в результате внедрения документа Excel в документ Word пользователь сможет применять мощные средства Excel для проведения сложных вычислений и анализа данных в таблице.

Внедрение электронной таблицы в документ Word

Вернемся к нашему примеру, чтобы рассмотреть возможности внедрения, реализованные в Word. Для внедрения электронной таблицы в документ Word следует выполнить следующие действия:

  1. Скопируйте таблицу в буфер обмена и перейдите в документ Word.
  2. Установите курсор в позиции внедрения сводной таблицы.
  3. Выберите в меню Правка команду Специальная вставка.
  4. В открывшемся окне укажите тип внедряемого объекта (Лист Microsoft Excel (объект)) и установите опцию Вставить.

Рис.1. Диалоговое окно Специальная вставка для внедрения объекта

После нажатия кнопки ОК внедренная таблица появится в отчете Word.

Примечание. Если в окне Специальная вставка установить опцию В виде значка, таблица отобразится в документе Word в виде значка. Это полезно, если внедренный объект содержит дополнительную информацию, необходимую при работе с документом Word, или если документ содержит большое число связанных или внедренных объектов, которые необходимо постоянно держать в поле зрения.

Внедренная таблица выглядит в документе так же, как и связанная. При внедрении таблицы в документе Word сохраняется ее независимая копия. Исходный же документ Excel не изменяется даже в том случае, если во внедренную таблицу вносятся изменения. Следует помнить, что внедренная таблица увеличивает размер файла документа Word, даже если она отображается в виде значка.

Редактирование внедренной таблицы

Редактирование внедренной таблицы выполняется только в том приложении, в котором она создана (в данном случае — в Excel). Excel быстро запускается при выполнении двойного щелчка на таблице в документе Word.

Примечание. Для выполнения общих команд при редактировании внедренной таблицы следует использовать динамическое меню, которое открывается в результате щелчка правой кнопкой мыши на внедренном объекте.

Обратите внимание, что после двойного щелчка меню и панели инструментов Word заменяются соответствующими элементами Excel, а пользователь получает доступ ко всем командам и опциям Excel для редактирования сводной таблицы.

Рис.2. Редактирование внедренной таблицы

Таблица располагается внутри рамки, которая имеет маркеры для изменения размера. Изменяя размер рамки, следует соблюдать осторожность, поскольку при переключении в отчет Word вставляется только тот фрагмент таблицы, который находится внутри рамки. Если не вся таблица находится в рамке, часть информации в документе Word может не отобразиться. Изменение размеров таблицы в отчете Word может привести к наложению символов внутри таблицы.

Чтобы возвратиться в окно Word после редактирования сводной таблицы, достаточно выполнить щелчок за пределами сводной таблицы.

Рассмотренный пример иллюстрирует возможности совместного использования только двух приложений — Excel и Word. На практике документы Word могут иметь более сложную структуру и содержать несколько таблиц, диаграмм, рисунков и т.д., созданных в разных приложениях.

На следующем шаге мы начнем рассматривать инструменты рисования.

Вставка объекта в электронную таблицу Excel

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Для включения содержимого из других программ, таких как Word или Excel, можно использовать связывание и внедрение объектов (OLE).

Технология OLE поддерживается многими различными программами, и технология OLE используется для создания содержимого, которое создается в одной программе, доступной в другой программе. Например, вы можете вставить документ Office Word в книгу Office Excel. Чтобы узнать, какие типы контента можно вставить, в группе текст на вкладке Вставка нажмите кнопку объект . В поле тип объекта отображаются только программы, установленные на вашем компьютере и поддерживающие объекты OLE.

При копировании данных между Excel или любой программой, поддерживающей технологию OLE, например Word, вы можете скопировать эти данные как связанный объект или внедренный объект. Основные различия между связанными и внедренными объектами находятся в том месте, где хранятся данные, а также о том, как объект будет обновлен после того, как вы поместите его в конечный файл. Внедренные объекты хранятся в книге, в которой они вставлены, и не обновляются. Связанные объекты сохраняются как отдельные файлы, и их можно обновить.

Связанные и внедренные объекты в документе

1. внедренный объект не имеет соединения с исходным файлом.

2. связанный объект связан с исходным файлом.

3. исходный файл обновляет связанный объект.

Когда следует использовать связанные объекты

Если вы хотите, чтобы информация в конечный файл обновлялась при изменении данных в исходный файл, используйте связанные объекты.

При использовании связанного объекта исходные данные сохраняются в исходном файле. В конечном файле выводится представление связанных данных, в котором хранятся только исходные данные (и размер объекта, если объект является диаграммой Excel). Исходный файл должен быть доступен на вашем компьютере или в сети для поддержания связи с исходными данными.

Связанные данные могут быть обновлены автоматически при изменении исходных данных в исходном файле. Например, если выбрать абзац в документе Word, а затем вставить его как связанный объект в книгу Excel, то при изменении данных в документе Word можно обновить данные в Excel.

Использование внедренных объектов

Если вы не хотите обновлять скопированные данные при изменении в исходном файле, используйте внедренный объект. Версия исходного кода полностью внедрена в книгу. Если вы копируете данные как внедренный объект, конечный файл требует больше места на диске, чем при связывании данных.

Когда пользователь открывает файл на другом компьютере, он может просматривать внедренный объект без доступа к исходным данным. Так как внедренный объект не содержит связей с исходным файлом, объект не обновляется при изменении исходных данных. Чтобы изменить внедренный объект, дважды щелкните объект, чтобы открыть его и изменить его в исходной программе. Исходная программа (или другая программа, поддерживающая редактирование объекта) должна быть установлена на вашем компьютере.

Изменение способа отображения объекта OLE

Вы можете отобразить связанный объект или внедренный объект в книге так, как она отображается в программа-источник или в виде значка. Если книга будет просматриваться в Интернете и вы не планируете печатать книгу, вы можете отобразить объект в виде значка. Это уменьшает объем отображаемого пространства, занимаемого объектом. Для просмотра, в котором нужно отобразить сведения, дважды щелкните значок.

Внедрение и связывание при вставке из буфера обмена

Данные, скопированные в буфер обмена из исходного приложения, представляются, как правило, в нескольких форматах. Если вы выберете команду Специальная вставка (Paste Special) в Excel (или в другом приложении), в диалоговом окне Специальная вставка вы сможете выбрать любой из тех форматов буфера обмена, с которыми Excel (или другое приложение) умеет работать. Рассмотрим пример, иллюстрирующий этот процесс.

Исходными данными в примере является слайд Microsoft PowerPoint. На рис. 21.2 представлено меню Вид (View) программы Папка обмена (ClipBook Viewer) с форматами, в которых приложение PowerPoint поместило свой объект в буфер обмена. (Программу Папка обмена (clipbrd.exe) можно запустить на выполнение командой Windows Выполнить.) Форматы Рисунок (Picture) и Расширенный метафайл (Enhanced Metafile) — это стандартные представления, с которыми в состоянии работать Папка обмена. Все форматы с затененными названиями, перечисленные ниже пункта Расширенный метафайл, доступны в приложениях-получателях, но сама программа Папка обмена не способна их воспроизвести.

Аналогично, если в Excel выбрать команду Специальная вставка в то время, когда этот слайд PowerPoint находится в буфере обмена, вы увидите обозначения форматов, доступных в Excel. В данном примере, как показано на рис. 21.3, на ваш выбор предоставляются шесть вариантов.

Во многих случаях формат, указанный первым в диалоговом окне Специальная вставка, является форматом по умолчанию, то есть применяемым по команде Вставить (Paste) или при нажатии клавиш Ctrl+V. Обычно форматом по умолчанию оказывается тот, который позволяет внедрить в Excel данные из буфера обмена. Если вам нужна уверенность, не полагайтесь на стандартное поведение программ, а применяйте команду Специальная вставка вместо Вставка.

Рис. 21.2. Приложение PowerPoint поместило слайд в буфер обмена в различных форматах, но только два из них понимаются программой Папка обмена

Рис. 21.3. Excel позволяет вставить слайд PowerPoint только в шести форматах из всех поддерживаемых PowerPoint

Форматы из списка в диалоговом окне Специальная вставка, содержащие слово Объект, подразумевают, что при их выборе данные из буфера обмена будут внедрены. Для всех остальных случаев выполняется статическая вставка. Если вы не знаете, что собой представляет данный формат, выделите его обозначение в списке и прочитайте текст описания, приведенный в разделе Результат.

Если в буфере обмена находится растровый рисунок и вы выберете в Excel команду Специальная вставка, а затем — Графический объект MS Office (Bitmap Image Object), программа поместит на лист рисунок, вместо того чтобы внедрить растровый объект, — его нельзя будет изменять в родном приложении. (Это поведение присуще ряду версий Excel.) Чтобы внедрить растровый рисунок, выберите в меню Вставка (Insert) команду Объект (описанную позже в этой главе) вместо команды Специальная вставка.

В диалоговом окне Специальная вставка (см. рис. 21.3) имеется две кнопки переключателя, Вставить (Paste ) и Связать (Paste Link). Если выбрано положение Связать, Excel отобразит исходные данные в любом выбранном вами формате, а также создаст связь с источником.

Связанные данные (как и внедренные) Excel рассматривает в качестве объекта. На рис.

21.4 показан фрагмент текста, вставленный из Word как связанный объект. Но вместо формулы с функцией ВНЕДРИТЬ, которая создается для внедренного объекта (см. рис.

21.1), Excel создает формулу внешней ссылки, подобную формуле для ссылки на ячейку

из другой книги Excel. Вдобавок к обычным белым маркерам у связанного объекта появляется еще зеленый маркер вращения, позволяющий произвольно изменять наклон блока с текстом.

Рис. 21.4. При связывании данных Excel создает формулу внешней ссылки, аналогичную формуле ссылки на ячейку из другой книги

Кнопка Связать в диалоговом окне Специальная вставка доступна не для всех поддерживаемых Excel форматов. Если она затенена для нужных вам данных и форматов, попробуйте вместо команды Специальная вставка использовать команду Объект меню Вставка. Дополнительная информация приведена в разделе «Внедрение и связывание при помощи команды Объект».

Как уже говорилось, если вы внедряете или связываете данные в формате, который не является стандартным для Excel, то объект будет представлен в виде значка. Кроме того, в некоторых случаях вам может понадобиться такое представление и тех данных,

которые Excel способен отобразить. Подстановка значка вместо данных удобна в том случае, когда вы хотите предоставить пользователю вашего документа Excel доступ к внешней информации, но так, чтобы она не отвлекала его внимание. Значок занимает не много места на листе, и рядом с ним нетрудно поместить поясняющую надпись.

Для того чтобы связать или внедрить данные, вставляемые из буфера обмена, и представить их в виде значка, воспользуйтесь командой Специальная вставка, выберите нужный формат и установите флажок В виде значка (Display As Icon). Заметьте, что этот флажок доступен не для всех форматов.

Внедрение и связывание при помощи команды Объект

Команда Объект меню Вставка предоставляет возможность внедрить объект, которого нет в буфере обмена. Как показано на рис. 21.5, диалоговое окно Вставка объекта (Object) включает в себя две вкладки, Новый (Create New) и Из файла (Create From File). Вкладка Новый используется для создания объекта с нуля с последующим его внедрением. Вкладка Из файла позволяет внедрить или связать содержимое существующего файла.

Рис. 21.5. С помощью команды Объект меню Вставка вы можете создавать внедряемые объекты, а также связывать или внедрять различные файлы

Список на вкладке Новый содержит хорошо вам знакомые типы объектов, такие как Точечный рисунок и Документ Microsoft Word, а также имена OLE-серверов (приложений, поддерживающих интерфейс OLE), установленных в вашей системе. После выбора типа объекта и нажатия кнопки ОК Excel запустит приложение, связанное с этим типом документа. Если приложение поддерживает редактирование по месту, меню (за исключением меню Файл) и панели инструментов Excel замещаются аналогами из этого

приложения, позволяя создавать объект непосредственно на рабочем листе. Приложение, не поддерживающее редактирование по месту, открывается в отдельном окне. После создания объекта вы можете вставить его в рабочий лист командой из меню Файл этого приложения.

Предположим, что вы хотите внедрить в документ Excel звуковое примечание. Это можно сделать по-разному, но мы поступим так:

1. В меню Вставка выберите команду Объект.

2. На вкладке Новый выберите элемент Звукозапись (Wave Sound) и нажмите кнопку ОК. Excel запустит программу Звукозапись (Sound Recorder) или другое приложение, которое у вас связано с типом объекта Звукозапись.

3. Наговорите примечание в программе Звукозапись.

4. В меню Файл этой программы выберите команду Выход и возврат в Книга1 (Exit & Return To Bookl), если Кпига1 ваша открытая книга в Excel.

Имена OLE-серверов на вкладке Новый представляют приложения, единственное предназначение которых заключается, в создании внедряемых объектов. Если вы выберете, например, Элемент управления Календарь 11 (Calendar Control 11.0), Excel отобразит на листе календарь. Если вы выберете Microsoft Equation 3.0, откроется программа Редактор формул (Microsoft Equation Editor), которая позволит вам создать и внедрить в лист Excel в качестве объекта математическое, химическое или другое техническое выражение. Как видно на рис. 21.6, Редактор формул поддерживает редактирование по месту. Программа замещает меню Excel и отображает свою панель инструментов для работы с палитрами специальных символов.

Рис. 21.6. Команда Объект меню Вставка предоставляет в ваше распоряжение возможности Редактора формул и других OLE-серверов

На вкладке Из файла диалогового окна Вставка объекта вы можете ввести имя файла или нажать кнопку Обзор (Browse), чтобы найти нужный файл. Для внедрения файла нажмите кнопку ОК. Чтобы создать связь с файлом, установите флажок Связь с файлом (Link To File). Если вы хотите представить внедренный или связанный объект в виде значка, установите флажок В виде значка (Display As Icon).

Вкладка Из файла позволяет внедрить или связать любой файл с документом Excel. В случае внедрения файла, тип которого отсутствует на вкладке Новый, формула ВНЕДРИТЬ будет содержать ссылку на приложение Упаковщик объектов (Windows Packager), аналогично рис. 21.7. Это приложение (packager.exe) помещает внедренный файл в специальную «оболочку». При двойном щелчке на внедренном объекте упаковщик открывает файл, совершая действие, эквивалентное двойному щелчку на ярлыке файла в окне Проводника. Если файл связан с приложением, он будет открыт в контексте этого приложения. В противном случае появится диалоговое окно Выбор программы (Run With), где вы можете выбрать инструмент для открытия файла.

Рис. 21.7. В лист Excel допускается вложение файла любого типа. Если файл не связан с приложением OLE, Windows создаст упакованный объект

Вкладывание исполняемых файлов в документ

При помощи команды Объект из меню Вставка вы можете поместить на рабочем листе значок, который будет запускать другую программу. Для этого просто укажите исполняемый файл программы на вкладке Из файла. Заметьте, что исполняемый файл вставляется целиком, и если вы внедрите такую программу, как PowerPoint, то в результате получите документ Excel размером больше мегабайта.

Источник: Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил.

Внедрить excel

Информацию, созданную в различных программах пакета Office, можно использовать во всех этих программах. Это означает, что данные, созданные в рабочей книге Excel, могут быть скопированы в документ Word. Это значительно упрощает создание, например, годовых и ведомственных отчетов. Данные можно связать или внедрить. Связанные данные всегда более достоверны, чем внедренные, поскольку они автоматически обновляются при обновлении связанного документа.

Чтобы создать связь с другим файлом:

Откройте исходный файл и какие-либо файлы, содержащие информацию, которую вы хотите связать.

Выделите информацию в исходном файле.

Нажмите вкладку Главная

Нажмите кнопку Колировать.

Щелкните кнопкой мыши в месте вставки в конечном файле, содержащем связываемые данные.

Нажмите стрелку кнопки Вставить и выберите Вставить связь.

Чтобы внедрить новый объект:

Нажмите вкладку Вставка.

Нажмите кнопку Объект

Выберите вкладку Новый.

Выберите тип объекта, который вы хотите вставить.

Выполните действия, необходимые для вставки объекта.

Действия будут меняться в зависимости от типа объекта.

Чтобы внедрить или связать существующий объект:

Нажмите вкладку Вставка

Нажмите кнопку Объект.

Выберите вкладку Из файла.

Нажмите кнопку Обзор, найдите и выберите файл, который вы хотите связать, а затем нажмите Открыть

Чтобы создать связь с объектом, отметьте окно Связь с файлом.

В некоторых случаях вы захотите консолидировать данные нескольких рабочих листов или рабочих книг в одной рабочей книге, вместо того чтобы просто связывать исходные данные. Например, для каждого департамента вашей организации разрабатывается отдельный бюджет. Вы можете объединить, или консолидировать итоговые значения по департаментам, чтобы создать бюджет организации. Если бюджеты департаментов составлены согласно единому принципу и итоговые значения в них выведены в одних и тех же ячейках, вы сможете легко консолидировать эти данные и вам не придется вводить информацию повторно. Если данные в отдельных рабочих книгах изменятся, данные консолидированного рабочего листа или рабочей книги тоже всегда будут точными.

Чтобы консолидировать данные из других рабочих листов или рабочих книг:

Откройте все рабочие книги, содержащие данные, которые вы хотите консолидировать.

Откройте или создайте рабочую книгу, которая будет содержать консолидированные данные.

Выделите конечный диапазон.

Нажмите вкладку Данные.

Нажмите кнопку Консолидация в группе Работа с данными.

Нажмите стрелку списка Функция, а затем выберите функцию, которую вы хотите использовать для консолидации данных.

Введите расположение данных, которые следует консолидировать, или нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно, а затем выделите ячейки, которые необходимо консолидировать.

Нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно

Нажмите Добавить, чтобы добавить ссылку на список консолидируемых диапазонов.

Повторяйте действия с 7-го по 9-е до тех пор. пока не перечислите все консолидируемые ссылки.

Отметьте окно Создавать связи с исходными данными

Связь может быть просто ссылкой на ячейку в другом рабочем листе или может быть частью формулы. Вы можете связать ячейки в рамках одной рабочей книги или между различными рабочими книгами. Связываемые данные ячеек называются исходными данными. Ячейка или диапазон, связанный с исходными данными, называется конечной ячейкой или конечным диапазоном. Если вы больше не хотите связывать обновляемые данные, вы можете легко разорвать связь. Создайте связи вместо того, чтобы вводить аналогичные данные. Это позволит вам сэкономить время и обеспечит корректность данных.

Чтобы создать связь между рабочими листами или рабочими книгами:

Выделите ячейку или диапазон, содержащий исходные данные.

Нажмите вкладку Главная.

Нажмите кнопку Копировать.

Нажмите вкладку листа, данные которого вы хотите связать.

Выделите конечную ячейку или конечный диапазон.

Нажмите кнопку Вставить.

Нажмите кнопку Параметры вставки, а затем выберите Вставить связь

Похожие статьи

Читать еще:  Excel цикл
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации
Adblock
detector