Как данные из таблицы excel перенести в word

Как перенести таблицу из Word в Excel

О переносе таблиц из Word в Excel можно сказать, что лучше бы сразу без переноса, но ведь не всегда получается, как лучше. Эта статья адресована тем, перед кем все-таки встала такая задача.

Между любыми приложениями, работающими под Windows, возможен обмен данными. В окне Word выделите таблицу любым способом, которому вы отдает предпочтение, например, щелчком по кнопке выделения таблицы, и скопируйте ее. Варианты копирования:

  • клавиши CTRL и С;
  • команда Копировать в меню, вызываемом щелчком правой кнопкой на выделенном;
  • щелчок по кнопке Копировать на ленте (вкладка Главная).

На листе Excel укажите ячейку, начиная с которой хотите разместить таблицу, и вставьте скопированное. Варианты вставки:

  • клавиши CTRL и V;
  • команда Вставить в меню, вызываемом щелчком правой кнопкой;
  • щелчок по кнопке Вставить на ленте (вкладка Главная).

При использовании любого варианта пользователю предлагается выбрать Параметры вставки. Если нужно сохранить особенности оформления таблицы в Word используйте первый вариант команды Вставить.

Если первоначальное оформление не нужно сохранять, то при вставке выберите другую кнопку. На рисунке можно увидеть и сравнить два варианта вставки одной и той же таблицы.

Но при вставке даже самой простой таблицы пользователь сталкивается если не с трудностями, то с неожиданностями. Самая частая из них — несоответствие ширины столбца, принятой в Excel по умолчанию, вставляемым данным.

Это устранить несложно. Установите курсор мыши, как показано на рисунке, и раздвиньте столбец.

С другой трудностью при вставке пользователь может столкнуться, если при оформлении шапки таблицы в Word были использованы знаки конца абзаца или перевода каретки (то есть нажималась клавиша ENTER). Для Excel такой знак является сигналом к размещению последующего текста в новой ячейке.

Чтобы избежать этого, необходимо в исходной таблице убрать лишние символы. Вы можете сделать это по-разному:

  • вручную удалить все, что мешает;
  • воспользоваться возможностью поиска и замены символов.

При втором варианте действий в окне поиска и замены нужно ввести ^p (язык английский) в поле Найти и пробел в поле Заменить на.

Если по какой-то причине вы не можете перенести таблицу из одного приложения в другое копированием, то возможен следующий вариант:

  • в окне Word выделите таблицу (если кроме таблицы в документе имеется еще текст или другие таблицы, то предварительно скопируйте ее в новый документ);
  • на вкладке Макет найдите кнопку Преобразовать в текст;
  • в диалоговом окне выберите разделитель столбцов;

  • Получится примерно, как на рисунке.

  • выберите вкладку Файл и команду Сохранить как, введите имя файла, откройте список форматов, выберите Обычный текст и сохраните (параметры сохранения не изменяйте);

  • в окне Excel на вкладке Файл выберите Открыть, укажите нужную папку, выберите в списке форматов Все файлы, укажите файл с преобразованной таблицей и откройте его;

  • в диалоговых окнах (шаг 1, 2, 3) оставьте все без изменений, щелкая кнопку Далее (на третьем шаге — Готово);

Вы познакомились с несколькими приемами переноса таблиц из Word в Excel, которые доступны в различных версиях и той, и другой программ.

Копирование таблицы Word в Excel

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Если вы хотите переместить данные из таблицы Word в Excel, можно избежать повторного ввода, скопировав их прямо из Word. При копировании из таблицы Word на лист Excel данные в каждой ячейке таблицы Word вставляются в отдельную ячейку на листе.

Важно: После вставки данных может потребоваться очистить их, чтобы воспользоваться функциями вычислений Excel. Например, в ячейках могут быть ненужные пробелы, числа могут быть вставлены как текст, а не как числовые значения, с которыми можно выполнять вычисления, а даты могут отображаться неправильно. Сведения о форматировании чисел как дат, денежных единиц, процентов и т. д. см. в статье Форматирование чисел. Справку о форматировании таблицы можно найти в статье Форматирование таблицы Excel.

Выберите в документе Word строки и столбцы таблицы, которые вы хотите скопировать на лист Excel. Убедитесь, что в ячейках таблицы нет лишних возвратов каретки, в противном случае это может привести к дополнительным строкам в Excel.

Чтобы скопировать выделенный фрагмент, нажмите клавиши CTRL+C.

На листе Excel выделите левый верхний угол области, в которую нужно вставить таблицу Word.

Читать еще:  Как в эксель открыть скрытые столбцы

Примечание: Перед вставкой убедитесь, что область пуста. Данные из ячеек таблицы Word заменят все существующие данные в ячейках листа, находящихся в области вставки. При необходимости перед копированием просмотрите таблицу в Word для проверки ее размеров.

Нажмите клавиши CTRL+V.

Чтобы настроить форматирование, нажмите кнопку Параметры вставки рядом с вставленными данными, а затем выполните указанные ниже действия.

Чтобы использовать форматирование, примененное к ячейкам листа, выберите вариант Использовать форматы конечных ячеек.

Чтобы использовать форматирование таблицы Word, выберите вариант Сохранить исходное форматирование.

Примечание: Excel вставит содержимое каждой ячейки таблицы Word в отдельную ячейку. После вставки данных их можно распространить на другие ячейки в столбце (например, разделив имя и фамилию, чтобы они отображались в отдельных ячейках) с помощью команды Текст по столбцам. Дополнительные сведения см. в статье Распределение содержимого ячейки на соседние столбцы.

Вставка таблицы из программы Word в Microsoft Excel

Чаще приходится переносить таблицу из программы Microsoft Excel в приложение Word, чем наоборот, но все-таки случаи обратного переноса тоже не столь редки. Например, иногда требуется перенести таблицу в Excel, сделанную в Ворде, для того чтобы, воспользовавшись функционалом табличного редактора, рассчитать данные. Давайте выясним, какие способы переноса таблиц в данном направлении существуют.

Обычное копирование

Самый простой способ переноса таблицы выполняется методом обычного копирования. Для этого, выделяем таблицу в программе Word, кликаем правой кнопкой мыши по странице, и в появившемся контекстном меню выбираем пункт «Копировать». Можно, вместо этого, нажать на кнопку «Копировать», которая размещена вверху на ленте. Ещё один вариант предполагает, после выделения таблицы, нажатие на клавиатуре клавиш Ctrl+C.

Таким образом, мы скопировали таблицу. Теперь нам нужно вставить её на лист Excel. Запускаем программу Microsoft Excel. Кликаем по ячейке в том месте листа, где хотим разместить таблицу. Нужно заметить, что эта ячейка станет крайней левой верхней ячейкой вставляемой таблицы. Именно из этого нужно исходить, планируя размещения таблицы.

Кликаем правой кнопкой мыши по листу, и в контекстном меню в параметрах вставки выбираем значение «Сохранить исходное форматирование». Также, можно вставить таблицу, нажав на кнопку «Вставить», расположенную на левом краю ленты. Или же, существует вариант набрать на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl+V.

После этого, таблица будет вставлена на лист Microsoft Excel. Ячейки листа могут не совпадать с ячейками вставленной таблицы. Поэтому, чтобы таблица выглядела презентабельно, их следует растянуть.

Импорт таблицы

Также, существует более сложный способ переноса таблицы из Word в Excel, путем импорта данных.

Открываем таблицу в программе Word. Выделяем её. Далее, переходим во вкладку «Макет», и в группе инструментов «Данные» на ленте жмем на кнопку «Преобразовать в текст».

Открывается окно параметров преобразования. В параметре «Разделитель» переключатель должен быть выставлен на позицию «Знак табуляции». Если это не так, переводим переключатель в данную позицию, и жмем на кнопку «OK».

Переходим во вкладку «Файл». Выбираем пункт «Сохранить как…».

В открывшемся окне сохранения документа, указываем желаемое место расположения файла, который собираемся сохранить, а также присваиваем ему название, если название по умолчанию не удовлетворяет. Хотя, учитывая, что сохраненный файл будет являться лишь промежуточным для переноса таблицы из Word в Excel, особого смысла менять наименование нет. Главное, что нужно сделать – это в поле «Тип файла» установить параметр «Обычный текст». Жмем на кнопку «Сохранить».

Открывается окно преобразования файла. Тут делать никаких изменений не нужно, а только следует запомнить кодировку, в которой вы сохраняете текст. Жмем на кнопку «OK».

После этого, запускаем программу Microsoft Excel. Переходим во вкладку «Данные». В блоке настроек «Получить внешние данные» на ленте жмем на кнопку «Из текста».

Открывается окно импорта текстового файла. Ищем тот файл, который сохранили ранее в Ворде, выделяем его, и жмем на кнопку «Импорт».

После этого, открывается окно Мастера текстов. В настройках формата данных указываем параметр «С разделителями». Устанавливаем кодировку, согласно той, в которой вы сохраняли текстовый документ в Ворде. В большинстве случаев это будет «1251: Кириллица (Windows)». Жмем на кнопку «Далее».

В следующем окне в настройке «Символом-разделителем является» устанавливаем переключатель в позицию «Знак табуляции», если он не установлен по умолчанию. Жмем на кнопку «Далее».

В последнем окне Мастера текста можно отформатировать данные в столбцах, с учетом их содержимого. Выделяем конкретный столбец в Образце разбора данных, а в настройках формата данных столбца выбираем один из четырёх вариантов:

Подобную операцию делаем для каждого столбца в отдельности. По окончанию форматирования, жмем на кнопку «Готово».

После этого, открывается окно импорта данных. В поле вручную указываем адрес ячейки, которая будет являться крайней верхней левой ячейкой вставленной таблицы. Если вы затрудняетесь это сделать вручную, то жмем на кнопку справа от поля.

Читать еще:  Как удалить пробелы в excel в столбце

В открывшемся окне, просто выделяем нужную ячейку. Затем, кликаем по кнопке справа от введенных в поле данных.

Возвратившись в окно импорта данных, жмем на кнопку «OK».

Как видим, таблица вставлена.

Далее, при желании, можно установить для неё видимые границы, а также отформатировать стандартными способами Microsoft Excel.

Выше были представлены два способа переноса таблицы из Word в Excel. Первый способ намного проще второго, и на всю процедуру уходит гораздо меньше времени. В то же время, второй способ гарантирует отсутствие лишних символов, или смещения ячеек, что вполне возможно при переносе первым способом. Так что, определяться с вариантом переноса, нужно отталкиваясь от сложности таблицы, и её предназначения.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Как перенести данные из Excel в таблицу документа Word

При копировании таблиц из Excel в Word, а также при переносе значений ячеек из таблиц Excel в таблицы Word могут возникать различные неприятности в виде несовпадения форматов, размеров и просто некорректной вставки скопированных данных. Для качественного переноса данных из Excel в Word необходимо знать несколько моментов.

Как перенести лист из книги Excel в документ Word?

Для переноса в документ Word данных всего рабочего листа рабочей книги Excel, необходимо перейти на вкладку «Вставка» и в группе кнопок «Текст» нажать кнопку «Объект». На вкладке «Создание из файла» диалогового окна «Вставка объекта»,

при помощи кнопки «Обзор» необходимо найти рабочую книгу с данными для переноса. Стоит отметить, что в рабочей книге активным должен быть тот лист, на котором содержатся данные для переноса в документ Word. При этом вставка данных файла в документ осуществляется так, что их можно редактировать, используя приложение, в котором они были созданы. Другими словами в документе Word появляется область приложения Excel, которая активируется двойным кликом левой кнопки мыши. При этом лента Word заменяется лентой Excel и в этой области документа Word можно внести изменения, используя средства приложения Excel.

Если в диалоговом окне «Вставка объекта» установить флажок в поле «Связь с файлом», то в документе Word будут отображаться в автоматическом режиме изменения, внесенные в исходный файл.

Как перенести таблицу или диапазон ячеек из Excel в Word?

Чтобы перенести таблицу или любой произвольный диапазон ячеек с данными из рабочей книги Excel в документ Word, необходимо в приложении Excel скопировать диапазон ячеек, перейти в приложение Word и на вкладке «Главная» в группе кнопок «Буфер обмена» раскрыть меню кнопки «Вставить» и выбрать один из доступных вариантов вставки, такие как, сохранять исходное форматирование, использовать стили конечного фрагмента, сохранить как рисунок, сохранить только текст и некоторые другие.

Кроме перечисленных вариантов доступен пункт «Специальная вставка», при помощи которого можно вставить скопированную таблицу или диапазон, как объект, а также выбрать другие варианты вставки.

Как перенести данные из Excel в Word без ячеек?

При копировании диапазона ячеек на листе рабочей книги Excel с последующей вставкой в документ Word, значения ячеек переносятся из одного приложения в другое в виде таблицы, то есть с сеткой для ячеек, что не всегда удобно. Чтобы перенести данные без ячеек достаточно сделать вставку не в Word, а в обычный блокнот и уже оттуда переносить в Word.

Как перенести несколько таблиц из Excel в Word?

С помощью надстройки для Excel можно осуществлять программный перенос любого количества таблиц, из табличного редактора в текстовый. Читать подробнее.

Как выборочно перенести данные из Excel в Word (автоматически)?

В отдельных случаях, когда возникает необходимость заполнить отдельные строки/столбцы таблицы в документе Word данными из Excel, от исполнения многократного действия «Скопировать/Вставить» поможет уйти надстройка для Word по автоматическому заполнению таблиц Word данными из Excel.

Например, при заполнении спецификаций к проектной документации, необходимо выборочно перенести информацию из базы данных рабочей книги Excel в документ Word. При этом нужно перенести не всю таблицу Excel, а только некоторые её строки, при том, что они не расположены в одном диапазоне, который можно было бы скопировать и вставить за одно действие. Надстройка позволяет автоматизировать процесс выборочного переноса данных из таблицы Excel в таблицу Word.

После выбора книги Excel (базы данных) и рабочего листа, содержащего данные для переноса в таблицу документа Word, в диалоговом окне отображаются значения ячеек из первых двух столбцов листа базы данных. Количество отображаемых столбцов пользователь может регулировать самостоятельно, изменяя номера первого и последнего столбца. В зависимости от этого изменяется и содержимое диалогового окна. Первая строка рабочего листа файла базы данных служит заголовками для столбцов в диалоговом окне. Для того, чтобы перенести данные из диалогового окна, необходимо выделить нужные строки, используя левую кнопку мыши и клавиши Ctrl и/или Shift на клавиатуре.

Читать еще:  Как сделать в экселе выпадающий список

После пуска программы значения всех выделенных в диалоговом окне строк переносятся в ячейки таблицы документа Word, начиная с той ячейки, в которой находится курсор мыши. Надстройка дает возможность выборочного заполнения таблиц в редакторе Word данными из Excel. Примером использования этой надстройки может служить заполнение спецификаций оборудования и материалов к проектной документации, когда для заполнения документов по разделам необходимо выборочно перенести данные из баз данных, созданных на базе рабочих книг Excel в таблицу документа Word.

Для пользователей, использующих широкоформатные мониторы, предусмотрена возможность изменения размеров диалогового окна под ширину окна приложения Word.

Как перенести отдельные значения из Excel в Word?

Для автозаполнения документов Word данными из Excel можно использовать готовые решения (надстройки) как для Word, так и для Excel. Эти решения позволяют автоматически генерировать документы Word на основе данных, содержащихся на листе рабочей книги Excel. В этих решениях предусмотрена возможность пакетного заполнения документов (для случаев, когда на основе одного набора исходных данных нужно заполнять несколько различных документов, например, договор, доп. соглашение, доверенность и так далее).

Надстройка для Word

Надстройка для Excel

Обе надстройки имеют примерно одинаковый функциал и различаются незначительно.

Как перенести таблицу из Excel в Word без ошибок

Работать с числовыми данными, делать расчеты, составлять таблицы удобнее в Excel. По сути, сама программа – это таблица. Word для подобной работы не совсем приспособлен.

Но иногда приходится переносить таблицы из Excel в Word. Либо преобразовывать готовую таблицу. «Перебивать» данные из одного формата в другой непродуктивно, долго. Должен быть другой способ.

Как перенести таблицу из Excel в Word?

  1. У нас есть таблица с тремя столбцами и пятью строками. Границы установлены.
  2. Выделяем диапазон данных. Нажимаем копировать в главном меню. Либо сочетание клавиш Ctrl + C. Можно по выделенной таблице щелкнуть правой кнопкой мыши и нажать «копировать».
  3. Открываем лист Word. В главном меню – инструмент «Вставка». Выбираем «Специальная вставка».
  4. Задаем параметры специальной вставки. «Связать» — «Лист Microsoft Office Excel». Проверяем, правильно ли выбран источник вставки. Жмем ОК.

Результат нашей работы:

Этот способ имеет некоторые недостатки:

  • таблица вставляется как графический объект, то есть редактировать ее невозможно.
  • границы широкоформатных таблиц могут выходить за пределы листа.

  1. Выделяем таблицу в MS Excel. Копируем ее в буфер обмена.
  2. Открываем MS Word. Нажимаем «Вставить». Или сочетание клавиш Shift + Ins. Результат:

Мы можем редактировать данные, менять границы таблицы, шрифт значений, форматировать.

Существенный недостаток такого вариант вставки – таблицы с большим объемом данных выходят за пределы листа.

  1. На листе Word переходим на вкладку «Вставка». Нам необходимо меню «Текст» — инструмент «Объект».
  2. В открывшемся диалоговом окне выбираем «Создание из файла». Нажимаем «Обзор», чтобы найти файл с нужной таблицей.
  3. Когда искомый объект найден, в строке «Имя файла» появятся его данные». Жмем ОК.

Вставленная таблица представляет собой графический объект. Отредактировать значения в ячейках нельзя.

Чтобы вставить диапазон данных без границ, следует предварительно убрать границы таблицы.

Или комбинация клавиш CTRL+SHIFT+(минус).

Чтобы манипулировать с границами, таблица должна быть вставлена по второму методу.

Как преобразовать таблицу из Word в Excel?

Произведем обратный перенос.

  1. Выделяем таблицу в MS Word. Нажимаем «Копировать».
  2. Открываем MS Excel. Ставим мышку в том месте, где должна появиться таблица. Жмем «Вставить».

У нас «чистенькая» таблица. Поэтому вставилась она ровно и аккуратно. Если данные вносились коряво, много лишних символов (непечатаемых), то границы строк и столбцов могут сместиться. Из подобной ситуации 2 выхода:

  1. Чистим таблицу вручную. Если много повторяющихся символов, можно использовать параметры автозамены.
  2. Сохраняем таблицу как текст (в формате txt). В этом случае уберутся все лишние символы. А в Excel вставить данные из txt.

  1. Выделяем таблицу в Ворде. Меню «Макет» — «Данные» — инструмент «Преобразовать в текст». В параметрах преобразования – «знак табуляции».
  2. Главное меню – «Сохранить как» — «Другие форматы». Тип файла выбираем «Обычный текст».
  3. Открываем Эксель. Вкладка «Данные». «Получить внешние данные» — «Из текста».
  4. Ищем сохраненный файл. Нажимаем «Импорт». Откроется «Мастер текстов».
  5. Устанавливаем нужные параметры преобразования. Формат данных – с разделителями. Символ-разделитель – знак табуляции. Готово.

Можно редактировать данные, рисовать границы и т.д. Такой способ вставки убирает лишний символы, предупреждает смещение ячеек.

Похожие статьи

Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации
Adblock
detector