Структура в эксель

Группировка данных в Excel – придаем таблицам стройности

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Как сгруппировать данные в Excel

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Автоматическое создание структуры в Excel

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру .

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

  1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
  2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура . В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

  1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

  1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо ). Будет создана группировка

  1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5 . В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки . Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру .

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Добавить комментарий Отменить ответ

8 комментариев

Добрый день!
Как в книге создать 2 группировки друг за другом, чтобы когда они свернуты не отображались страницы.
Например, в таблице 15 строк. 3 всегда отображаются. Затем 4 строки в группировке и следующие 4 строки в группировке. Надо чтобы,когда обе группировки собраны из них ничего не отображалось.

Здравствуйте, Кир.
Для каждой группировки нужно определять итоговый столбец, который располагается либо над группируемым участком, либо под ним. Поскольку у Вас две группы строк примыкают друг к другу, нужно для верхнего участка установить итоги над данными, для нижнего — под данными. Как это делается — описано вначале пункта «Ручное создание структуры».

Добрый день!
Как сделать чтобы группировки были разного цвета( например 1 группа где знак (+) красного. 2 группа где знак (+) зеленого итд)

Дмитрий, здравствуйте. Если Вы хотите, чтобы именно строка итогов отличалась по цвету — лучше всего воспользоваться Условным форматированием

Здравствуйте! Почему при создании структуры с первого столбца в документе не отображается плюсик? Только точки над структурируемыми столбцами и цифры уровня структуры… Что делать, если структура нужна именно с 1го столбца? Excel 2016. Спасибо.

Здравствуйте, Елена. Не отображается плюсик, потому что он проставляется над столбцом промежуточных итогов. Например, в столбцах у Вас данные по месяцам, и они сворачиваются в итоговые цифры года. Плюсик будет над столбцом соответствующего года.
Итоговый столбец может быть слева или справа от группируемого массива. У Вас в настройках выставлено «слева», однако столбца слева не существует, Вы группируете начиная с первого. Потому, плюсика и нет. Вы можете пойти двумя путями:
1. Скрывать и раскрывать группировку кнопками уровней в верхнем левом углу окна
2. Выбрать расположение столбца итогов справа от группируемого массива. Тогда плюсик будет отображаться в следующем столбце после группируемых. Как это сделать — я рассказал в пункте «Ручное создание структуры»

Читать еще:  В excel не показывать нули

Спасибо.
Научился группировать столбцы за 15 секунд.

Структура в эксель

На этом шаге мы рассмотрим создание структур рабочего листа.

Прежде чем создавать структуру, нужно убедиться в том, что данные подходят для создания структуры и формулы заданы правильно. Данные должны иметь иерархическую организацию. Все итоговые формулы должны быть введены правильно и согласовано. Под согласованностью подразумевается их одинаковое относительное положение.

Создать структуру можно одним из способов:

Чтобы автоматически создать стрктуру для некоторого диапазона данных, надо выполнить следующее:

  1. Поместить табличный курсор в любую ячейку диапазона.
  2. Выбрать команду Данные | Группа и структура | Создание структуры.

Программа Excel проанализирует формулы из выделенного диапазона и создаст структуру. В зависимости от формул будет создана горизонтальная, вертикальная или смешанная структура.

Если у рабочего листа уже есть структура, то будет задан вопрос, не хотите ли Вы изменить существующую структуру. Щелкните на кнопке Да, чтобы удалить старую и создать новую структуру.

Если воспользоваться командой Данные | Итоги, то Excel создаст структуру автоматически, при этом автоматически будут вставлены формулы для расчета промежуточных итогов, если данные введены в виде списка.

Excel определяет способ создания структуры на основании анализа формул, поэтому без формул автоматически создать структуру невозможно. Процесс создания структуры вручную подразумевает создание групп строк (для вертикальной структуры) или групп столбцов (для горизонтальной структуры).

Чтобы создать группу строк, выделите полностью все строки, которые нужно включить в эту группу, кроме строки, содержащей формулы для подсчета итогов. Затем выберите команду Данные | Группа и структура | Группировать. По мере создания группы Excel будет отображать символы структуры.

Если перед созданием группы Вы выделите диапазон ячеек (а не строки или столбцы целиком), то Excel отобразит диалоговое окно с вопросом о том, что Вы хотите сгруппировать. Затем программа сгруппирует целиком те строки или столбцы, ячейки которых содержатся в выбранном диапазоне.

Можно выбирать также группы групп. Это приведет к созданию многоуровневых структур. Создание таких структур следует начинать с внутренней группы и двигаться изнутри наружу. В случае ошибки при группировке можно произвести разгруппирование с помощью команды Данные | Группа и структура | Разгруппировать

В Excel есть кнопки инструментов, с помощью которых можно ускорить процесс группировки и разгруппировки (рис. 1). Кроме того можно воспользоваться комбинацией клавиш Alt + Shift + для группировки выбранных строк или столбцов, или Alt + Shift + для осуществления операции разгруппирования.

Рис. 1. Инструменты структуризации

Инструмент структуризации содержит следующие кнопки.

Структура документа Excel

Рабочая область Excel 2007 называется элементом пользовательского интерфейса, включающим в себя ячейки, строки, столбцы и листы рабочей книги, а также строку формул. Все основные действия по созданию и редактированию документов Excel 2007 выполняют в рабочей области.

Рабочая книга Excel 2007 — это файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel 2007. Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист.

Рабочий лист — основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка.

По умолчанию в состав каждой книги Excel 2007 включено три рабочих листа, которым изначально присвоены названия Лист1, Лист2 и Лист3. Количество листов книги можно изменять. Названия столбцов по умолчанию обозначаются буквами английского алфавита, а каждая строка имеет уникальный номер. Любую строку или любой столбец можно по своему усмотрению добавлять, удалять либо перемещать, причем одновременно со всей содержащейся информацией. Высоту строки и ширину столбца можно менять.

Одним из главных структурных элементов рабочей области является ячейка. В данном случае ячейка — это наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации и расположенная на пересечении строки и столбца. Совокупность нескольких ячеек образует диапазон.

Каждая ячейка имеет уникальные координаты (их еще называют адресом ячейки). Адрес ячейки определяется с помощью строк с буквами и цифрами, которые расположены соответственно вверху и слева рабочей области. Например, на рисунке 3.1 курсор установлен в ячейку с адресом С4.

Рисунок 3.1 — Ячейка с координатами С4

Помимо классического стиля адресации ячеек на листе Excel (такой стиль ссылок иногда называют «стилем А1»), существует еще и альтернативная система адресации, называемая «стилем R1C1». В этой системе и строки и столбцы обозначаются цифрами. Адрес ячейки С4 в такой системе будет выглядеть как R4C3 (R=>row=> строка, С=>column=>столбец). Стиль R1C1 удобно использовать при поиске ошибок в формулах, при работе с таблицами, содержащими большое число столбцов (имена столбцов в таких таблицах обозначаются двумя буквами), а также при написании макросов. Включить или отключить этот стиль адресации можно следующей цепочкой команд: кнопка Офис (в Excel 2010 – меню Файл) — Параметры Excel — Формулы — Стиль ссылок R1C1.

Диапазоном ячеек называют группу смежных ячеек в прямоугольной области. Диапазон задаётся указанием адресов ячейки в левом верхнем углу области и адресом ячейки в нижнем правом углу области, между которыми ставится двоеточие, например диапазон А3:В5 содержит 6 ячеек таблицы Excel.

Типы данных Excel

Информация в ячейках может быть трех типов — число, текст или фор-

Числовые данные — это число, введенное в ячейку. Перед числом могут быть символы или «минус». Символ «плюс» обычно не набирается. Знак «минус» для отрицательных чисел набирается обязательно. В качестве разделителя целой и дробной части числа используются, в зависимости от настроек операционной системы, символы «,» (запятая) или «.» (точка). В русифицированных версиях Excel используется символ запятая. Например, 5,06. Числа также могут быть заданы в виде рациональной дроби и в экспоненциальной форме.

При задании числа в виде дроби используется символ косая черта «/», который также называется слэш (slash). Перед числом в виде дроби необходимо набирать «0». Например, 0 1/3 задает число 0,333333333333333 (Excel хранит в мантиссе числа 15 цифр).

Для обозначения мантиссы числа в экспоненциальной форме используются латинские буквы «Е» или «е», после которых задается порядок числа. Например, число «пять с половиной миллионов» может быть задано в виде 5,5е6.

Данные, определяющие даты или денежные суммы, рассматриваются как числа. Ячейки, содержащие числовые данные, могут использоваться в вычислениях. По умолчанию, числовые данные выравниваются по правой границе ячейки.

Формулы — содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства «=». Если ячейка содержит формулу, то это ячейка вычисляемая. Значение ячейки с формулой, как правило, зависит от других ячеек таблицы и при изменении данных в этих ячейках результат вычисле-

ния такой формулы автоматически пересчитывается. Обычно формулы в ячейках не отображаются, а вместо них воспроизводится результат вычислений по данной формуле. Саму формулу при этом можно увидеть и отредактировать в строке формул. Однако Excel позволяет включить режим отображения формул в ячейках таблицы. В Excel 2007 это делается «горячей» клавишей Ctrl+`. Символ «апостроф» расположен в левом верхнем углу (в русской раскладке буква

Текстовые данные представляют собой строку текста произвольной длины. Программа Excel воспроизводит такие данные точно в том же виде, в каком они были введены. Ячейка, содержащая текстовые данные не может использоваться в вычислениях. К текстовым данным относится все что не является числом или формулой. Например, при задании в качестве разделителя целой и дробной части числа символа «точка» число 5.06 будет восприниматься как текст. При использовании русской буквы «Е» для экспоненциальной формы числа Excel также воспримет данные в виде текста. Текстовые данные, по умолчанию, выравниваются по левой границе ячейки.

Механизм автозаполнения

В программе реализована возможность быстрого ввода данных в ячейки с помощью механизма автозаполнения. Если клетки одной строки или столбца содержат одинаковые данные или содержат названия месяцев или дней недели, то следует использовать автозаполнение. Наиболее простой способ выглядит так: ввести значение в ячейку, подвести указатель мыши к правому нижнему углу ячейки (этот угол помечен жирной точкой) чтобы указатель принял вид небольшого крестика. Затем, нажав и удерживая левую кнопку мыши, перетащить указатель в том направлении, в котором необходимо заполнить ячейки. Как только отпускается кнопка мыши, все ячейки выделенного диапазона будут заполнены (в них будет скопировано значение, введенное в первую ячейку). Кроме этого, возле последней ячейки выделенного диапазона отобразится

кнопка , после нажатия на которую, открывается меню, изображенное на рисунке 3.2.

В данном меню можно указать подходящий вариант автозаполнения ячеек. При выборе варианта Копировать ячейки содержимое первой ячейки выделенного диапазона будет скопировано во все остальные ячейки. Если указывается вариант Заполнить, то все ячейки будут заполнены числовой последовательностью в порядке возрастания либо месяцами или днями недели, если в первой ячейки был введен такой текст. Например, если в первую ячейку диапазона введено значение 1, то при выборе варианта Заполнить значения следующих ячеек сформируются так: 2, 3, 4, 5 и т. д. При установленном значении Заполнить только форматы во все ячейки диапазона будет скопирован только формат первой ячейки, а при выборе варианта Заполнить только значения — только значение первой ячейки (форматы останутся прежними). При заполнении ячеек числами арифметической прогрессии с шагом отличающемся от 1, следует использовать либо диалоговое окно Прогрес-

сия команды Заполнить

(значок ) группы Ре-

Главная ленты (рисунок 3.3), либо использовать следующий прием. В первой ячейке набрать первый

член прогрессии, в соседней ячейке – второй член прогрессии. Выделить эти ячейки и перетащить указатель мыши в виде крестика до нужной ячейки. Заполнение ячеек числами геометрической прогрессии можно осуществить только через диалоговое окно Прогрессия команды Заполнить.

Структурирование данных в Excel

Структурирование делает информацию более удобной для просмотра. В этом примере мы научимся подсчитывать строки со связанными данными и сворачивать группу столбцов.

  1. Для начала отсортируем данные по столбцу Company.
  2. На вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Промежуточный итог (Subtotal).
  3. В списке При каждом изменении в (At each change in) выберите Company. Этот столбец мы будем использовать, чтобы структурировать нашу таблицу.
  4. В списке Операция (Use function) выберите Количество (Count).
  5. Поставьте галочку напротив Company (см. рисунок ниже).
  6. Нажмите ОК.Результат:

  • Чтобы свернуть группу ячеек, нажмите знак “” (минус). Можно использовать цифры, чтобы свернуть или развернуть группы по уровню. К примеру, нажмите 2, чтобы отображались только подуровни.
  • Примечание: Нажмите 1, чтобы отображать только итоги, или 3, чтобы отобразить всё.

    Чтобы свернуть группу столбцов, выполните следующие действия:

    1. Выделите столбцы A и B.
    2. На вкладке Данные (Data), кликните по Группировать (Group).
    3. Нажмите на знак ““.Результат:
    4. Чтобы удалить структуру, выделите любую ячейку из набора данных и на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Промежуточный итог (Subtotal). Затем кликните по Убрать все (Remove All).

    Microsoft Excel

    трюки • приёмы • решения

    Как при помощи Excel создать организационную диаграмму проекта

    Организационная схема проекта достаточно типична: в самом верхнем прямоугольнике указывается фамилия «самого большого начальника» и далее вниз — до уровня отделов. В случае организационной схемы проекта в этом прямоугольнике указывается фамилия опекуна проекта, далее следуют руководитель проекта, непосредственные исполнители проекта и т.д. Организационная схема проекта для нас важна потому, что она позволяет отобразить уровни властных полномочий лиц, участвующих в реализации проекта, а также восходящие пути решения проблем, возникающих в ходе его выполнения.

    Организационная схема проекта бывает особенно полезна при выполнении средних и крупных проектов, когда у руководителя есть несколько заместителей, которые отвечают за реализацию подпроектов или отдельных конечных результатов и подчиняются старшему руководителю проекта. На рис. 1 показан пример организационной схемы проекта. Организационные диаграммы можно использовать не только для определения ответственности в проекте, но и для графического изображения хода процесса, например так можно составить график для трудоустройства и работы в Австрии.

    Рис. 1. Организационная схема проекта

    Организационные схемы проектов удобно создавать в программе Excel. На ленте этой программы активизируйте вкладку Insert (Вставка) и в разделе Illustrations (Иллюстрации) щелкните на кнопке Smart Art. На экране появится окно Choose a Smart Art Graphic (Выбор рисунка SmartArt), показанное на рис. 2.

    Рис. 2. Диалоговое окно Choose a SmortArt Graphic

    Из списка в крайней слева области этого диалогового окна выберите элемент Hierarchy (Иерархия), щелкните на значке Organizational Chart 1 (Организационная диаграмма), расположенном в верхнем левом углу центральной части окна, а затем на кнопке ОК. На экране появится незаполненная организационная диаграмма (рис. 3).

    Панель Type text here (Введите текст) (см. рис. 3) предназначена для заполнения текстовыми фрагментами графических элементов организационной диаграммы. Щелкните на определенном элементе диаграммы, а затем введите текст, который должен отображаться на этом элементе. Нажмите клавишу Enter, чтобы создать новый графический элемент схемы (при этом вы останетесь на том же уровне организационной схемы, на котором работали до нажатия клавиши Enter). Для создания нового графического элемента организационной схемы, расположенного на уровень ниже от выделенного в данный момент, нажмите клавишу Enter, а затем — Таb. (Нажатие клавиш Ctrl+Tab позволяет вернуться на один уровень вверх.) Окончательный вариант организационной схемы нашего проекта был показан ранее (см. рис. 1).

    Рис. 3. Шаблон организационной схемы проекта

    Для того чтобы изменить местоположение любого элемента, просто перетащите его в другую часть организационной схемы. Программное средство SmartArt автоматически отслеживает связи между элементами организационной схемы. Если вам понадобится изменить размер любого графического элемента, воспользуйтесь маркерами, которые расположены по его периметру. Над выделенным графическим элементом организационной схемы расположен круглый маркер зеленого цвета. Щелкните на нем, а затем перетащите указатель мыши, чтобы повернуть графический элемент. Для выделения нескольких графических элементов организационной схемы щелкните на них мышью, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Завершив построение организационной схемы, скройте ее левую панель Type text here (Введите текст). Наконец, обратите внимание на метки-манипуляторы, расположенные по периметру окна самой организационной схемы. Пользуясь этими метками-манипуляторами, можно перемещать организационную схему или менять ее размеры.

    Чтобы пользоваться организационными схемами в Office 2007/2010/2013, сначала необходимо убедиться в том, что у вас установлено программное дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs (Надстройка организационных диаграмм для программ Microsoft Office). По умолчанию это дополнение не устанавливается. Закройте все программы Office (в том числе и Outlook). Откройте окно Control Panel (Панель управления), а затем дважды щелкните на значке Add or Remove Programs (Установка и удаление программ), чтобы открыть одноименное диалоговое окно. В списке установленных приложений найдите элемент Microsoft Office Professional, выделите его и щелкните на кнопке Change (Изменить). На экране появится диалоговое окно Change Your Installation of Microsoft Office (Microsoft Office Профессиональный). Установите переключатель Add or Remove Features (Добавить или удалить компоненты), а затем щелкните на кнопке Continue (Продолжить).

    Чтобы найти дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs, щелкните на знаке «плюс» рядом с элементом Microsoft Office PowerPoint. (Многие годы это программное дополнение ассоциировалась исключительно с PowerPoint, хотя оно может использоваться и для других программ Microsoft Office.) Щелкните на интерфейсном элементе, который расположен слева от интересующего вас компонента, и в появившемся меню выберите команду Run from My Computer (Запускать с моего компьютера). Щелкните на кнопке Continue (Продолжить).

    Роли и обязанности исполнителей нашего проекта задокументированы и отправлены па Microsoft Office Sharepoint Server. Каким образом вы могли бы мотивировать этот новообразованный коллектив исполнителей? На этот вопрос мы постараемся ответить в следующей статье.

    Похожие статьи

    Ссылка на основную публикацию
    Похожие публикации
    ×
    ×
    Adblock
    detector