Excel формулы в сводных таблицах

Вычисляемое поле в Сводных таблицах в MS Excel

Научимся добавлять и редактировать Вычисляемое поле в Сводной таблице MS EXCEL 2010.

Простые Сводные таблицы мы научились строить в статье Сводные таблицы в MS Excel. Теперь научимся создавать и изменять Вычисляемое поле в Сводной таблице.

В качестве исходной таблицы возьмем таблицу продаж товара по месяцам. В этой таблице также содержится план продаж. Подробности можно посмотреть в файле примера .

Нашей задачей будет:

  • вычислить % выполнения плана
  • представить полученные данные по годам для каждого месяца (каждый год — отдельный столбец)

В итоге у нас должна получиться вот такая сводная таблица.

Исходная таблица

Исходную таблицу подготовим в специальном формате таблиц MS EXCEL (см. статью Таблицы в формате EXCEL 2007).

На основе даты продажи в столбце А, в таблице рассчитываются 2 столбца: Номер месяца =МЕСЯЦ() и Год =ГОД() . Для форматирования ячеек столбца А в виде окт11 использован пользовательский формат Даты [$-419]МММГГ;@.

Столбец План представляет собой линейный тренд (это не важно для целей данной статьи), столбец Продано — фактический объем продаж.

Сводная таблица

Для создания сводной таблицы выделите любую ее ячейку и в меню Вставка/ Таблицы нажмите кнопку Сводная таблица. В результате появится диалоговое окно.

Нажав ОК, сводная таблица автоматически создастся на новом листе.

В окне Список полей будут отражены названия всех столбцов исходной таблицы. Таким образом, поле — это просто столбец. Вычисляемое поле — это, по сути, вычисляемый столбец.

Перед тем как создать Вычисляемое поле перетащите поле Номер месяца в Названия строк.

Создаем вычисляемое поле

Для решения задачи нам потребуется вычислить % выполнения плана по формуле =’Продано, руб.’/’План, руб.’

Это можно сделать непосредственно в Сводной таблице, создав Вычисляемое поле ПроцентВыполнения.

Для этого выделите ячейку в Сводной таблице, в появившемся меню Работа со сводными таблицами выберите Параметры/ Вычисления/ Поля, элементы и наборы/ Вычисляемое поле :

Появится диалоговое окно:

Интерфейс этого окна не относится к интуитивно понятным вещам, поэтому требует дополнительного пояснения:

  • Вместо Поле1 введите название Вычисляемого поля, например, ПроцентВыполнения
  • В списке полей выделите поле Продано, руб. и нажмите кнопку Добавить поле или дважды кликните на него. Название поля будет введено в поле Формула
  • Введите символ деления / в поле Формула
  • В списке полей выделите поле План, руб. и нажмите кнопку Добавить поле
  • Нажмите ОК

После проведенных манипуляций в списке поле Сводной таблицы появится еще одно поле. Завершите формирование Сводной таблицы как показано на рисунке ниже, разместив Вычисляемое поле в область Значения.

После несложного форматирования Сводная таблица приобретет законченный вид (необходимо убрать ошибку #ДЕЛ/0!, изменить названия столбцов и изменить формат ячеек на процентный).

Обратите внимание, что Сводная таблица содержит Общий итог как по столбцам, так и по строкам.

Теперь разберемся, что Вычисляемое поле нам насчитало.

Вычисляемое поле. Алгоритм расчета

Для каждого месяца у нас есть только одно значение фактических продаж (столбец Продажи) и плана. Вычисляемое поле ПроцентВыполнения возвращает значение равное их отношению. Например, для января 2012 года — это 50,19% (продано было 36992,22, а план был 73697,76). 36992,22/73697,76=0,5019 (см. строку 10 на листе Исходная таблица).

Теперь проверим итоги по месяцам. За январь итоговым значением является 93,00%. Как это значение получилось?

Сначала программа вычислила СУММУ продаж за январь по всем годам, затем, вычислила СУММУ всех плановых значений. Разделив одно на другое, было получено 93,00%. В этом можно убедиться проделав вычисления самостоятельно (см. строку 10 на листе Сводная таблица, столбцы H:J).

В этом состоит одно из ограничений Вычисляемого поля — итоговые значения вычисляются только на основании суммирования.

Аналогично расчет ведется и для итогов по столбцам: находится сумма продаж и плана по годам, затем вычисляется их отношение.

Если бы для каждого месяца в исходной таблице было бы несколько сумм продаж и плановых значений, то расчет был бы аналогичен подсчету итоговых значений.

Чтобы обойти данное ограничение и вычислить, например, средний % выполнения плана для всех январских месяцев, придется отказаться от Вычисляемого поля. Создайте в исходной таблице новый столбец — отношение продажи к плану для каждого месяца (см. лист Исходная таблица2). Затем, создайте на ее основе другую сводную таблицу. В окне параметров полей значений установите Среднее.

В итоговом столбце теперь будет отображаться средний процент выполнения плана.

Изменяем и удаляем Вычисляемое поле

Вызовите тоже диалоговое окно, которое мы использовали для создания Вычисляемого поля. В выпадающем списке выберите нужное поле. Появится его формула, которую можно отредактировать, также как и название этого Вычисляемого поля.

Там же можно удалить это поле.

Еще одно ограничение

Еще одно ограничение Вычисляемого поля проявляется при попытке использовать его в качестве названия Строк или Столбцов Сводной таблицы. Этого сделать нельзя. Покажем это на нашем примере.

Изначально в исходной таблице номер месяца и года вычислялись в отдельных столбцах. Попробуем сделать эти вычисления в Вычисляемом поле.

Создать само Вычисляемое поле для номера месяца — не проблема:

Однако, перенести его в качестве строк сводной таблицы не получается.

Формулы в сводной таблице в Excel

Пожалуй, самым запутанным вопросом в отношении сводных таблиц является создание в них вычисляемых полей и вычисляемых элементов. Большинство пользователей стараются избегать использования в сводных таблицах вычисляемых полей и элементов. В то же время данная функция может оказаться достаточно полезным подспорьем в работе; к тому же, если вы поймете ее работу, то увидите, что она не такая уж и сложная.

Прежде всего, приведем основные понятия.

Вычисляемое поле. Это новое поле, создаваемое на основе других полей сводной таблицы. Если источником данных сводной таблицы является база данных рабочего листа, лучшей альтернативой будет добавить вычисляемое поле в саму эту базу и ввести в него соответствующую формулу. Вычисляемое поле может находиться только в области Значения сводной таблицы — его нельзя помещать в области Названия строк, Названия столбцов и Фильтр таблицы.

Вычисляемый элемент. Такой элемент использует содержимое других элементов в пределах поля сводной таблицы. Если источником данных сводной таблицы является база данных рабочего листа, в качестве альтернативы в ней можно создать дополнительные строки и вставить в них формулы, основанные на существующих строках. Вычисляемый элемент может находиться в областях Названия строк, Названия столбцов и Фильтр таблицы — в области Значения его использовать нельзя.

Формулы, применяемые для создания вычисляемых полей и элементов, не являются стандартными формулами Excel. Другими словами, эти формулы не вводятся в ячейки — для их ввода используется специальное диалоговое окно. Эти формулы хранятся вместе с другими данными сводной таблицы.

В примерах, приведенных ниже, используется таблица базы данных рабочего листа, показанная на рисунке. Таблица содержит 5 полей и 48 записей. Каждая запись представляет информацию о месячных продажах некоторого торгового представителя. Например, Эльза, торговый представитель в северном регионе, продала за январь 239 единиц продукции на общую сумму 23049 долларов.

На рисунке ниже показана простая сводная таблица, созданная на основе этих данных. В ней показаны объемы продаж (область Значения), сгруппированные по месяцам (область Названия строк) и торговым представителям (область Названия столбцов).

В представленных далее примерах продемонстрировано следующее:

• создание вычисляемого поля для определения средней стоимости единицы продукции; • создание вычисляемого элемента для нахождения общей суммы по кварталам.

Создание вычисляемого поля

Поскольку сводная таблица является особым типом диапазона данных, в нее нельзя вставлять строки или столбцы. Это означает, что нельзя вставить формулы, которые бы производили расчеты на основе данных, содержащихся в сводной таблице. Для этой цели следует создавать специальные вычисляемые поля. Вычисляемое поле содержит вычисления, в которых задействованы другие поля.

Вычисляемое поле обычно используется в качестве средства отображения в сводной таблице новой информации. По существу, оно выступает альтернативой создания нового столбца в исходной базе данных. В большинстве случаев проще вставить новый вычисляемый столбец в источник данных, однако при этом источник данных должен быть доступен. Как правило, вычисляемые поля сводных таблиц используют, когда доступ к источнику данных ограничен, — например, когда источником является внешняя база данных.

Читать еще:  Функция concatenate в excel на русском

Примечание

Вычисляемые поля можно использовать только в области Значения сводной таблицы. В областях Названия столбцов, Названия строк и Фильтр отчета использовать их нельзя.

Для примера предположим, что требуется вычислить среднюю стоимость единицы продукции. Данная величина может быть найдена путем деления значения поля Продажи на значение поля Единиц продано. Результат должен находиться в новом поле сводной таблицы (в вычисляемом поле).

Чтобы создать вычисляемое поле, содержащее результат деления значений поля Продажи на значения поля Единиц продано, используйте следующую процедуру.

1. Выделите любую ячейку сводной таблицы.

2. Выберите команду Работа со сводными таблицамиПараметрыВычисленияПоля, элементы и наборыВычисляемое поле.

3. В открывшемся диалоговом окне введите описательное имя поля и нужную формулу. Формула может содержать функции рабочего листа и другие поля источника данных. В примере мы назовем поле Средняя цена и введем следующую формулу:

4. Щелкните на кнопке Добавить, и новое поле будет добавлено в список.

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

Примечание

Формулу можно записать вручную, воспользовавшись клавиатурой или дважды щелкнув на элементе списка Поля. При двойном щелчке элемент переносится в поле Формула. Так как в имени поля Единиц продано есть пробел, Excel заключает его в одиночные кавычки.

Программа Excel добавляет созданное вычисляемое поле в область Значения сводной таблицы (оно также появится на панели списка полей). С ним можно обращаться так же, как и с любым другим полем, за одним исключением: его нельзя переместить в область Фильтр таблицы, Названия строк или Названия столбца — оно должно оставаться в области Значения.

На рисунке показана часть сводной таблицы после добавления в нее вычисляемого поля. В новом поле отображается средняя стоимость единицы продукции для каждого торгового представителя.

Используемые формулы могут содержать функции рабочего листа, однако последние не должны ссылаться на ячейки или именованные диапазоны.

Вставка в сводную таблицу вычисляемого элемента

В предыдущем разделе был описан процесс создания вычисляемого поля. Excel также позволяет создать для поля сводной таблицы вычисляемый элемент. Напомним, что создание вычисляемого поля сводной таблицы является альтернативой вставке в источник данных нового поля. С другой стороны, вычисляемый элемент сводной таблицы является альтернативой добавления в источник данных новой строки, содержащей формулы, ссылающиеся на другие строки.

В рассматриваемом примере созданы четыре вычисляемых элемента, содержащие комиссионные за квартальные объемы продаж согласно следующей схеме:

квартал 1 — 10% от объема продаж за январь, февраль и март; • квартал 2 — 11% от объема продаж за апрель, май и июнь; • квартал 3 — 12% от объема продаж за июль, август и сентябрь; • квартал 4 — 12,5% от объема продаж за октябрь, ноябрь и декабрь.

Примечание

Модификация источника данных для получения этой информации потребовала бы вставки шестнадцати новых строк, содержащих формулы. Таким образом, в данном примере создание вычисляемых элементов представляет собой значительно более легкую задачу.

Для создания вычисляемого элемента комиссионных за первый квартал выполните следующие действия.

1. Переместите курсор ячейки в область Названия строк или Названия столбцов сводной таблицы и выберите команду Работа со сводными таблицамиПараметрыВычисленияПоля, элементы и наборыВычисляемый объект.

2. В открывшемся окне в соответствующих полях введите имя элемента и формулу. В формуле можно использовать элементы других полей, но не функции рабочего листа. В нашем примере именем элемента является Комиссия 1 кв., а формула имеет следующий вид:

3. Щелкните на кнопке Добавить.

4. Повторите пп. 2-3 для создания трех остальных вычисляемых элементов, используя следующие формулы:

• комиссия 2 кв.=11%*(Апр+Май+Июн); • комиссия 3 кв.=12%*(Июл+Авг+Сен); • комиссия 4 кв.=12,5%*(Окт+Ноя+Дек).

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

Примечание

Вычисляемые элементы, в отличие от вычисляемых полей, не отображаются на панели списка полей.

Предупреждение

При использовании в сводной таблице вычисляемых элементов лучше отключить строку итогов, чтобы избежать двойного суммирования. В представленном примере комиссионные также включаются в общий итог продаж (что не логично), так что для их отключения выберите команду Работа со сводными таблицамиКонструкторМакетОбщие итогиВключить только для строк.

После создания вычисляемых элементов они будут отображаться в сводной таблице. На рисунке показана сводная таблица после добавления вычисляемых элементов.

Обратите внимание, что по умолчанию вычисляемые элементы добавляются в конец списка. Однако при желании можно перетащить вычисляемые строки и заголовки в другое место. Альтернативой является создание для вычисляемых элементов отдельных групп. На рисунке ниже показаны две группы: одна — для объемов продаж и другая — для комиссионных вознаграждений. Это позволяет вычислять промежуточные итоги по каждой группе.

Управление сводными таблицами в Excel

Сводная таблица – мощный инструмент Microsoft Excel. С ее помощью пользователь анализирует большие по объему диапазоны, подводит итоги всего в несколько кликов, выводит на экран только нужную в данный момент информацию.

Фильтр в сводной таблице Excel

В сводную таблицу можно преобразовать практически любой диапазон данных: итоги финансовых операций, сведения о поставщиках и покупателях, каталог домашней библиотеки и т.д.

Для примера возьмем следующую таблицу:

Создадим сводную таблицу: «Вставка» — «Сводная таблица». Поместим ее на новый лист.

Мы добавили в сводный отчет данные по поставщикам, количеству и стоимости.

Напомним, как выглядит диалоговое окно сводного отчета:

Перетаскивая заголовки, мы задаем программе инструкции для формирования сводного отчета. Если случайно допустим ошибку, из нижней области можно удалить заголовок, заменить его другим.

По данным, которые помещены в поле «Значения», подводятся итоги. В автоматическом режиме – сумма. Но можно задать «среднее», «максимум» и т.д. Если сделать это нужно для значений всего поля, то щелкаем по названию столбца и меняем способ представления итогов:

Например, среднее количество заказов по каждому поставщику:

Итоги можно менять не во всем столбце, а только в отдельной ячейке. Тогда щелкаем правой кнопкой мыши именно по этой ячейке.

Установим фильтр в сводном отчете:

  1. В перечне полей для добавления в таблицу ставим галочку напротив заголовка «Склад».
  2. Перетащим это поле в область «Фильтр отчета».
  3. Таблица стала трехмерной – признак «Склад» оказался вверху.

Теперь мы можем отфильтровать значения в отчете по номеру склада. Нажимаем на стрелочку в правом углу ячейки и выбираем интересующие нас позиции:

В отчете отображается информация только по первому складу. Вверху видим значение и значок фильтра.

Отфильтровать отчет можно также по значениям в первом столбце.

Сортировка в сводной таблице Excel

Немного преобразуем наш сводный отчет: уберем значение по «Поставщикам», добавим «Дату».

Сделаем таблицу более полезной – сгруппируем даты по кварталам. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши по любой ячейке с датой. В выпадающем меню выберем «Группировать». Заполним параметры группировки:

После нажатия ОК сводная таблица приобретает следующий вид:

Отсортируем данные в отчете по значению столбца «Стоимость». Кликнем правой кнопкой мыши по любой ячейке или названию столбца. Выбираем «Сортировка» и способ сортировки.

Значения в сводном отчете поменяются в соответствии с отсортированными данными:

Теперь выполним сортировку данных по дате. Правая кнопка мыши – «Сортировка». Можно выбрать способ сортировки и на этом остановиться. Но мы пойдем по другому пути. Нажмем «Дополнительные параметры сортировки». Откроется окно вида:

Установим параметры сортировки: «Дата по убыванию». Кликнем по кнопке «Дополнительно». Поставим галочку напротив «Автоматической сортировки при каждом обновлении отчета».

Теперь при появлении в сводной таблице новых дат программа Excel будет сортировать их по убыванию (от новых к старым):

Формулы в сводных таблицах Excel

Сначала составим сводный отчет, где итоги будут представлены не только суммой. Начнем работу с нуля, с пустой таблицы. За одно узнаем как в сводной таблице добавить столбец.

  1. Добавим в отчет заголовок «Поставщик». Заголовок «Стоимость» три раза перетащим в поле «Значения» — в сводную таблицу добавятся три одинаковых столбца.
  2. Для первого столбца оставим значение «Сумма» для итогов. Для второго – «Среднее». Для третьего – «Количество».
  3. Поменяем местами значения столбцов и значения строк. «Поставщик» — в названия столбцов. «Σ значения» — в названия строк.

Сводный отчет стал более удобным для восприятия:

Читать еще:  Exp функция в excel

Научимся прописывать формулы в сводной таблице. Щелкаем по любой ячейке отчета, чтобы активизировать инструмент «Работа со сводными таблицами». На вкладке «Параметры» выбираем «Формулы» — «Вычисляемое поле».

Жмем – открывается диалоговое окно. Вводим имя вычисляемого поля и формулу для нахождения значений.

Получаем добавленный дополнительный столбец с результатом вычислений по формуле.

Экспериментируйте: инструменты сводной таблицы – благодатная почва. Если что-то не получится, всегда можно удалить неудачный вариант и переделать.

Настройка вычислений в сводных таблицах

Допустим, у нас есть построенная сводная таблица с результатами анализа продаж по месяцам для разных городов (если необходимо, то почитайте эту статью, чтобы понять, как их вообще создавать или освежить память):

Нам хочется слегка изменить ее внешний вид, чтобы она отображала нужные вам данные более наглядно, а не просто вываливала кучу чисел на экран. Что для этого можно сделать?

Другие функции расчета вместо банальной суммы

Если щелкнуть правой кнопкой мыши по расчетному полю в области данных и выбрать из контекстного меню команду Параметры поля (Field Settings) или в версии Excel 2007 – Параметры полей значений (Value Field Settings) , то откроется очень полезное окно, используя которое можно задать кучу интересных настроек:

В частности, можно легко изменить функцию расчета поля на среднее, минимум, максимум и т.д. Например, если поменять в нашей сводной таблице сумму на количество, то мы увидим не суммарную выручку, а количество сделок по каждому товару:

По умолчанию, для числовых данных Excel всегда автоматически выбирает суммирование (Sum) , а для нечисловых (даже если из тысячи ячеек с числами попадется хотя бы одна пустая или с текстом или с числом в текстовом формате) – функцию подсчета количества значений (Count) .

Если же захочется увидеть в одной сводной таблице сразу и среднее, и сумму, и количество, т.е. несколько функций расчета для одного и того же поля, то смело забрасывайте мышкой в область данных нужное вам поле несколько раз подряд, чтобы получилось что-то похожее:

…а потом задавайте разные функции для каждого из полей, щелкая по очереди по ним мышью и выбирая команду Параметры поля (Field settings) , чтобы в итоге получить желаемое:

Долевые проценты

Если в этом же окне Параметры поля нажать кнопку Дополнительно (Options) или перейти на вкладку Дополнительные вычисления (в Excel 2007-2010), то станет доступен выпадающий список Дополнительные вычисления (Show data as) :


В этом списке, например, можно выбрать варианты Доля от суммы по строке (% of row) , Доля от суммы по столбцу (% of column) или Доля от общей суммы (% of total) , чтобы автоматически подсчитать проценты для каждого товара или города. Вот так, например, будет выглядеть наша сводная таблица с включенной функцией Доля от суммы по столбцу:

Динамика продаж

Если в выпадающем списке Дополнительные вычисления (Show data as) выбрать вариант Отличие (Difference) , а в нижних окнах Поле (Base field) и Элемент (Base item) выбрать Месяц и Назад (в родной англоязычной версии вместо этого странного слова было более понятное Previous, т.е. предыдущий):

. то получим сводную таблицу, в которой показаны отличия продаж каждого следующего месяца от предыдущего, т.е. – динамика продаж:

А если заменить Отличие (Difference) на Приведенное отличие (% of difference) и добавить условное форматирование для выделения отрицательных значений красным цветом — то получим то же самое, но не в рублях, а в процентах:

В Microsoft Excel 2010 все вышеперечисленные настройки вычислений можно проделать еще проще — щелкнув правой кнопкой мыши по любому полю и выбрав в контекстном меню команды Итоги по (Summarize Values By) :

. и Дополнительные вычисления (Show Data as) :

Также в версии Excel 2010 к этому набору добавились несколько новых функций:

    % от суммы по родительской строке (столбцу) — позволяет посчитать долю относительно промежуточного итога по строке или столбцу:

В прошлых версиях можно было вычислять долю только относительно общего итога.

% от суммы нарастающим итогом — работает аналогично функции суммирования нарастающим итогом, но отображает результат в виде доли, т.е. в процентах. Удобно считать, например, процент выполнения плана или исполнения бюджета:

  • Сортировка от минимального к максимальному и наоборот — немного странное название для функции ранжирования (РАНГ), вычисляющей порядковый номер (позицию) элемента в общем списке значений. Например, с ее помощью удобно ранжировать менеджеров по их суммарной выручке, определяя кто на каком месте в общем зачете:
  • Вычисление значений в сводной таблице

    В сводных таблицах можно использовать функции сведения в полях значений для объединения значений из исходных данных. Если функции сведения и настраиваемые вычисления не дают желаемых результатов, вы можете создать собственные формулы в вычисляемых полях и вычисляемых объектах. Например, можно добавить вычисляемый объект с формулой расчета комиссионных за продажу, которые могут быть разными в различных регионах. Эти комиссионные будут автоматически включены в промежуточные и общие итоги в сводной таблице.

    В сводных таблицах можно рассчитывать данные разными способами. Вы узнаете о доступных методах вычислений, о влиянии типа исходных данных на вычисления и о том, как использовать формулы в сводных таблицах и на сводных диаграммах.

    Доступные методы вычислений

    Для вычисления значений в сводной таблице можно использовать любые из описанных ниже методов.

    Функции сведения в полях значений. В сводной таблице в области значений отображаются сводные данные, вычисленные на основе исходных данных. Рассмотрим пример с такими исходными данными:

    Сводная таблица и сводная диаграмма выглядят, как показано на рисунке ниже. Если создать сводную диаграмму на основе данных из сводной таблицы, то значения на диаграмме будут соответствовать вычислениям в связанной сводной таблице.

    В сводной таблице поле столбца Месяц содержит элементы Март и Апрель. Поле строки Регион содержит элементы Север, Юг, Восток и Запад. Значение на пересечении столбца Апрель и строки Север — это общая выручка от продаж, определенная по исходным данным, для которых столбец Месяц содержит значение Апрель, а столбец Регион — значение Север.

    В сводной диаграмме поле Регион может представлять собой поле категорий, в котором элементы Север, Юг, Восток и Запад отображаются как категории. Поле Месяц поле может быть полем рядов, в котором элементы Март, Апрель и Май отображаются как ряды, представленные в легенде. Поле значений с именем Сумма продаж может содержать маркеры данных, которые представляют общую выручку в каждом регионе за каждый месяц. Например, один маркер данных может представлять (своим положением на вертикальной оси, т. е. оси значений) сумму продаж за месяц Апрель в регионе Север.

    Ниже перечислены функции сведения, с помощью которых можно вычислять поля значений. Эти функции доступны для всех типов исходных данных, кроме OLAP.

    Сумма значений. Функция по умолчанию для числовых данных.

    Число значений. Действует аналогично функции СЧЁТЗ. Функция по умолчанию для данных, отличных от числовых.

    Количество числовых значений. Действует аналогично функции СЧЁТ.

    Оценка стандартного отклонения генеральной совокупности, где выборка является подмножеством всей генеральной совокупности.

    Стандартное отклонение генеральной совокупности, которая содержит все сводимые данные.

    Оценка дисперсии генеральной совокупности, где выборка является подмножеством всей генеральной совокупности.

    Дисперсия генеральной совокупности, которая содержит все сводимые данные.

    Настраиваемые вычисления. Служат для отображения значений на основе других элементов или ячеек в области данных. Например, можно отобразить значения в поле данных Сумма продаж как процент от продаж за месяц Март или как нарастающий итог по элементам в поле Месяц.

    Для настраиваемых вычислений в полях значений доступны перечисленные ниже функции.

    Значение, введенное в данное поле.

    Значения в процентах от общей суммы всех значений или точек данных в отчете.

    % от суммы по столбцу

    Все значения в каждом столбце или ряду в процентах от итогового значения по этому столбцу или ряду.

    % от суммы по строке

    Значение в каждой строке или категории в процентах от итогового значения по этой строке или категории.

    Значения в процентах от значения базового элемента в соответствующем базовом поле.

    % от суммы по родительской строке

    Рассчитывает значения следующим образом:

    (значение элемента) / (значение родительского элемента по строкам).

    % от суммы по родительскому столбцу

    Рассчитывает значения следующим образом:

    Читать еще:  Как в excel пользоваться функцией если

    (значение элемента) / (значение родительского элемента по столбцам).

    % от родительской суммы

    Рассчитывает значения следующим образом:

    (значение элемента) / (значение родительского элемента в выбранном базовом поле).

    Значения в виде разности по отношению к значению базового элемента в соответствующем базовом поле.

    Значения в виде разности в процентах по отношению к значению базового элемента в соответствующем базовом поле.

    С нарастающим итогом в поле

    Значение в виде нарастающего итога для последовательных элементов в базовом поле.

    % от суммы с нарастающим итогом в поле

    Значение в виде нарастающего итога в процентах для последовательных элементов в базовом поле.

    Сортировка от минимального к максимальному

    Ранг выбранных значений в определенном поле с учетом того, что наименьшему из них присваивается значение 1, а остальным — значения более высокого ранга соответственно.

    Сортировка от максимального к минимальному

    Ранг выбранных значений в определенном поле с учетом того, что наибольшему значению в поле присваивается значение 1, а каждому меньшему значению — более высокий ранг.

    Рассчитывает значения следующим образом:

    ((значение в ячейке) x (общий итог)) / ((итог строки) x (итог столбца)).

    Формулы. Если функции сведения и настраиваемые вычисления не дают желаемых результатов, вы можете создать собственные формулы в вычисляемых полях и вычисляемых объектах. Например, можно добавить вычисляемый объект с формулой расчета комиссионных за продажу, которые могут быть разными в различных регионах. Эти комиссионные будут автоматически включены в промежуточные и общие итоги в отчете.

    Влияние типа источника данных на вычисления

    Доступность вычислений и параметров в отчете зависит от того, получены ли исходные данные из базы данных OLAP.

    Вычисления на основе исходных данных OLAP. При создании сводных таблиц на основе кубов OLAP сводные значения вычисляются на сервере OLAP еще до отображения результатов в Excel. В сводной таблице невозможно изменить способ вычисления этих значений. Например, вы не сможете выбрать другую функцию сведения для вычисления полей данных или промежуточных итогов и добавить вычисляемые поля или вычисляемые объекты.

    Кроме того, если сервер OLAP предоставляет вычисляемые поля, называемые «вычисляемыми элементами», вы увидите их в списке полей сводной таблицы. Вы также увидите все вычисляемые поля и вычисляемые объекты, созданные с помощью макросов, которые написаны на языке Visual Basic для приложений (VBA) и хранятся в книге, но не сможете их изменить. Если вам нужны дополнительные типы вычислений, обратитесь к администратору базы данных OLAP.

    Если исходные данные получены из базы данных OLAP, то при вычислении промежуточных и общих итогов можно включить или исключить значения для скрытых элементов.

    Вычисления на основе исходных данных не из базы данных OLAP. В сводных таблицах, основанных на внешних данных других типов или на данных листа Excel, для вычисления полей значений, содержащих числовые данные, используется функция «Сумма», а для вычисления полей данных, содержащих текст, — функция «Количество». Для дальнейшего анализа и обработки своих данных вы можете выбрать другие функции сведения, например «Среднее», «Максимум» или «Минимум». Кроме того, можно создавать собственные формулы, в которых используются элементы отчета или другие данные листа. Для этого нужно создать вычисляемое поле или вычисляемый объект в поле.

    Использование формул в сводных таблицах

    Формулы можно создавать только в отчетах, которые основаны на исходных данных, полученных не из источника данных OLAP. В отчетах, основанных на базе данных OLAP, формулы не поддерживаются. При использовании формул в сводных таблицах нужно учитывать описанные ниже правила синтаксиса и поведения формул.

    Элементы формулы сводной таблицы. В формулах, которые создаются для вычисляемых полей и вычисляемых объектов, можно использовать операторы и выражения, как и в других формулах на листе. Также можно использовать константы и ссылаться на данные из отчета, но не допускается использование ссылок на ячейки и определенных имен. Невозможно использовать функции листа, для которых нужны аргументы в виде ссылок на ячейки или определенных имен, а также формулы массива.

    Имена полей и элементов. В Excel имена полей и элементов используются для идентификации этих элементов отчета в формулах. В приведенном ниже примере для данных в диапазоне C3:C9 используется имя поля Молоко. Для вычисляемого объекта в поле Тип, оценивающего объем продаж нового продукта на основе данных о продажах молочных продуктов, можно использовать формулу =Молоко * 115%.

    Примечание: На сводной диаграмме имена полей отображаются в списке полей сводной таблицы, а имена элементов можно просмотреть в каждом раскрывающемся списке полей. Не следует путать эти имена с теми, которые отображаются в подсказках к диаграммам и соответствуют именам рядов и точек данных.

    Формулы работают с итоговыми суммами, а не с отдельными записями. Формула для вычисляемого поля оперирует суммой исходных данных для каждого используемого поля. Например, формула вычисляемого поля =Продажи * 1,2 умножает сумму продаж для каждого типа и региона на 1,2, а не умножает каждое отдельное значение продаж на 1,2 с последующим суммированием полученных величин.

    Формулы для вычисляемых объектов оперируют отдельными записями. Например, формула вычисляемого объекта =Молоко * 115% умножает каждое отдельное значение продаж молочных продуктов на 115 %, после чего полученные величины суммируются в области «Значения».

    Пробелы, цифры и символы в именах. В имени, которое содержит два или несколько полей, их порядок не имеет значения. В примере выше ячейки C6:D6 могут называться ‘Апрель Север’ или ‘Север Апрель’. Имена, которые состоят из нескольких слов либо содержат цифры или символы, нужно заключать в одинарные кавычки.

    Итоги. Формулы не могут ссылаться на итоговые значения (в примере выше — это Сумма за март, Сумма за апрель и Общий итог).

    Имена полей в ссылках на элементы. Вы можете включить имя поля в ссылку на элемент. Имя элемента должно быть заключено в квадратные скобки, например: Регион[Север]. Используйте этот формат, чтобы избежать ошибок #ИМЯ?, которые возникают, если два элемента в двух разных полях отчета имеют одинаковые имена. Например, если в отчете есть два элемента с именем «Мясо» в полях «Тип» и «Категория», можно избежать появления ошибок #ИМЯ?, ссылаясь на эти элементы следующим образом: Тип[Мясо] и Категория[Мясо].

    Ссылки на элементы по позиции. Вы можете сослаться на элемент, указав его позицию в отчете (с учетом того, какие элементы фактически отображаются и как они отсортированы в настоящий момент). Тип[1] — это Молоко, а Тип[2]Морепродукты. Когда позиции элементов изменятся, например, если какие-то из них будут скрыты или снова отображены, такая ссылка, возможно, будет указывать на другой элемент. Скрытые элементы не учитываются в этом индексе.

    Для ссылки на элементы можно использовать относительные позиции. Они определяются относительно вычисляемого объекта, содержащего формулу. Если текущим регионом является Юг, то Регион[-1] — это Север. Если текущим регионом является Север, то Регион[+1] — это Юг. Например, для вычисляемого объекта можно использовать формулу =Регион[-1] * 3%. Например, для вычисляемого объекта можно использовать формулу =Регион[-1] * 3%. Если позиция, которую вы указали, находится перед первым или после последнего элемента в поле, формула возвращает ошибку #ССЫЛКА!.

    Использование формул в сводных диаграммах

    Чтобы использовать формулы в сводной диаграмме, их нужно создать в связанной сводной таблице. Там вы увидите отдельные значения, из которых состоят данные, а затем сможете посмотреть на результаты в графическом представлении на сводной диаграмме.

    Например, на этой сводной диаграмме представлены данные о продажах для каждого продавца по регионам:

    Чтобы посмотреть, как будут выглядеть объемы продаж, если увеличатся на 10 %, можно создать вычисляемое поле в связанной сводной таблице и воспользоваться формулой =Продажи * 110%.

    Результат сразу отображается на сводной диаграмме, как показано на этом рисунке:

    Чтобы отобразить отдельный маркер данных для продаж в регионе «Север» за вычетом транспортных расходов, которые составляют 8 %, можно создать в поле «Регион» вычисляемый объект с такой формулой: =Север – (Север * 8%).

    Диаграмма будет выглядеть следующим образом:

    Однако вычисляемый объект, созданный в поле «Продавец», будет отображаться как ряд, представленный в легенде, и появится на диаграмме в виде точки данных в каждой категории.

    Похожие статьи

    Ссылка на основную публикацию
    Похожие публикации
    Adblock
    detector